מדיניות פרטיות

רקע

אינו וויס טכנולוגיות, עו.מ. 209637354 (להלן: "המפעיל", "אנחנו") מפעילה את שירות BookedUp - פלטפורמה לניהול תורים ולקוחות לעסקים בישראל.

אנו רואים בפרטיות שלך ערך עליון. מדיניות זו מסבירה איזה מידע אנו אוספים, למה, עם מי הוא מועבר, מה הזכויות שלך בנוגע אליו, וכיצד ניתן לפנות אלינו.

המדיניות פורסה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-1981 ולתיקון מס' 13 שנכנס לתוקף באוגוסט 2025.

1. מי מבקר בשירות

המידע הנאסף שונה בהתאם לסוג המשתמש:

בעל עסק / איש צוות - נרשם לפלטפורמה כדי לנהל את העסק.

לקוח קצה - מזמין תור דרך אתר העסק.

חותם/ת על מסמך - מקבל/ת מעסק שמשתמש ב-BookedUp חוזה, טופס הסכמה או מסמך אחר לחתימה.

מגיב/ה או כותב/ת לחשבון של עסק ברשת חברתית - כותב/ת תגובה לפוסט, או הודעה, לחשבון Instagram או Facebook של עסק שחיבר את החשבון ל-BookedUp. BookedUp עצמה משתמשת באותה מערכת עבור החשבונות שלה.

מבקר באתר השיווקי - עיון בלבד באתר bookedup.co.il, ללא הרשמה.

2. איזה מידע אנו אוספים

3. למה אנו אוספים את המידע

לספק את השירות - יצירת חשבונות, ניהול תורים, שליחת אישורים ותזכורות ב-WhatsApp וב-SMS, סנכרון יומן, סליקת תשלומים.

לאפשר לעסק לנהל את השיחה איתכם - כשהעסק חיבר את מספר ה-WhatsApp שלו, ההודעות שאתם שולחים אליו נשמרות אצלנו כדי שיוכל לקרוא ולענות מתוך המערכת, במקום לעבור בין הטלפון למחשב. כדי שהעסק יוכל לחפש בשיחות, תוכן ההודעות מעובד גם באמצעות שירותי בינה מלאכותית של ספק הענן שלנו. התוכן אינו משמש לאימון מודלים.

לאפשר לעסק להשיב לכם אוטומטית - בעסקים שהפעילו את העוזרת "אלה", ההודעות שאתם שולחים מעובדות באמצעות שירותי בינה מלאכותית של ספק הענן שלנו כדי לנסח תשובה בשם העסק, לקבוע או לשנות תור ולשלוח קישורים הקשורים לתור. כל פעולה שהעוזרת מציעה נבדקת בנפרד לפני ביצוע, ולבדיקה נשלח קטע מצומצם מהשיחה ללא שמות וללא מספרי טלפון. התוכן אינו משמש לאימון מודלים.

לבדוק את איכות התשובות של העוזרת "אלה" - פעם ביום, תוכן שיחות ה-WhatsApp שבהן "אלה" השיבה, ההודעות הכתובות ותמלולי ההקלטות, עובר בדיקה אוטומטית באמצעות שירותי בינה מלאכותית של ספק הענן שלנו, כדי לאתר תשובות שגויות ולתקן את התקלות שגרמו להן. שיחות עם אנשי קשר אישיים של העסק אינן נבדקות. הבדיקה לא שולחת לכם דבר ולא משנה את התור. התוכן אינו משמש לאימון מודלים.

לאפשר לעסק לוודא שהיומן שלו תואם למה שסוכם איתכם - בעסקים שהפעילו את "בדיקת התאמה בין הצ׳אט ליומן", כשיש לכם תור בשבועיים הקרובים או שהיה לכם תור ב-90 הימים האחרונים, ההודעות הכתובות בשיחת ה-WhatsApp ביניכם לבין העסק מעובדות באמצעות שירותי בינה מלאכותית של ספק הענן שלנו, רק כדי להשוות את מה שסוכם או התבקש בשיחה ליומן: הבדל בין השיחה לתור, בקשה שלכם להזיז תור (והעסק רואה זמנים פנויים מהיומן שלו), או תור שסוכם ולא נרשם. נבדקות רק הודעות שנכתבו אחרי שהעסק הפעיל את הבדיקה, ולא נבדקות הקלטות קוליות, קבצים או שיחות עם אנשי קשר אישיים של העסק. הבדיקה לא שולחת לכם דבר ולא משנה את התור; היא רק מראה לעסק מה מצאה, והעסק מחליט מה לעשות. התוכן אינו משמש לאימון מודלים.

לאפשר לעסק להחתים אתכם על מסמכים ולתעד את החתימה - הפרטים והראיות נשמרים כדי שהעסק יוכל להראות מי חתם, על איזה נוסח ומתי, ולשלוח לכם עותק של המסמך. BookedUp אינה צד למסמך ואינה משתמשת בתוכנו לשום מטרה אחרת.

לאפשר לבעל העסק להיעזר בעוזרת "מאיה" לגבי חוזים - כשבעל העסק שואל את מאיה על חוזים, שמות החוזים, שמות החותמים, מצב החתימה ורשימת האירועים, וכן קובץ של מסמך שבעל העסק שלח לה, מעובדים באמצעות שירותי בינה מלאכותית של ספק הענן שלנו. מאיה אינה מקבלת את הפרטים שמילאתם במסמך או את פרטי הקשר שלכם. התוכן אינו משמש לאימון מודלים.

לאפשר לעסק לנהל את החשבונות שלו ברשתות החברתיות ואת הפרסום שלו - כשעסק חיבר ל-BookedUp את חשבונות ה-Instagram, ה-Facebook או הפרסום שלו, אנו מפרסמים בשמו פוסטים שאישר, מציגים לו את ביצועי הפוסטים והמודעות, אוספים את התגובות וההודעות כדי שיוכל להשיב להן או להסתיר תגובות זבל, ויוצרים או משנים קמפיינים רק אחרי שאדם מטעם העסק אישר זאת. כדי לחסוך לעסק זמן, תוכן התגובות וההודעות מעובד באמצעות שירותי בינה מלאכותית של ספק הענן שלנו, כדי לסווג אותן (למשל פנייה, שאלה או זבל) ולנסח הצעת תשובה. שום תשובה, פרסום או הוצאה על פרסום אינם יוצאים בלי שאדם מטעם העסק אישר אותם. התוכן אינו משמש לאימון מודלים.

לתקשורת תפעולית - הודעות חיוניות הקשורות לחשבון או להזמנה.

לעמוד בחובות חוקיות - הפקת חשבוניות וקבלות לפי הוראות מס הכנסה ומע"מ.

לתמיכה ושיפור השירות - מענה לפניות, אבחון תקלות, שיפור המוצר.

מידע שאנו מקבלים מ-Google API (כמו יומן Google) משמש רק להפעלת התכונות שבחרתם, ואינו משמש לאימון מודלים של בינה מלאכותית ולא לפרסום, בהתאם למדיניות Google API Services User Data Policy ולדרישות Limited Use. מיומן Google אנו קוראים רק את הזמנים התפוסים (שעת התחלה וסיום, בלי כותרות, תיאורים או משתתפים). כשבעל העסק שואל את "מאיה" על היומן שלו, או כש"אלה" מציעה ללקוח זמנים פנויים שחושבו מהם, הזמנים מעובדים באמצעות Vertex AI של Google Cloud, בפרויקט הענן שלנו, לפי תנאים שאוסרים על Google להשתמש בהם לאימון מודלים. המידע אינו מועבר לאף ספק בינה מלאכותית אחר.

4. הבסיס החוקי לעיבוד

הסכם - העיבוד נדרש כדי לקיים את השירות שביקשת.

חובה חוקית - שמירת מסמכי חשבונאות לתקופה הקבועה בחוק.

לגבי חוזים ומסמכים חתומים, העיבוד נעשה עבור העסק ששלח אותם, שהוא בעל השליטה במידע, לצורך ההתקשרות ביניכם.

5. שיתוף מידע עם צדדים שלישיים

אנו נעזרים בספקי טכנולוגיה מובילים. כל ספק מקבל רק את המידע ההכרחי למתן השירות, ובהתאם לסעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות (תיקון מס׳ 13).

פירוט מלא ומעודכן של הספקים החיצוניים שבהם אנו משתמשים - שם הספק, תפקידו, מיקום הנתונים, והפניה למדיניות הפרטיות שלו - זמין בעמוד "ספקים חיצוניים" באתר (bookedup.co.il/legal/processors). רשימה זו מתעדכנת בהתאם להוספה או הסרה של ספקים נתמכים.

סוגי הספקים הנתמכים: תשתית ענן והרצת קוד; ספקי חשבוניות וסליקה חיצוניים (חיבור מבוסס על חשבון שבעל העסק פותח ומפעיל בעצמו - ראו פירוט בסעיף 16 לתנאי השימוש); הודעות ללקוחות ב-WhatsApp וב-SMS; סנכרון יומן (אופציונלי לאיש/ת הצוות); רשתות חברתיות ופלטפורמות פרסום, כשהעסק חיבר אליהן את החשבונות שלו.

מספרי הטלפון של לקוחות הקצה והסכמתם לקבלת הודעות אינם מועברים לצדדים שלישיים למטרות שיווק או קידום מכירות; הם משמשים רק למשלוח ההודעות עצמן.

שינוי מהותי בשיתוף המידע (הוספת ספק חדש שמקבל מידע אישי ייחודי, או שינוי מהותי בתפקיד ספק קיים) ילווה בהודעה מקדימה לבעלי העסקים לפני כניסת השינוי לתוקף, כנדרש על פי החוק.

כשלעסק יש את כתובת הדוא"ל שלכם ופגישה אונליין נקבעת ב-Google Meet, Google שולחת לכם הזמנה ליומן מחשבון ה-Google של העסק.

אנו לא מוכרים את המידע שלך לצדדים שלישיים ולא מעבירים אותו לצרכי פרסום.

6. העברת מידע מחוץ לישראל

המידע נשמר בעיקרו בשרתי Google Cloud באיחוד האירופי (בלגיה), במסגרת הסדרי הגנה גלובליים על המידע. חלק מהשירותים (Twilio, Meta עבור הודעות WhatsApp ועבור חשבונות Instagram, Facebook והפרסום ב-Meta שעסק חיבר, ו-Google עבור חשבונות Google Ads שעסק חיבר) פועלים בארה"ב במסגרת תנאי חוזה סטנדרטיים (SCC). דיווחי ההמרה ל-TikTok מועברים ל-TikTok Pte. Ltd. בסינגפור, במסגרת תנאי הנתונים של TikTok למפרסמים. ישראל מקיימת הסדרי הלימות עם האיחוד האירופי, וההעברות לארה"ב נעשות בהתאם להגנות המקובלות. עיבוד באמצעות שירותי בינה מלאכותית של ספק הענן - למשל מענה אוטומטי ללקוחות באמצעות העוזרת "אלה", חיפוש בשיחות WhatsApp, או בדיקת התאמה בין הצ׳אט ליומן - עשוי להתבצע בחלקו מחוץ לאיחוד האירופי, במסגרת אמצעי ההגנה החוזיים של ספק הענן. בקשות הדפדפן לאתרים ולקישורים של BookedUp, לרבות דפי החתימה על מסמכים, עוברות דרך הרשת של Cloudflare, שעשויה לעבד אותן בשרת הקרוב למקום שממנו נשלחו, גם מחוץ לאיחוד האירופי.

7. אבטחת מידע

כל התעבורה מוצפנת ב-TLS 1.3.

מידע במנוחה מוצפן בהגדרת ברירת המחדל של Google Cloud.

מידע רגיש במיוחד (אסימוני OAuth של יומן Google) מוצפן בנוסף ב-AES-256-GCM.

גישה למידע מוגבלת לפי תפקיד (Owner, Staff, Admin) ובקרות נוספות ברמת הדאטה.

מסמכים חתומים נשמרים באחסון פרטי. כל חותם/ת מקבל/ת קישור אישי לעותק, שפעיל שנה ממועד המסירה; מי שמחזיק/ה בקישור יכול/ה להוריד את העותק, ולכן אל תעבירו אותו. כל מסמך סופי נחתם בחותמת דיגיטלית ומקבל חותמת זמן, כך שכל שינוי בו אחרי החתימה מתגלה. לחותמת הזמן נשלחת לגורם חיצוני (DigiCert, ובגיבוי Sectigo) רק תמצית מתמטית (hash) של החתימה הדיגיטלית, שאינה כוללת את תוכן המסמך או פרטים אישיים. כל הורדה של מסמך חתום מתוך המערכת בידי העסק נרשמת.

בעיות אבטחה משמעותיות יקבלו טיפול והודעה לרשות הגנת הפרטיות בהתאם לתיקון 13.

8. תקופת שמירה

חשבון פעיל - לאורך כל תקופת המנוי.

חשבון שהפסיק לשלם (תקופת הניסיון הסתיימה בלי מסלול בתשלום, חיוב נכשל ולא הוסדר, או מנוי שבוטל ותקופת החיוב ששולמה הסתיימה) - ננעל מיד, ו-90 יום אחרי שהתשלום הפסיק העסק כולו נמחק לצמיתות, על כל נתוניו. לפני המחיקה נשלח לבעל העסק מייל 30 יום, 7 ימים ויום אחד מראש, עם דרך לייצא את הנתונים. תשלום לפני מועד המחיקה מחזיר את הכול.

חשבון שבעל העסק ביקש למחוק - נמחק 30 יום לאחר הבקשה, ובמהלכם ניתן לבטל את הבקשה.

מסמכי חשבונאות - מסמכים שהופקו בתוסף החשבוניות של BookedUp נשמרים אצלנו כל עוד החשבון קיים, כאמור בסעיף 19 לתנאי השימוש. מסמכים שהופקו אצל ספק חשבוניות חיצוני נשמרים אצל אותו ספק, ואצלנו נשמרות רק הפניות אליהם. חובת השמירה החוקית של מסמכי החשבונאות חלה על בעל העסק.

שיחות WhatsApp - ההודעות נשמרות כל עוד החשבון פעיל. קבצים ששלחתם בשיחה (תמונות, סרטונים, מסמכים והקלטות) נמחקים אוטומטית 12 חודשים לאחר שליחתם, וההודעה עצמה נשארת. בעל העסק יכול למחוק שיחה שלמה, על כל תוכנה, בכל עת.

תוצאות בדיקת התאמה בין הצ׳אט ליומן - נמחקות אוטומטית שבוע אחרי מועד התור שהן עוסקות בו (או שבוע אחרי המועד שסוכם, לתור שלא נרשם), וכולן נמחקות מיד כשהעסק מכבה את הבדיקה. הבדיקה עצמה אינה שומרת עותק נוסף של ההודעות.

בדיקת האיכות של "אלה" - תוצאות הבדיקה, וכן נוסח של תשובה שתוקנה או נחסמה לפני שליחתה, נמחקים אוטומטית אחרי 90 יום.

תגובות והודעות מחשבונות ברשתות חברתיות שעסק חיבר - 12 חודשים מהמועד שבו כל תגובה או הודעה נכתבה, ולאחר מכן הן נמחקות אוטומטית. אם נתוני העסק נמחקים לפני כן, הן נמחקות יחד איתם, ובקשה למחוק תגובה או הודעה מהמערכת שלנו מוקדם יותר אפשר לשלוח כמתואר בסעיף 9.

חוזים ומסמכים חתומים - נשמרים כל עוד חשבון העסק קיים, אלא אם בעל העסק מחק אותם. כשבעל העסק מבקש למחוק את החשבון, הם נמחקים 30 יום לאחר הבקשה; כשהעסק מפסיק לשלם, הם נמחקים יחד עם שאר נתוני העסק 90 יום אחרי שהתשלום הפסיק. עותקים עשויים להישאר בגיבויים עד 365 יום נוספים. הקישור לעותק שקיבלתם פעיל שנה, ועותק שהורדתם נשאר אצלכם.

נתוני לחיצה על קישורים לחתימה - 90 יום. קודי אימות - נשמרים כתמצית (hash) בלבד ונמחקים כיום לאחר שפג תוקפם.

לוגים תפעוליים - 90 ימים.

סביבת ההדגמה (Demo) - העסק הזמני וכל הנתונים שבו נמחקים אוטומטית תוך 24 שעות.

9. הזכויות שלך

על פי חוק הגנת הפרטיות יש לך זכות:

לעיין במידע הנשמר עליך (סעיף 13 לחוק).

לבקש תיקון מידע שגוי או לא מעודכן (סעיף 14).

לבקש מחיקה של מידע - בכפוף לחובות שמירה רגולטוריות.

לקבל ייצוא של המידע שלך בפורמט מובנה.

לגבי חוזה או מסמך שחתמתם עליו מול עסק: העסק הוא בעל השליטה במידע, ולכן בקשת עיון, תיקון או מחיקה כדאי להפנות אליו תחילה. נעביר אליו בקשה שתגיע אלינו. מסמך חתום הוא רשומה של הסכם בין שני צדדים, ולכן העסק יבחן בקשה למחוק אותו לפי הדין. אם העסק יחליט למחוק את המסמך, הוא יכול לעשות זאת במערכת.

אם תמחקו את החשבון שלכם ב-BookedUp, חוזים שעדיין ממתינים לחתימתכם יבוטלו והקישורים אליהם ייסגרו. חוזים שכבר חתמתם עליהם נשארים אצל העסק.

טפסי הסכמה לטיפול שחתמתם עליהם הם חלק מהרשומה הרפואית של העסק, והעסק הוא בעל השליטה בהם ואחראי לשמירתם. לכן, אם תמחקו את החשבון שלכם ב-BookedUp, הקישור בין החשבון לטפסים יימחק וקישורים לחתימה שעדיין פתוחים ייסגרו, והטפסים החתומים עצמם יישארו אצל העסק לפי מדיניות השמירה של הפלטפורמה ולפי הדין.

לגבי תגובה או הודעה ששלחתם לחשבון של עסק ברשת חברתית: העסק הוא בעל השליטה במידע, ולכן כדאי לפנות אליו תחילה. נעביר אליו בקשה שתגיע אלינו. כשמדובר בחשבונות של BookedUp עצמה, פנו אלינו ישירות. מחיקה מהמערכת שלנו אינה מוחקת את התגובה מ-Instagram או מ-Facebook - אותה אפשר למחוק בעצמכם ברשת החברתית. פירוט בעמוד "מחיקת חשבון ונתונים" (bookedup.co.il/delete-account#social-accounts).

לכל בקשה, פנה לכתובת [email protected]. נטפל בפנייה בתוך 30 יום.

10. עוגיות (Cookies)

באפליקציות שלנו (business.bookedup.co.il, book.bookedup.co.il, admin.bookedup.co.il) אנו משתמשים בעוגיות חיוניות לאימות ולתפעול. באפליקציה לבעלי עסקים (business.bookedup.co.il) פועלת גם אנליטיקת שימוש first-party (PostHog, LogRocket) לזיהוי בעיות ולשיפור המוצר. באפליקציית קביעת התורים (book.bookedup.co.il) ובממשק הניהול הפנימי שלנו (admin.bookedup.co.il), PostHog משמש רק לדיווח על תקלות טכניות - בלי מעקב אחר צפיות בדפים או אחר השימוש, ובלי זיהוי המשתמש. באתר השיווקי (bookedup.co.il) פועלות גם תגיות הפרסום של Google Ads, Meta ו-TikTok למדידת ביצועי קמפיינים ולרימרקטינג. איננו מציבים עוגיות פרסום צד-שלישי באפליקציות עצמן, ולא נעשה שימוש בנתונים לפרסום מתמקד ללקוחות הקצה של העסקים.

כשמישהו מבקר באתר השיווקי (bookedup.co.il) או באפליקציה לבעלי עסקים (business.bookedup.co.il, כולל סביבת ההדגמה), נרשם או מתחיל להפעיל את העסק שלו, אנו מדווחים על כך ל-Meta, ל-TikTok ול-Google Ads כדי למדוד אילו קמפיינים שלנו הביאו אותו. הדיווח נשלח מהשרתים שלנו, ישירות ובאמצעות PostHog. ל-Meta ול-TikTok נשלחים כתובת הדוא"ל, השם הפרטי, שם המשפחה ומזהה המשתמש שלנו - כולם כתמצית מוצפנת (SHA-256) ולא בגלוי - וכן כתובת ה-IP, סוג הדפדפן, כתובת הדף ומזהה הלחיצה על מודעה של אותה פלטפורמה (fbclid ב-Meta, ttclid ב-TikTok) כשהוא קיים. ל-Google Ads נשלחים אירוע ההמרה ומזהה הלחיצה על המודעה (gclid) בלבד. אפליקציית קביעת התורים של העסקים (book.bookedup.co.il) אינה שולחת נתונים אלה, ולכן מידע על לקוחות הקצה של העסקים אינו מדווח לפלטפורמות הפרסום.

במיילים שאנחנו שולחים לבעלי עסקים ולצוותים מוטמעת תמונה זעירה ושקופה, שבעזרתה אנחנו רושמים אם המייל נפתח ומתי, כדי למדוד אילו מיילים מועילים; איננו שומרים את כתובת ה-IP עצמה, וחלק מתוכנות הדואר (למשל Apple Mail) טוענות את התמונה מראש, ולכן פתיחה כזו אינה נספרת.

11. קטינים

השירות אינו מיועד לשימוש עצמאי של קטינים מתחת לגיל 16, ו-BookedUp אינה פותחת חשבון לקטין/ה. אם נודע לנו שקטין/ה מסר/ה לנו מידע ישירות, בלי עסק, המידע יימחק לאלתר.

עסק שמשתמש בשירות עשוי לשמור מידע על לקוחות שהם קטינים, לרבות מספר טלפון לקביעת תור ומסמכים שקטין/ה חתם/ה עליהם. במקרה כזה העסק הוא בעל השליטה במידע, והוא אחראי לקבל הסכמה של הורה או אפוטרופוס כשהדין מחייב זאת. העסק יכול למחוק את המידע, לרבות מסמך חתום, בכל עת. קטין/ה, הורה או אפוטרופוס יכולים לפנות לעסק, או אלינו בכתובת [email protected], ונעביר את הפנייה לעסק.

12. רישום מאגרי מידע

מאגרי המידע שלנו אינם חוצים נכון לעכשיו את ספי הרישום הסטטוטוריים (10,000 רשומות בשיווק ישיר; 100,000 רשומות עם מידע רגיש במיוחד). במידה ונחצה את הספים - נירשם ברשות להגנת הפרטיות כנדרש בחוק.

13. תלונה לרשות

אם הנך סבור שזכויותיך נפגעו, באפשרותך להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות דרך אתר הרשות: gov.il (חיפוש: "רשות להגנת הפרטיות").

14. עדכוני מדיניות

אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. שינויים מהותיים יישלחו בדוא"ל למשתמשים רשומים לפחות 30 ימים לפני כניסתם לתוקף. תאריך העדכון האחרון מופיע בתחתית עמוד זה.