עוד מדריכים בנושא "צוות, יומן ונתונים"
איך מייצאים דוחות ונתונים מ-BookedUp
נתחיל מהחלק הישר: ב-BookedUp אין היום כפתור שמייצא רשימות לקובץ Excel או CSV, ואין עמוד "דוחות" בדשבורד. מה שכן אפשר להוציא זה מסמכים חתומים כ-PDF, קבלות וחשבוניות דרך ספק החיוב, וסנכרון של התורים ליומן חיצוני. המדריך הזה מראה בדיוק מה קיים, איפה זה נמצא ומה עדיין לא.
מה חשוב לדעת לפני
- אין ייצוא לקובץ Excel או CSV באף עמוד בדשבורד - לא לתורים, לא ללקוחות ולא להכנסות.
- ההורדות שכן קיימות הן של מסמך אחד בכל פעם, ולא של רשימה שלמה.
- אין עמוד "דוחות" או "אנליטיקה". המספרים המסכמים יושבים בעמוד "סקירה".
- "ייצוא נתונים לקובץ" ו"אנליטיקה מתקדמת" רשומות בקטלוג היכולות כיכולות עתידיות ומסומנות "בקרוב". הן לא מופיעות ברשימת היכולות של המסלולים, ואין מסלול שפותח אותן היום.
- הארכיון החשבונאי המלא נמצא במערכת של ספק החיוב שלכם, לא ב-BookedUp.
מה אפשר להוציא היום
- שאלון חתום וטופס הסכמה חתום - "הורדה ל-PDF" דרך חלון ההדפסה של הדפדפן.
- קבלות וחשבוניות מס של לקוחות - קישור למסמך שמאוחסן אצל ספק החיוב (iCount או Green Invoice).
- חשבוניות המנוי שלכם ל-BookedUp - "צפו בחשבונית" בעמוד "מסלול וחיוב".
- התורים עצמם - סנכרון אוטומטי ל-Google Calendar, וממנו אפשר לייצא בכלים של Google.
- הרשימות בדשבורד עם סינון, מיון וחיפוש על המסך, בכתובת שאפשר לשמור ולשתף.
- 1
הורידו שאלון חתום ל-PDF מתוך התור
היכנסו לדשבורד בכתובת business.bookedup.co.il, בחרו "תורים" בתפריט הצד ופתחו את התור. אם הלקוח/ה חתם/ה על השאלון, המקטע החתום מופיע בעמוד עם התגית "חתום" וכפתור "הורדה ל-PDF". לחיצה פותחת את חלון ההדפסה של הדפדפן - בחרו ביעד "שמירה כ-PDF" ("Save as PDF") ושמרו. הקובץ מכיל רק את השאלון החתום, עם כותרת של שם העסק, השירות ומועד התור, כדי שיעמוד בפני עצמו. שאר פרטי התור - תשלומים, טלפון ומחיר - לא נכנסים לקובץ.
- 2
הורידו טופסי הסכמה ותשובות שאלון מהתיק הקליני
מסלול "Pro" ומעלהבמקטע "טופסי הסכמה" ובפאנל תשובות השאלון שבתיק הקליני יש את אותו כפתור "הורדה ל-PDF", לכל מסמך חתום בנפרד. לידו יושב "אמת תקינות" שבודק שתוכן המסמך לא שונה אחרי החתימה - כדאי להריץ אותו לפני שמורידים מסמך שישמש כראיה. התיק הקליני דורש מסלול "Pro" ומעלה עם מצב קליני פעיל; בלעדיו המקטעים האלה פשוט לא מופיעים.
- 3
הגיעו לקבלות ולחשבוניות של הלקוחות
מסמכי הלקוחות לא נשמרים כקבצים ב-BookedUp - הם מופקים ומאוחסנים אצל ספק החיוב שלכם, וב-BookedUp יש אליהם קישורים. בעמוד התור מופיעה שורה לכל מסמך שהופק (קבלת מקדמה, קבלת יתרה, "חשבונית מס"). בעמוד "תשלומים חד-פעמיים" ובכרטיס הלקוח/ה יש קישור "קבלה" לכל חיוב, ואותו קישור מופיע גם על כרטיסי מתנה שנמכרו. כל קישור פותח את המסמך אצל הספק. לייצוא חשבונאי מרוכז - כל החשבוניות של תקופה, דוח מע״מ, קובץ לרואה החשבון - עבדו ישירות במערכת של iCount או Green Invoice.
- 4
הוציאו את חשבוניות המנוי שלכם
בתפריט הצד בחרו "מסלול וחיוב" וגללו למקטע "היסטוריית חיובים". כל חודש מופיע כשורה עם "סכום לפני מע״מ", "מע״מ" ו"סה״כ כולל מע״מ". "פירוט שורות" פותח את הפירוט המלא - המנוי הבסיסי ותוספות השימוש עם כמות ותעריף לכל שורה - ו"צפו בחשבונית" פותח את מסמך החשבונית. אם בוצע החזר תופיע לצידו התגית "החזר" עם "צפו בחשבונית זיכוי". "טען חיובים נוספים" מושך חודשים ישנים יותר.
- 5
הוציאו את התורים ליומן חיצוני
מסלול "Pro" ומעלהזו הדרך היחידה היום להזרים תורים החוצה באופן שוטף. בתפריט הצד בחרו "אינטגרציות", ובכרטיס "Google Calendar" הפעילו את הסנכרון לעסק. אחר כך כל איש/ת צוות מחבר/ת את היומן האישי מעמוד הצוות. מרגע החיבור, כל תור חדש, שינוי וביטול נדחפים אוטומטית ליומן של איש/ת הצוות שאליו/אליה התור משויך. הייצוא עצמו נעשה אחר כך בכלים של Google. שימו לב שמה שעובר ליומן הוא אירועי התורים בלבד - לא כרטיסי לקוחות, לא תיעוד ולא נתוני תשלום.
- 6
בנו את התצוגה שאתם צריכים על המסך
כשאין קובץ, הרשימות עצמן הן הכלי. בעמוד "תורים" יש "טווח זמן" ("קרובים", "עבר", "הכול"), "סטטוס תור" ("פעילים", "כולל מבוטלים", "מבוטלים בלבד"), מיון לפי תאריך או מחיר, סינון לפי איש/ת צוות ולפי מצב תשלום ("שולם במלואו", "חוב פתוח"), וחיפוש לפי שם או טלפון. בעמוד "לקוחות" אפשר למיין לפי "ביקור אחרון", "מספר פגישות" או "סכום ששולם", והטבלה מציגה "שם", "טלפון", "פגישות", "ביקור אחרון" ו"סך תשלום". הסינון נשמר בכתובת הדף, אז אפשר לשמור את הקישור למועדפים ולחזור לאותה תצוגה בכל פעם.
- 7
בקשו ייצוא ידני כשיורדים מסלול
עסק שיורד ממסלול עם התיק הקליני מקבל בדשבורד התראה מתמשכת עם הכותרת "נתוני המרפאה" וספירת הימים שנותרו, וכפתור "בקשת ייצוא ZIP". הכפתור פותח מייל לצוות התמיכה - זו בקשה ידנית ולא הורדה אוטומטית, אז שלחו אותה מוקדם ולא ביום האחרון. עד סוף התקופה התיעוד, טופסי ההסכמה והמסמכים נשארים זמינים לקריאה. בכל מצב אחר שבו אתם צריכים את הנתונים שלכם מחוץ למערכת, כתבו ל[email protected].
שאלות נפוצות
- יש ב-BookedUp ייצוא לאקסל או ל-CSV?
- לא, ולא באף עמוד בדשבורד. אין כרגע כפתור שמוריד רשימת תורים, רשימת לקוחות או סיכום הכנסות לקובץ Excel או CSV. מה שכן אפשר להוריד היום הוא מסמך בודד בכל פעם: שאלון חתום או טופס הסכמה חתום ל-PDF, וקבלות וחשבוניות שנפתחות במערכת של ספק החיוב שלכם.
- איפה רואים דוח הכנסות?
- אין עמוד "דוחות" בדשבורד. המספרים המסכמים יושבים בעמוד "סקירה" - תורים היום, תורים השבוע, לקוחות פעילים, הכנסה החודש וחוב פתוח. בעמוד "לקוחות" יש "סך הכנסה" לכל העסק וטור "סך תשלום" לכל לקוח/ה. הארכיון החשבונאי המלא, זה שרואי החשבון עובדים מולו, נמצא במערכת של ספק החיוב שלכם (iCount או Green Invoice) ושם גם קיימים דוחות וייצוא.
- מה זה "ייצוא נתונים לקובץ" שמופיע בקטלוג היכולות?
- זו יכולת רשומה שעדיין לא נבנתה. היא מסומנת "בקרוב" בקטלוג היכולות, ולכן היא מסוננת החוצה גם מרשימת היכולות בעמוד המחירים וגם מבחירת המסלול בתוך המערכת. היא משויכת למסלול "Premium", אבל היום היא לא פותחת שום כפתור ואין שום מקום שבו המערכת בודקת אותה. מסלול "Premium" לא נותן ייצוא לקובץ יותר ממסלול אחר.
- ומה עם "אנליטיקה מתקדמת"?
- אותו מצב בדיוק. "אנליטיקה מתקדמת" משויכת למסלולים "Pro" ו-"Premium", אבל היא מסומנת "בקרוב" בקטלוג היכולות ועדיין לא נבנתה. אין עמוד אנליטיקה בדשבורד ואין בדיקה של היכולת הזו בשום מקום בקוד. שדרוג מסלול לא יפתח לכם היום מסך אנליטיקה.
- איך שומרים שאלון חתום או טופס הסכמה כקובץ?
- בכפתור "הורדה ל-PDF" שמופיע ליד המסמך החתום. הכפתור פותח את חלון ההדפסה של הדפדפן, ושם בוחרים ביעד "שמירה כ-PDF" ("Save as PDF"). הקובץ מכיל רק את המסמך החתום עצמו עם כותרת של שם העסק והתור, בלי שאר פרטי התור. זו הורדה של מסמך אחד בכל פעם, לא של כל השאלונים יחד.
- אפשר להוריד את כל התורים לקובץ?
- לא לקובץ. הדרך היחידה להוציא את התורים למערכת אחרת היא סנכרון ל-Google Calendar, שזמין ממסלול "Plus" ומעלה: כל תור חדש, שינוי או ביטול נדחפים אוטומטית ליומן של איש/ת הצוות שאליו הם משויכים. משם הייצוא נעשה בכלים של Google. בתוך BookedUp אפשר לסנן, למיין ולחפש ברשימת התורים על המסך, והסינון נשמר בכתובת הדף כך שאפשר לשמור אותה ולחזור אליה.
- איפה נמצאות חשבוניות המנוי שלנו ל-BookedUp?
- בעמוד "מסלול וחיוב", במקטע "היסטוריית חיובים". כל חודש מופיע כשורה עם הסכום לפני מע״מ, המע״מ והסה״כ, "פירוט שורות" פותח את החיוב הבסיסי ותוספות השימוש, ו"צפו בחשבונית" פותח את מסמך החשבונית עצמו. להחזר מופיע "צפו בחשבונית זיכוי". "טען חיובים נוספים" מושך חודשים ישנים יותר.
- אנחנו יורדים מסלול או עוזבים. איך מוציאים את הנתונים?
- לעסק שיורד ממסלול עם התיק הקליני מופיעה בדשבורד התראה עם הכותרת "נתוני המרפאה" וספירת הימים שנותרו, וכפתור "בקשת ייצוא ZIP". הכפתור פותח מייל לתמיכה - זו בקשה ידנית שהצוות מטפל בה, לא הורדה אוטומטית. בכל מצב אחר, פנו לתמיכה בכתובת [email protected]. עד שהייצוא מתבצע התיעוד, טופסי ההסכמה והמסמכים נשארים זמינים לקריאה. עסק שמפסיק לשלם על BookedUp ננעל מיד, ו-90 יום אחרי שהתשלום הפסיק כל נתוני העסק נמחקים לצמיתות, ולכן ייצאו את מה שאתם צריכים לפני כן: את כל החוזים במסך "חוזים", ואת מסמכי החשבונית ב"מבנה קבצים אחיד" וב"גיבוי יזום".