איך גובים תשלום שלא קשור לתור ב-BookedUp

שאלות נפוצות

איך גובים תשלום שלא קשור לתור?

דרך "תשלומים חד-פעמיים" בתפריט הצד של הדשבורד. לוחצים "תשלום כללי חדש", בוחרים את הלקוח/ה (או מקלידים שם וטלפון של מישהו/י שעדיין לא רשום/ה) וממלאים "סכום (₪)" ו"תיאור". השאלה היחידה שנשאלת היא אם הכסף כבר התקבל: אם כן, מתעדים אותו מיד; אם לא, נפתח חיוב פתוח. שליחת קישור לתשלום היא פעולה על חיוב פתוח, לא סוג נפרד של תשלום, ואפשר לשלוח אותו מיד או מאוחר יותר. מתאים לדמי ביטול, תשר, מוצר שנמכר בעסק או כל סכום אחר שאין מאחוריו תור.

איזה מסמך הלקוח/ה מקבל/ת על תשלום חד-פעמי?

זה נגזר ממצב המע״מ שהגדרתם בפרופיל העסק, בלי בחירה נוספת בזמן היצירה. עוסק פטור: קבלה. עוסק מורשה או חברה בע״מ: חשבונית מס קבלה, מסמך אחד שמשמש גם כקבלה וגם כחשבונית מס, ואין אחריו שלב נוסף. המסמך מופק בתוסף "חשבוניות" של BookedUp, או ב-⁦iCount / morning⁩ כשהם מחוברים, ברגע התשלום, וסוג המסמך ננעל על התשלום בזמן יצירת הקישור. אם מצב המע״מ לא הוגדר בפרופיל, יצירת התשלום נכשלת.

אפשר לרשום תשלום שהתקבל במזומן או ב-Bit כתשלום חד-פעמי?

כן. בזמן יצירת התשלום מסמנים שהכסף כבר התקבל ובוחרים את האמצעי - מזומן, העברה בנקאית או Bit. התשלום נרשם כשולם, ואם ספק החיוב שלכם מחובר והפקת מסמכים מופעלת, מופקת קבלה או חשבונית מס קבלה באותו רגע. אפשר גם לוותר על המסמך בזמן התיעוד ולהפיק אותו מאוחר יותר. חיוב שכבר קיים ופתוח אפשר לסגור באותה דרך.

תשלום חד-פעמי פג תוקף אם לא שילמו אותו?

לא. חיוב פתוח נשאר פתוח עד שמשלמים אותו, מוותרים עליו או מבטלים אותו - בדיוק כמו תור, שגם לו אין תפוגה. אין צורך ליצור חיוב חדש כדי לגבות חוב ישן, ויצירת חיוב כפול תפתח חוב שני על אותו כסף. הסטטוסים האפשריים הם "ממתין לתשלום", "שולם", "ותר", "הוחזר" ו"בוטל". קישור התשלום עצמו כן מתיישן בשלב מסוים, ואז פשוט שולחים קישור חדש לאותו חיוב.

אפשר שהמערכת תגבה תשלום חד-פעמי לבד, בלי שנזכור?

כן, דרך "כללים אוטומטיים" בעמוד התשלומים החד-פעמיים. כלל הוא הוראת קבע: אתם קובעים מתי הוא נדלק ובכמה, והמערכת פותחת חיוב חד-פעמי רגיל בכל פעם שהתנאי מתקיים - עם אותה קבלה, אותו החזר ואותו מקום ברשימה כמו חיוב שיצרתם ביד. יש חמישה טריגרים: לקוח/ה חדש/ה שנוסף/ת, פתיחת כרטיס תלמיד (במסלול מורי נהיגה), התור הראשון לשירות מסוים, כל תקופה קבועה (למשל דמי חבר שנתיים), ואחרי מספר קבוע של תורים שהושלמו.

איך מגדירים תשלום שחוזר אחרי כל 12 תורים?

בוחרים את הטריגר "אחרי מספר קבוע של תורים שהושלמו", בוחרים את השירות הספציפי וקובעים את המספר. הכלל חוזר: אחרי 12, אחרי 24, וכן הלאה. נספרים רק תורים שהושלמו בפועל - תור שבוטל או שלא הגיעו אליו לא נספר - והספירה היא לכל לקוח/ה בנפרד. אפשר לקבוע כל מספר בין 2 ל-200. לפני השמירה מוצג משפט אחד שמתאר בדיוק מה יקרה, למשל: בכל 12 שיעורים מסוג "שיעור נהיגה" שהושלמו יחויב/תחויב התלמיד/ה ב-400 ₪.

מה קורה אם עוד לא חיברנו ספק סליקה?

הכלל עדיין עובד. החיוב נפתח ומופיע ב"לגבייה" בדיוק כמו כל חוב אחר, ואתם גובים אותו איך שנוח לכם ומתעדים אותו כשולם. מה שדורש ספק סליקה זו רק שליחת קישור תשלום. שליחה אוטומטית של קישור היא הגדרה נפרדת בכלל והיא כבויה כברירת מחדל - בלעדיה החיוב פשוט נרשם, בלי שאף לקוח/ה מקבל/ת הודעה.

מה אם כלל אוטומטי חייב מישהו בטעות?

לוחצים "ותרו" על החיוב. הוויתור מוחק את החוב, נשאר בהיסטוריה של הלקוח/ה כוויתור, והכלל עצמו ממשיך לפעול לשאר הלקוחות. גם אנשי צוות יכולים לוותר, במכוון - מי שרואה חיוב שגוי צריך/ה לנקות אותו מיד ולא להשאיר אותו על המסך של הלקוח/ה. אפשר גם לפטור לקוח/ה מסוים/ת מכלל אחד או מכל הכללים, ולכבות כלל בלי למחוק אותו. חיובים שכבר נוצרו לא משתנים כשעורכים כלל.

כללים אוטומטיים כלולים בכל המסלולים?

הם חלק מהתשלומים החד-פעמיים, כלומר ממסלול "Plus" ומעלה. אפשר להגדיר עד 25 כללים לעסק - לא כמגבלת מסלול, אלא כדי שלא ייווצר מצב שבו אף אחד כבר לא יודע על מה העסק מחייב.

מה הסכום המינימלי והמקסימלי לתשלום חד-פעמי?

בין 1 ₪ ל-5,000 ₪. הסכום שהזנתם הוא בדיוק הסכום שייגבה מהלקוח/ה. לסכומים גבוהים יותר הפיקו מסמך ישירות מהממשק של ספק החיוב שלכם. שדה ה"תיאור" מוגבל ל-200 תווים והוא מוצג ללקוח/ה בהודעה, בעמוד התשלום ועל המסמך שיופק - כדאי לנסח אותו כך שיהיה ברור גם בעוד חצי שנה.

הלקוח/ה לא קיבל/ה את ההודעה. מה עושים?

התשלום נוצר בכל מקרה גם אם משלוח ההודעה נכשל. בעמוד "תשלומים חד-פעמיים" מצאו את השורה בסטטוס "ממתין לתשלום" ולחצו "העתקת קישור" - הקישור מועתק וניתן לשלוח אותו ידנית בכל דרך שנוחה לכם. הכפתור מוצג רק על תשלומים שעדיין לא שולמו.

איך מחזירים תשלום חד-פעמי שכבר שולם?

בשורה בסטטוס "שולם" לוחצים "החזר", ומאשרים בחלונית "החזרת תשלום" בכפתור "החזירו". ההחזר מבוצע דרך ספק הסליקה, מופקת חשבונית זיכוי, והסטטוס עובר ל"הוחזר". ההחזר הוא על מלוא הסכום בלבד - אין החזר חלקי - והפעולה אינה הפיכה. אם ההחזר הצליח אך הפקת חשבונית הזיכוי נכשלה, תופיע הודעה על כך ואפשר להפיק אותה שוב מהממשק של ספק החיוב.

אנשי ואנשות הצוות יכולים לשלוח תשלומים חד-פעמיים?

כן. עמוד "תשלומים חד-פעמיים" הוא אחד ממסכי התפעול שאיש/ת צוות רואה, והם יכולים ליצור תשלום ולשלוח קישור. החזר תשלום שמור לבעלי/ות העסק בלבד, גם אם איש/ת הצוות ינסה/תנסה לעקוף את הממשק.

אני במסלול "Solo". אפשר לשלוח תשלומים חד-פעמיים?

לא. תשלומים חד-פעמיים נכללים ממסלול "Plus" ומעלה. במסלול "Solo" העמוד מציג הצעת שדרוג במקום הרשימה, והכפתור "תשלום כללי חדש" אינו מופיע בסקירה ובפרופיל הלקוח/ה. שדרוג המסלול פותח את היכולת מיד, בלי הגדרה מחדש.