מספרי הקצאה מרשות המסים

שאלות נפוצות

האם כל חשבונית חייבת מספר הקצאה?

לא. מספר הקצאה נדרש רק לחשבונית מס שסכומה מעל הסף שבחוק, וגם אז - קיזוז המע״מ אצל הלקוח הוא שדורש אותו, כך שבפועל זה רלוונטי כשהלקוח עסק. קבלות, חשבוניות זיכוי וחשבונות עסקה לא צריכים מספר בכלל. המערכת בודקת את זה לבד בכל הפקה: מסמך שלא צריך מספר פשוט לא מבקש אחד.

האם סכום הסף כולל או לא כולל מע״מ?

לא כולל מע״מ. הסף יורד בהדרגה לפי החוק: מ-1 בינואר 2026 - 10,000 ₪, ומ-1 ביוני 2026 - 5,000 ₪ לפני מע״מ. המערכת מיישמת את הסף שהיה בתוקף בתאריך המסמך, כך שגם מסמך מתוארך אחורה נבדק לפי הכלל הנכון לתקופתו.

איפה רואים את מספר ההקצאה?

על המסמך עצמו - השורה "מספר הקצאה:" עם תשע הספרות הימניות של המספר, וכן במגירת המסמך במערכת. מסמך שממתין למספר מסומן ברשימת המסמכים בתג ענבר, ובאנר בראש הרשימה מרכז את כל הממתינים במקום אחד.

מה קורה אם המספר לא התקבל בזמן ההפקה?

המסמך מופק כרגיל - עיכוב אצל רשות המסים לא עוצר אתכם מול הלקוח. ברוב המקרים המספר מגיע תוך שניות ומופיע כבר על המקור. אם התשובה התעכבה, המסמך נשאר תקף, מסומן כממתין, והמספר שיגיע מאוחר יותר מופיע על כל העתק שיישלח מאז - בדיוק כפי שרשות המסים מאפשרת. אפשר גם לבקש את המספר מחדש מתפריט הפעולות של המסמך.

האם אפשר להקליד מספר הקצאה ידנית?

לא, ובכוונה. למספר ההקצאה אין ספרת ביקורת, כך שאין דרך לזהות טעות הקלדה - ומספר שגוי על חשבונית מס הוא בעיה אצל הלקוח שלכם, שלא יוכל לקזז מע״מ. במקום זה המערכת מאחזרת את המספר ישירות מרשות המסים, גם כשתשובה קודמת לא התקבלה. כך גם נוהגות תוכנות החשבוניות האחרות.

לכמה זמן תקפה ההרשאה ואיך אדע שצריך לחדש?

ההרשאה שרשות המסים מעניקה מוגבלת בזמן - בדרך כלל כשלושה חודשים. המערכת עוקבת אחרי התוקף בשבילכם: 14 יום לפני הפקיעה תקבלו מייל והתראה בפעמון, ואם ההרשאה פגה יופיע באנר קבוע בעמודי המסמכים עד לחיבור מחדש. החידוש עצמו הוא אותו תהליך חיבור קצר.

מה התהליך לחברה בע״מ או שותפות?

אותו חיבור, עם תנאי מקדים אחד: מי שמתחבר צריך הרשאה מתאימה באזור האישי של רשות המסים לפעול בשם התאגיד, והתאגיד עצמו צריך להיות רשום ומקושר שם. אם החיבור נכשל למרות שההרשאה קיימת, בדקו באזור האישי שההרשאה מקיפה גם את שירות מספרי ההקצאה.

האם גם הלקוחות שלי צריכים לתת הרשאה לרשות המסים?

לא בשביל שתפיקו להם חשבונית. ההרשאה נדרשת רק בצד שמנפיק את המסמך. הלקוח העסקי שלכם רואה את מספר ההקצאה על החשבונית, והנהלת החשבונות שלו משתמשת בו לקיזוז המע״מ.

מה זה "מספר ההקצאה עוכב"?

לעיתים נדירות רשות המסים מעכבת הקצאה לבדיקה - בלי שמשהו שגוי במסמך עצמו. במקרה כזה המסמך במערכת יציג את האפשרויות שהחוק מגדיר: להמשיך בלי מספר (ואז המסמך נושא כיתוב מחייב שהלקוח לא ינכה מס תשומות), לבקש שימוע ברשות המסים, או לנטוש את המסמך ולהפיק זיכוי. הבחירה שלכם מדווחת לרשות המסים אוטומטית.