עוד מדריכים בנושא "צוות, יומן ונתונים"
איך להזמין רואה חשבון לצפות במסמכים של העסק
במקום לשלוח לרואה החשבון קובץ מסמכים בסוף כל חודש, אפשר לתת להם חשבון משלהם שרואה את המסמכים והדוחות ישירות במערכת. הם רואים את הנהלת החשבונות בלבד, לא מפיקים ולא מבטלים דבר, ונספרים כמשתמש/ת אחד/ת במכסת המשתמשים של המסלול, כמו כל מי שמתחבר/ת. במערכת התפקיד נקרא "מייצג/ת", כי הוא מתאים באותה מידה ליועץ/ת מס ולמנהל/ת חשבונות ולא רק לרו״ח.
מה צריך לפני שמתחילים
- חשבון בעלי העסק. הזמנת משתמשים והסרת גישה שמורות לבעלי העסק בלבד.
- תוסף "חשבוניות" פעיל בעסק. התפקיד "מייצג/ת" מופיע ברשימת התפקידים רק כשהתוסף פעיל, כי בלעדיו אין מסמכים לצפות בהם.
- כתובת המייל של רואה החשבון. ההזמנה נעולה לכתובת הזו בדיוק.
- מקום פנוי במכסת המשתמשים של המסלול. רואה חשבון נספר/ת כמשתמש/ת, כמו כל מי שמתחבר/ת.
מה יקרה אחרי ההגדרה
- רואה החשבון מופיע/ה ברשימת המשתמשים עם התפקיד "מייצג/ת" והכיתוב "מסמכים ודוחות · צפייה בלבד".
- אחרי אישור ההזמנה הם נכנסים ב-business.bookedup.co.il ומגיעים ישירות ל"חשבוניות וקבלות".
- הם מחפשים, פותחים ומורידים מסמכים ומפיקים דוחות וייצוא - ולא מפיקים, מבטלים או שולחים.
- 1
פתחו את "משתמשים וגישה"
היכנסו לדשבורד בכתובת business.bookedup.co.il ובחרו "משתמשים וגישה" בתפריט הצד, בתחתית המקטע "הגדרות". המסך מרכז את כל מי שנכנס לעסק - בעלי העסק, אנשי הצוות ורואי החשבון - ומעל הטבלה מופיעה שורת המשתמשים של המסלול.
- 2
לחצו "הזמינו משתמש/ת"
הכפתור יושב בראש לשונית "משתמשים". הוא פותח את "הזמנת משתמש/ת חדש/ה", שבה ממלאים שם, כתובת מייל ותפקיד. השם הוא מה שיופיע ברשימת המשתמשים, כך שכדאי לכתוב את שם רואה החשבון או את שם המשרד.
- 3
בחרו בשדה "תפקיד" את "מייצג/ת"
ברשימת התפקידים יש "איש/ת צוות" ו"מייצג/ת". "מייצג/ת" הוא התפקיד של כל מי שמטפל/ת בספרים שלכם - רו״ח, יועץ/ת מס או מנהל/ת חשבונות - וזו גם המילה שרשות המסים משתמשת בה. בבחירתו מופיעה מתחת לשדה שורת הסבר: "רו״ח, יועץ/ת מס או מנהל/ת חשבונות. נספר/ת כמשתמש/ת, רואה מסמכים ודוחות בלבד, ולא יכול/ה להפיק, לבטל או לשלוח." אם התפקיד לא מופיע אצלכם, תוסף "חשבוניות" עדיין לא פעיל בעסק.
- 4
שלחו את ההזמנה
לחצו "שלחו הזמנה". המייל יוצא מיד, ונפתח בשורה שמסבירה לרואה החשבון למה הוזמנו - צפייה במסמכי הנהלת החשבונות של העסק, ולא הצטרפות לצוות. הקישור תקף ל-7 ימים, ואפשר לשלוח אותו שוב מהשורה שלהם בכל רגע.
- 5
ודאו את השורה שלהם ברשימה
בשורה של רואה החשבון עמודת "תפקיד" מציגה "מייצג/ת", ועמודת ההרשאות מציגה "מסמכים ודוחות · צפייה בלבד" בלי קישור "ערכו" - אין הרשאות נוספות להוסיף להם. שורת המשתמשים מעל הטבלה עולה באחד, כמו לכל מי שמתחבר/ת.
- 6
דעו מה הם רואים אחרי ההתחברות
בתפריט הצד שלהם יש מקטע אחד, "הנהלת חשבונות", ובתוכו "מסמכים ודוחות". המסך נפתח על "חשבוניות וקבלות" עם שלוש הלשוניות "סקירה", "מסמכים" ו"דוחות", ומתחתיהן שורה קבועה: "צפייה בלבד · הפקה, ביטול ושליחה נעשים על ידי בעלי העסק". כפתורי ההפקה, הביטול והשליחה לא מוצגים להם כלל.
- 7
הסירו או השביתו גישה כשצריך
בתפריט שלוש הנקודות בשורה שלהם יש "השביתו גישה" ו"הסירו". השבתה עוצרת את הכניסה ומשאירה את השורה, כך שהפעלה מחדש מחזירה את הגישה בלי הזמנה חדשה - זו הבחירה הנכונה בין תקופות דיווח. הסרה מוחקת את הגישה לצמיתות. בשני המקרים המסמכים עצמם לא מושפעים.
שאלות נפוצות
- איך מזמינים רואה חשבון לצפות במסמכים של העסק?
- במסך "משתמשים וגישה", בלשונית "משתמשים", לוחצים "הזמינו משתמש/ת", ממלאים שם וכתובת מייל ובוחרים בשדה "תפקיד" את "מייצג/ת" - התפקיד של רו״ח, יועץ/ת מס או מנהל/ת חשבונות. נשלח אליהם מייל עם קישור לאישור; בלחיצה עליו הם פותחים חשבון אישי ומגיעים ישירות למסך "חשבוניות וקבלות". התפקיד מופיע ברשימה רק כשתוסף "חשבוניות" פעיל בעסק, כי בלעדיו אין מסמכים לצפות בהם.
- רואה חשבון נספר/ת במכסת המשתמשים?
- כן. המסלול סופר משתמשים - כל מי שמתחבר/ת למערכת, בעלי העסק, אנשי הצוות ורואה/ת החשבון - ורואה חשבון שהוזמן/ה תופס/ת משתמש/ת אחד/ת בשורת "משתמשים" במסך "משתמשים וגישה". כבר במסלול "Solo" יש מקום לבעלי העסק ולעוד משתמש/ת, בדיוק בשביל רואה חשבון. הגישה עצמה נכללת בתוסף "חשבוניות" ואין עליה תשלום נוסף.
- מה רואה חשבון רואה במערכת, ומה לא?
- הם רואים מקטע אחד: "הנהלת חשבונות", ובתוכו את שלוש הלשוניות "סקירה", "מסמכים" ו"דוחות". שם הם מחפשים מסמכים, פותחים אותם, מורידים אותם ומפיקים דוחות וקבצי ייצוא. כל השאר לא קיים אצלם - אין תורים, אין לקוחות, אין יומן, אין הגדרות, אין מסלול וחיוב ואין מאיה. ניסיון לפתוח עמוד כזה מציג "אין לכם הרשאה לעמוד הזה". ההגבלה אינה רק בממשק: אותן פעולות נחסמות גם בשרת ובהרשאות מסד הנתונים, כך שאי-אפשר לעקוף אותן.
- רואה חשבון יכול/ה להפיק חשבונית או לבטל מסמך?
- לא, ובכוונה. הפקה, ביטול, הפקת זיכוי ושליחת מסמך ללקוח/ה שמורות לבעלי העסק: המסמך יוצא תחת הזהות המשפטית שלכם, והאחריות עליו שלכם. במסך שלהם מופיעה שורה קבועה שאומרת בדיוק את זה - "צפייה בלבד · הפקה, ביטול ושליחה נעשים על ידי בעלי העסק" - והכפתורים האלה פשוט לא מוצגים להם. הורדה של מסמך שכבר הופק והעתקת קישור אליו כן פתוחות, כי אלה פעולות קריאה.
- רואה חשבון רואה את הלקוחות, התורים או ההכנסות של העסק?
- לא. הם רואים את המסמכים ואת הדוחות של הנהלת החשבונות, וזה הכול. פרטי לקוחות, יומן התורים, רשומות טיפול, שיחות WhatsApp ונתוני ההכנסות בעמוד "סקירה" של העסק סגורים בפניהם. מה שכן מופיע על המסמך עצמו - שם הלקוח/ה והסכום - גלוי להם, כי זה תוכן המסמך שהם באו לבדוק.
- מה קורה כשתוסף "חשבוניות" מסתיים?
- המסמכים עצמם לא נמחקים, אבל מסך "חשבוניות וקבלות" נסגר כל עוד התוסף לא פעיל - לרואה החשבון בדיוק כמו לכם. כיוון שזה כל מה שיש להם במערכת, הם נשארים בלי מסכים עד שהתוסף יחודש, ואז הגישה חוזרת מעצמה בלי הזמנה חדשה. אם אתם עוזבים ורוצים שהמסמכים יישארו אצלכם, ייצאו אותם מלשונית "דוחות" לפני שהתוסף מסתיים.
- אפשר להזמין יותר מרואה חשבון אחד/ת?
- כן, כל עוד יש מקום במכסת המשתמשים של המסלול - כל רואה חשבון נספר/ת כמשתמש/ת. זה שימושי כשמשרד רואי החשבון מעסיק כמה אנשים שמטפלים בתיק שלכם, או כשמעבירים את התיק ממשרד למשרד ורוצים חפיפה.
- איך מסירים את הגישה של רואה החשבון?
- במסך "משתמשים וגישה", בשורה שלהם, פותחים את תפריט שלוש הנקודות ובוחרים "השביתו גישה" כדי לעצור זמנית, או "הסירו" כדי להסיר לצמיתות. השבתה היא הבחירה הנכונה בין תקופות דיווח, כי הפעלה מחדש מחזירה את הגישה בלי הזמנה חדשה. בשני המקרים המסמכים עצמם לא מושפעים.
- אפשר להפוך איש/ת צוות קיים/ת לרואה חשבון?
- כן, בעמודת "תפקיד" בשורה שלהם אפשר לבחור "מייצג/ת" במקום "איש/ת צוות". שימו לב שזו הצרה משמעותית: הם מאבדים את היומן, את התורים ואת הלקוחות ונשארים עם המסמכים בלבד. כשמדובר באיש/ת צוות שממשיך/ה לעבוד בעסק, עדיף להזמין את רואה החשבון בנפרד עם כתובת המייל שלו/ה.
- רואה החשבון צריך/ה חשבון BookedUp משלו/ה?
- כן, והוא נוצר אצלם בלחיצה על הקישור שבהזמנה - עם סיסמה שהם בוחרים או עם Google. הסיסמה נשארת רק אצלם, ובעלי העסק לא רואים אותה בשום שלב. אם אותו רואה חשבון מטפל בכמה עסקים ב-BookedUp, אותו חשבון משמש את כולם וההרשאות נשמרות לכל עסק בנפרד.