עוד מדריכים בנושא "תשלומים וחשבוניות"
הוצאות: קליטה, בדיקה ורישום בספרים
שולחים את החשבוניות והקבלות של הספקים, ה-AI קורא אותן לטיוטה, אתם בודקים ומתקנים, וההוצאה נרשמת בספרים ובדוח המע״מ. המדריך עובר על כל שלב.
איפה זה נמצא
- בתפריט, תחת "הנהלת חשבונות": "הוצאות". בעמוד ארבע לשוניות: "לטיפול", "כל ההוצאות", "ספקים" ו"נכסים".
- ההוצאות כלולות ברמות "עסקי" ו"מקצועי" של תוסף "חשבוניות". דוח המע״מ, הספרים והנכסים כלולים ב"מקצועי". גם ב"עסקי" כל הוצאה שנרשמת נכנסת לספרים, כך שמי שעובר ל"מקצועי" מוצא אותם מוכנים.
- הבדיקה והרישום בספרים שמורים לבעלי העסק ולמייצג/ת. אנשי צוות יכולים לשלוח מסמכים.
שולחים את המסמכים
שלוש דרכים, ואפשר לשלב ביניהן.
- 1
מעלים מהאפליקציה: "העלו מסמכים"
צילום של קבלה, קובץ PDF של חשבונית או כמה קבצים יחד. מהנייד אפשר לצלם ישירות.
- 2
מעבירים במייל לכתובת ההוצאות של העסק
לכל עסק יש "כתובת מייל להוצאות". מעבירים אליה חשבוניות שמגיעות במייל, או נותנים אותה לספקים כדי שישלחו אליה ישירות. כל שולח מקבל אישור קצר על מה שהתקבל. את הכתובת מוצאים ב"איך שולחים הוצאות".
- 3
שולחים בוואטסאפ: "וואטסאפ להוצאות"
מחברים את הנייד פעם אחת, ומאז כל קובץ או צילום ששולחים למספר ההוצאות נקלט כהוצאה של העסק.
בודקים את הטיוטה
כל מסמך שנקלט הופך לטיוטה, ולא נרשם בספרים לבד.
- 4
פותחים את הטיוטה מ"לטיפול"
ב"לטיפול" מחכה כל מה שצריך את העין שלכם: טיוטות שחסר בהן פרט, כפילויות אפשריות וטיוטות מוכנות לרישום. בראש הטיוטה הסכום, ולידה המסמך עצמו. "הראו במסמך" ליד שדה מראה איפה במסמך הוא נקרא.
- 5
מתקנים כל מה שצריך
כל שדה שה-AI מילא אפשר לשנות: הספק, סוג המסמך, המספר והתאריך, המטבע, הסכומים לפני מע״מ ואחריו, הסיווג ועוד. משפט מתחת לשדה אומר מה חסר או מה לא מסתדר, ו"לתיקון" לוקח ישר לשדה.
- 6
מסמך במטבע זר
ל-14 המטבעות שבנק ישראל מפרסם, השער היציג של תאריך המסמך ממולא לבד והסכום בשקלים מחושב. לכל מטבע אחר כתוב "אין שער יציג למטבע הזה. הזינו שער." כל שער אפשר לשנות, ו"חזרו לשער היציג" מחזיר אותו.
- 7
לוחצים "רשמו בספרים"
ההוצאה נרשמת בספרים ונכנסת לדוח המע״מ של התקופה. הוצאה שנרשמה לא נערכת: תיקון נעשה ברישום הפוך, כמו בכל הנהלת חשבונות.
קבלות, כפילויות ורכבים
- 8
קבלה על חשבונית שכבר אצלכם
קבלה שמאשרת תשלום של חשבונית שכבר נמצאת אצלכם מתויקת מתחת לחשבונית, והחשבונית מסומנת "שולם", כך שלא נוצרת הוצאה כפולה. אם זו בכל זאת הוצאה נפרדת, לוחצים "זו הוצאה נפרדת".
- 9
כפילות אפשרית
מסמך שנראה כמו הוצאה שכבר קיימת מסומן "כפולה אפשרית", עם קישור להוצאה הדומה. "זו אותה הוצאה" מוחק את הכפולה, ו"לא כפולה" משאיר אותה.
- 10
רכבים: לשונית "נכסים" (ברמה "מקצועי")
"הוסיפו נכס" ובחרו "רכב": מספר רכב, כינוי, סוג הרכב, והטיפול במע״מ ובמס הכנסה בהוצאות השוטפות שלו. מאז, כל הוצאה שמשויכת לרכב מקבלת את הטיפול הזה לבד, וה-AI משייך הוצאה לרכב לפי מספר הרכב שמודפס על הקבלה. בכל הוצאה אפשר לשנות את הטיפול, ושינוי ברכב לא נוגע בהוצאות שכבר נרשמו. ברמה "עסקי" מקלידים בהוצאה את מספר הרכב, והטיפול נקבע לפי הקטגוריה.
כמה מסמכי הוצאות בחודש
300 ברמה "עסקי" ו-1,000 ברמה "מקצועי". מסמך מעבר לכמות נקלט ומחויב כחריגה לפי מסמך. בתקופת הניסיון מסמך שמגיע אחרי שהגעתם לכמות לא נקלט, ומי ששלח אותו מקבל על כך הודעה. מסמך זהה לגמרי לאחד שכבר נקלט לא נספר.
שאלות נפוצות
- מה קורה אם ה-AI קרא משהו לא נכון?
- מתקנים. כל שדה שה-AI מילא אפשר לשנות בטיוטה: הספק, סוג המסמך, המספר, התאריך, המטבע, הסכומים, השער, הסיווג ועוד. שדה שתיקנתם מסומן "נערך", והבדיקות רצות מחדש על מה שכתבתם.
- אפשר להזין הוצאה בלי AI בכלל?
- כן. "הוסיפו הוצאה ידנית" פותח טיוטה ריקה. אפשר לצרף אליה את המסמך, והוא נשמר כמו שהוא בלי שה-AI קורא אותו. גם קובץ שה-AI לא הצליח לקרוא אפשר להפוך לטיוטה עם "מלאו ידנית".
- שלחתי חשבונית וגם קבלה על אותו תשלום. יהיו שתי הוצאות?
- לא. קבלה שמאשרת תשלום של חשבונית שכבר נמצאת אצלכם מתויקת מתחת לחשבונית כאישור תשלום, והחשבונית מסומנת "שולם". אם החשבונית עוד לא הגיעה, הקבלה ממתינה לה. ואם זו בכל זאת הוצאה נפרדת, לוחצים "זו הוצאה נפרדת".
- מה עושים עם מסמך שנראה כפול?
- הוא מופיע ב"לטיפול" עם התגית "כפולה אפשרית" והוצאה שהוא דומה לה. "זו אותה הוצאה" מוחק את הטיוטה הכפולה, ו"לא כפולה" משאיר אותה ומסמן שבדקתם.
- איך מחושב שער של חשבונית במטבע זר?
- ל-14 המטבעות שבנק ישראל מפרסם להם שער יציג, השער ממולא לבד לפי תאריך המסמך. לכל מטבע אחר מקלידים שער. כל שער אפשר לשנות, ו"חזרו לשער היציג" מחזיר את השער של בנק ישראל.
- כמה מסמכי הוצאות אפשר לקלוט בחודש?
- ברמה "עסקי" 300 בחודש, וברמה "מקצועי" 1,000. מסמך מעבר לכמות נקלט ומחויב כחריגה לפי מסמך. בתקופת הניסיון אין חריגה: מסמך שמגיע אחרי שהגעתם לכמות לא נקלט, ומי ששלח אותו מקבל על כך הודעה. מסמך זהה לגמרי לאחד שכבר נקלט לא נספר.
- מי יכול לשלוח הוצאות?
- לכתובת המייל של העסק כל אחד יכול לשלוח, גם ספק. בוואטסאפ, כל מי שחיבר את הנייד שלו להוצאות יכול לשלוח, ואנשי צוות רואים רק את מה שהם שלחו. את הבדיקה והרישום בספרים עושים בעלי העסק ומייצג/ת (רו״ח או יועץ/ת מס).