עוד מדריכים בנושא "תשלומים וחשבוניות"
שמירת מסמכים וייצוא לרואה החשבון
המסמכים שאתם מפיקים בתוסף "חשבוניות" נשמרים במערכת, ואפשר להוריד כל אחד מהם ולייצא את כולם בכל רגע. המדריך מסביר איך מורידים ומייצאים, איך נותנים לרואה החשבון גישה, ומה קורה למסמכים כשהחשבון נסגר.
איפה זה נמצא
- בתפריט, תחת "הנהלת חשבונות": "מסמכים ודוחות". בלשונית "מסמכים" מורידים מסמך בודד, ובלשונית "דוחות" מפיקים את קבצי הייצוא.
- הגישה לרואה החשבון ניתנת במסך "משתמשים וגישה", בלשונית "משתמשים".
- מחיקת החשבון נמצאת במסך "החשבון שלי", והיא שמורה לבעלי העסק.
החובה לשמור את המסמכים היא שלכם
BookedUp שומרת את המסמכים שהפקתם כשירות, אבל איננו הארכיון הרשמי של העסק. החובה לשמור את מסמכי המס, בדרך כלל שבע שנים, חלה על העסק. ייצאו אותם מדי פעם ושמרו עותק אצלכם או אצל רואה החשבון, ובכל מקרה לפני שסוגרים את החשבון.
הורדה וייצוא
- 1
מורידים מסמך בודד
בלשונית "מסמכים" לוחצים על "הורידו" בשורת המסמך, או פותחים את המסמך ולוחצים על "הורידו את המסמך". המסמך יורד כקובץ PDF.
- 2
פותחים את לשונית "דוחות"
שני קבצי הייצוא נמצאים בחלק "דוחות לרשויות". בכל כרטיס כתוב מתי הופק בפעם האחרונה, או "טרם הופק".
- 3
מפיקים "מבנה קבצים אחיד"
בכרטיס "מבנה קבצים אחיד" לוחצים על "הפיקו את הדוח", בוחרים תקופה (החודש שעבר, החודש הנוכחי, חודשיים אחרונים, שנת המס או טווח אחר) ולוחצים שוב על "הפיקו את הדוח". הקובץ יורד, ואיתו נוצר טופס נספח 4 שמתאר את הייצוא. זה הקובץ שמגישים לרשות המסים בביקורת.
- 4
מפיקים "גיבוי יזום"
באותו אופן, בכרטיס "גיבוי יזום". יורד קובץ ובו שני קבצי CSV, פרטי המסמכים בתקופה ורשימת הלקוחות, שנפתחים בכל תוכנת גיליון. קבצי ה-PDF עצמם לא כלולים בגיבוי בשלב זה.
גישה לרואה החשבון
- 5
מזמינים את רואה החשבון
במסך "משתמשים וגישה", בלשונית "משתמשים", לוחצים על "הזמינו משתמש/ת", ממלאים שם וכתובת אימייל, ובשדה "תפקיד" בוחרים "מייצג/ת". לוחצים על "שלחו הזמנה", ורואה החשבון מקבל/ת קישור כניסה במייל.
- 6
רואה החשבון עובד/ת מול המסמכים ישירות
אחרי שההזמנה אושרה, רואה החשבון רואה את המסמכים ואת הדוחות, מוריד/ה אותם ומפיק/ה את קבצי הייצוא בעצמו/ה, בלי להפיק, לבטל או לשלוח מסמך.
כשסוגרים את החשבון
- 7
מייצאים לפני שמוחקים
במסך "החשבון שלי", תחת "מחיקת החשבון", מוצגת רשימה של מה שיימחק, כולל מספר מסמכי המס שהפקתם ותזכורת לייצא אותם. ייצאו את "מבנה קבצים אחיד" ואת "גיבוי יזום" לפני שמאשרים.
- 8
יש 30 יום לחזור בכם
אחרי אישור המחיקה העסק יורד מהאוויר, ויש 30 יום ללחוץ על "בטלו את המחיקה". בזמן הזה מופיעה הודעה שסופרת את הימים שנשארו לייצוא, עם כפתור "ייצאו את המסמכים". בתום 30 הימים כל מה שבחשבון נמחק לצמיתות, כולל מסמכי המס.
שאלות נפוצות
- BookedUp שומרת את המסמכים שלי לתמיד?
- המסמכים נשמרים כל עוד החשבון קיים, ואפשר לפתוח ולהוריד כל אחד מהם בכל רגע. אבל BookedUp שומרת אותם כשירות, והיא לא הארכיון הרשמי שלכם. החובה החוקית לשמור את מסמכי המס, בדרך כלל שבע שנים, היא של העסק. לכן כדאי לייצא אותם מדי פעם ולשמור עותק אצלכם או אצל רואה החשבון.
- מה ההבדל בין "מבנה קבצים אחיד" ל"גיבוי יזום"?
- "מבנה קבצים אחיד" הוא הקובץ בפורמט של רשות המסים, זה מה שמגישים כשמבקרים אתכם, והוא מגיע עם טופס נספח 4. "גיבוי יזום" הוא העותק שלכם לקריאה: פרטי המסמכים ורשימת הלקוחות בשני קבצי CSV שנפתחים בכל תוכנת גיליון. שניהם נבנים מהמסמכים שהפקתם בתוסף "חשבוניות".
- הגיבוי כולל את קבצי ה-PDF?
- לא, בשלב זה הגיבוי כולל את פרטי המסמכים ואת רשימת הלקוחות בלבד. את קובץ ה-PDF של מסמך מורידים מהמסמך עצמו, בלשונית "מסמכים".
- מה קורה למסמכים כשתוסף "חשבוניות" מסתיים?
- הם נשארים. גם אחרי שהתוסף הסתיים אפשר לפתוח את לשונית "מסמכים" ואת לשונית "דוחות", להוריד מסמכים ולהפיק את קבצי הייצוא. מה שנעצר הוא הפקת מסמכים חדשים. כשהמינוי מסתיים מופיעה גם הודעה שמזכירה לייצא את מסמכי המס.
- מה קורה למסמכים אם אני מוחק/ת את החשבון?
- מסך המחיקה מציג כמה מסמכי מס הפקתם ומזכיר לייצא אותם לפני המחיקה. אחרי שמאשרים, יש 30 יום לבטל את המחיקה, ובזמן הזה מופיעה הודעה עם ספירה לאחור וכפתור לייצוא המסמכים. בתום 30 הימים כל מה שבחשבון נמחק לצמיתות, כולל מסמכי המס, ואין דרך לשחזר אותם.
- מה קורה למסמכים אם העסק מפסיק לשלם על BookedUp?
- החשבון ננעל מיד, אבל אפשר עדיין להיכנס ולייצא את המסמכים. 90 יום אחרי שהתשלום הפסיק העסק כולו נמחק לצמיתות, כולל מסמכי המס, בין אם ביטלתם את המנוי ובין אם הוא פשוט לא שולם. לפני כן נשלחים אליכם מיילים 30 יום, 7 ימים ויום אחד לפני המחיקה, עם דרך לייצא. תשלום לפני המחיקה מחזיר הכול כמו שהיה.
- ומה עם חוזים חתומים?
- אותו כלל: חוזים נשמרים כל עוד החשבון קיים, BookedUp שומרת אותם כשירות, והחובה לשמור אותם היא של העסק. במסך "חוזים" יש "ייצאו את כל החוזים", שמוריד קובץ ZIP עם כל החוזים החתומים והמיובאים ורשימה של כל החוזים. מסך מחיקת החשבון מציג גם כמה חוזים יימחקו, עם כפתור לייצא אותם, והם נמחקים יחד עם כל השאר בתום 30 הימים. אם העסק מפסיק לשלם, הם נמחקים יחד עם כל השאר 90 יום אחרי שהתשלום הפסיק.
- מה רואה החשבון יכול/ה לעשות במערכת?
- מי שהוזמן/ה בתפקיד "מייצג/ת" רואה את המסמכים ואת הדוחות, מוריד/ה אותם ומפיק/ה את קבצי הייצוא. הם לא יכולים להפיק, לבטל או לשלוח מסמך, ולא רואים את שאר המערכת (תורים, לקוחות, חוזים, הגדרות).
- למה אין לי אפשרות לבחור בתפקיד "מייצג/ת"?
- התפקיד זמין רק לעסק שמחזיק בתוסף "חשבוניות". בלי התוסף יש רק תפקיד אחד למי שאינם בעלי העסק, וההזמנה מציעה רק אותו.