עוד מדריכים בנושא "צוות, יומן ונתונים"
איך להוסיף איש/ת צוות ולתת להם גישה למערכת
הוספת איש/ת צוות והתחברות שלו/ה למערכת הן שתי פעולות נפרדות. ההוספה יוצרת להם יומן, שעות וצבע כדי שאפשר יהיה לשבץ להם תורים; ההתחברות היא חשבון אישי שמאפשר להם להיכנס לדשבורד לבד. אפשר לעשות רק את הראשונה, ואפשר לצרף התחברות בכל שלב מאוחר יותר.
מה צריך לפני שמתחילים
- חשבון בעלי העסק. הוספת אנשי צוות, שליחת הזמנות והסרת גישה שמורות לבעלי העסק בלבד.
- מקום פנוי במסלול: יומן פעיל לאיש/ת הצוות, ומשתמש/ת לחשבון שלהם. בעלי העסק נספרים בשניהם.
- מסלול "Plus" ומעלה, או תקופת ניסיון פעילה, כדי לשלוח הזמנת התחברות. היכולת נקראת "התחברות לכל איש/ת צוות".
- כתובת מייל של איש/ת הצוות, אם רוצים שיתחברו לבד. ההזמנה נעולה לכתובת הזו בדיוק.
מה יקרה אחרי ההגדרה
- איש/ת הצוות מופיע/ה ברשימת הצוות עם תגית מצב: "מחובר", "ממתין להזמנה" או "מנוהל בלבד".
- אפשר לשבץ להם תורים, לתת להם שעות עבודה אישיות וחופשות אישיות, ולסנן את לוח התורים לפיהם.
- אחרי אישור ההזמנה הם נכנסים ב-business.bookedup.co.il עם המייל שלהם ומקבלים את מסכי העבודה: "סקירה", "תורים", "לקוחות", "שירותים וחבילות", "רשימת המתנה", "לגבייה" ו"השעות שלי".
- 1
פתחו את "ניהול יומנים"
היכנסו לדשבורד בכתובת business.bookedup.co.il ובחרו "ניהול יומנים" בתפריט הצד. העמוד מרכז את כל היומנים שמקבלים תורים - יומן לכל איש/ת צוות, חדר או מכשיר - ולכל יומן מופיע מי מחובר/ת אליו.
- 2
לחצו "הוספה" ומלאו את הפרטים האישיים
הכפתור "הוספה" נמצא בראש העמוד ומוצג לבעלי העסק בלבד. בעמוד "הוספת איש/ת צוות" מלאו "שם תצוגה" - השם שיופיע ללקוחות ובלוח הניהול - ובחרו "צבע ביומן", הצבע שיסמן את התורים שלהם בלוח השנה.
- 3
בחרו איך הם יתחברו
במקטע "התחברות אישית" יש שתי אפשרויות. "הזמנה במייל" שולחת להם קישור לפתיחת חשבון בעצמם - זו הדרך המומלצת, כי הסיסמה נשארת רק אצלם. "מנוהל בלבד (ללא התחברות)" יוצר איש/ת צוות ליומן בלי חשבון כלל, ובעלי העסק מנהלים את הפרופיל, השעות והתורים. אפשר לעבור בין השתיים בכל שלב.
- 4
הזינו את כתובת המייל ושלחו את ההזמנה
בבחירת "הזמנה במייל" נפתח שדה "אימייל". המייל יוצא מיד עם השמירה, והקישור שבו תקף ל-7 ימים. לסיום לחצו "שליחת הזמנה". איש/ת הצוות נוצר/ת בכל מקרה, גם אם ההזמנה תפוג בלי שאושרה.
- 5
לחלופין: צרו להם חשבון ידנית
מתחת לשתי האפשרויות יש קישור "הגדרות מתקדמות" שפותח את "צרו חשבון התחברות עבור איש/ת הצוות". שם מזינים "אימייל" ו"סיסמה זמנית" (6 תווים לפחות) והחשבון נוצר מיד, בלי מייל ובלי אישור מצדם. השתמשו בזה רק כשאין דרך לשלוח מייל, ומסרו את הסיסמה בערוץ מאובטח - לא בדוא״ל.
- 6
ההתחברות הראשונה - מה קורה אצל איש/ת הצוות
במייל הם מקבלים כפתור "אישור ההזמנה". הקישור פותח את עמוד "אישור הזמנה לצוות", שבו כתובת המייל כבר מוזנת ונעולה - זו חייבת להיות אותה כתובת שאליה נשלחה ההזמנה. הם בוחרים סיסמה ופותחים חשבון חדש, או ממשיכים עם Google. מיד לאחר מכן החשבון מחובר לעסק והם מגיעים לדשבורד. אם הם כבר מחוברים לחשבון הנכון, האישור קורה מעצמו.
- 7
דעו מה הם רואים אחרי ההתחברות
חשבון צוות מקבל את מסכי העבודה היומיומית: "סקירה", "תורים", "לקוחות", "שירותים וחבילות", "רשימת המתנה", "תשלומים חד-פעמיים", "לגבייה", "צוות" (לצפייה בלבד) ו"השעות שלי", ובתוספים הפעילים גם "לוחות" ו"מסמכים ודוחות". "פרופיל עסק", "שעות פעילות", "התראות", "אינטגרציות", "דף נחיתה", "קמפיינים", "משתמשים וגישה", "תוספים", "מסלול וחיוב" ומאיה נשארים אצלכם. בנוסף, תשובות שאלון והערות פנימיות על תור נפתחות רק לאיש/ת הצוות שמשובץ/ת לאותו תור.
- 8
עקבו אחרי מצב ההזמנה
ברשימת הצוות כל כרטיס נושא תגית: "מחובר" כשיש חשבון פעיל, "ממתין להזמנה" כשההזמנה נשלחה ועוד לא אושרה, ו"מנוהל בלבד" כשאין חשבון. בתוך עמוד איש/ת הצוות, מקטע "התחברות" מציג לאיזו כתובת נשלחה ההזמנה ועד מתי היא בתוקף, עם "שליחה חוזרת" ו"ביטול הזמנה". ביטול מכבה את הקישור שכבר נשלח.
- 9
שייכו אותם לשירותים שהם מבצעים
בעמוד "שירותים וחבילות" פתחו כל שירות רלוונטי ובמקטע "מי מבצע את השירות" בחרו "כל אנשי הצוות" או "אנשי צוות ספציפיים" וסמנו אותם. זה מה שקובע למי הלקוחות יכולים לקבוע תור, וזה גם מה שמזין את סינון לוח התורים לפי איש/ת צוות.
- 10
קבעו שעות אישיות וחופשות
בעמוד איש/ת הצוות, מקטע "שעות עבודה" מתחיל בשעות הפעילות של העסק. לחיצה על "שעות אישיות" מנתקת אותם ומאפשרת לוח שעות משלהם, ו"חזרו לשעות העסק" מחזירה אותם לשעות של העסק. מתחת לזה "חופשות אישיות" חוסם תאריכים עבורם בלבד - שאר הצוות ממשיך לקבל תורים באותם תאריכים.
- 11
הסרת גישה - שתי רמות
בעמוד איש/ת הצוות, "הסרת התחברות" מנתקת את חשבון ההתחברות בלבד: הם נשארים ביומן עם השעות והתורים, פשוט לא נכנסים יותר. "הסרה" בתחתית העמוד מסירה אותם מהצוות לגמרי - התורים העתידיים הפעילים עוברים לבעלי העסק, השם יורד מרשימת מבצעי השירותים, סנכרון היומן מנותק והגישה מוסרת לצמיתות. את בעלי העסק אי-אפשר להסיר, וגם לא את עצמכם.
שאלות נפוצות
- איך נותנים לאיש/ת צוות להתחבר למערכת?
- בעמוד "צוות" מוסיפים אותם עם "הוספה", ובמקטע "התחברות אישית" בוחרים "הזמנה במייל". נשלח אליהם מייל עם קישור; בלחיצה עליו הם פותחים חשבון עם סיסמה או ממשיכים עם Google, והחשבון מתחבר אוטומטית לעסק שלכם. מאותו רגע הם נכנסים ב-business.bookedup.co.il עם המייל שלהם. אם לא בחרתם התחברות בזמן ההוספה, אפשר לשלוח הזמנה מאוחר יותר מתוך עמוד איש/ת הצוות.
- מה איש/ת צוות רואה במערכת ומה לא?
- איש/ת צוות מקבל/ת את מסכי העבודה היומיומית: "סקירה", "תורים", "רשימת המתנה", "לקוחות", "שירותים וחבילות", "תשלומים חד-פעמיים", "לגבייה", "צוות" (לצפייה בלבד) ו"השעות שלי", ואם התוספים פעילים גם "לוחות" ו"מסמכים ודוחות". שמור לבעלי העסק: "פרופיל עסק", "שעות פעילות", "התראות", "אינטגרציות", "דף נחיתה", "קמפיינים", "משתמשים וגישה", "תוספים", "מסלול וחיוב" ומאיה. ניסיון לפתוח עמוד כזה מציג "אין לכם הרשאה לעמוד הזה". ההגבלה אינה רק בממשק: אותן פעולות נחסמות גם בשרת ובהרשאות מסד הנתונים, כך שאי-אפשר לעקוף אותן.
- אפשר לתת לאיש/ת צוות גישה לשיחות ה-WhatsApp עם הלקוחות?
- כן, לכל אחד/ת בנפרד. במסך "משתמשים וגישה", בלשונית "משתמשים", לוחצים "ערכו" ליד איש/ת הצוות ומדליקים "שיחות WhatsApp". מי שקיבל/ה גישה קורא/ת, עונה ומשייך/ת שיחות, ויכול/ה להפעיל לעצמו/ה התראות על הודעות חדשות. המדריך "תיבת השיחות לכל הצוות" מפרט את השיוך ואת ההתראות.
- איש/ת צוות רואה תשובות שאלון ורשומות טיפול של תורים של אחרים?
- לא. תשובות שאלון קליטה, הערות פנימיות על התור ורשומות התיעוד גלויות רק לבעלי העסק ולאיש/ת הצוות שמשובץ/ת לאותו תור. איש/ת צוות אחר/ת רואה את שורת התור עצמה, אבל לא את התוכן הרגיש שמתחתיה. יומן הביקורת של העסק סגור בפני אנשי צוות לגמרי.
- מה איש/ת צוות יכול/ה לערוך בעצמו/ה?
- בעמוד "השעות שלי" הם עורכים את שם התצוגה, הצבע ביומן, תמונת הפרופיל, שעות העבודה והחופשות האישיות שלהם. הם לא יכולים לשנות את התפקיד שלהם, לגעת בכרטיס של איש/ת צוות אחר/ת, לראות את רשימת הצוות או לנהל חשבונות התחברות.
- כמה אנשי צוות אפשר להוסיף בכל מסלול?
- המסלול סופר שני דברים: יומנים פעילים - יומן לכל מי שמקבל/ת תורים - ומשתמשים, כל מי שמתחבר/ת למערכת (בעלי העסק נספרים בשניהם). איש/ת צוות שמקבל/ת תורים ומתחבר/ת תופס/ת יומן אחד ומשתמש/ת אחד/ת; יומן שאף אחד לא מתחבר אליו לא צורך משתמש/ת. המספרים לכל מסלול מופיעים בעמוד המסלולים, ובתקופת הניסיון הם של "Plus". כשמגיעים לאחד מהם מופיעה הודעה שאומרת איזה, ואפשר לכבות יומן, להסיר משתמש/ת או לשדרג.
- התחברות אישית לאנשי צוות נכללת בכל המסלולים?
- לא. היכולת "התחברות לכל איש/ת צוות" נכללת ממסלול "Plus" ומעלה, ובתקופת הניסיון היא פעילה. במסלול "Solo" ממילא אין מקום לאיש/ת צוות נוסף/ת, כך שהשאלה לא עולה שם.
- אפשר להוסיף איש/ת צוות בלי לתת גישה למערכת?
- כן, וזו אפשרות לגיטימית לגמרי. בחרו "מנוהל בלבד (ללא התחברות)". איש/ת הצוות מקבל/ת יומן, שעות עבודה, צבע ותורים משלו/ה, אבל אין לו/ה חשבון ובעלי העסק מנהלים את הכל. תמיד אפשר לשלוח הזמנה בהמשך.
- איש/ת הצוות לא קיבל/ה את מייל ההזמנה. מה עושים?
- פתחו את עמוד איש/ת הצוות. אם ההזמנה עדיין ממתינה תראו את הכיתוב "הזמנה ממתינה לאישור" עם הכתובת שאליה נשלחה ותאריך התפוגה, ולידם "שליחה חוזרת". בקשו מהם לבדוק גם בתיקיית הספאם. הקישור תקף ל-7 ימים; אם עברו, הסטטוס יופיע כ"פג תוקף" ושליחה חוזרת מנפיקה קישור חדש. בין שתי שליחות יש להמתין כדקה.
- ההזמנה נשלחה לכתובת שגויה. אפשר לבטל אותה?
- כן. בעמוד איש/ת הצוות לחצו "ביטול הזמנה" - הקישור שכבר נשלח מפסיק לעבוד מיידית. אחר כך שלחו הזמנה חדשה לכתובת הנכונה. גם אישור ההזמנה עצמו נעול לכתובת שאליה נשלחה: מי שמנסה לאשר עם חשבון אחר מקבל/ת הודעה שכתובת המייל שונה מזו שהוזמנה.
- איך מסירים גישה בלי למחוק את איש/ת הצוות מהיומן?
- בעמוד איש/ת הצוות, במקטע "התחברות", לחצו "הסרת התחברות". חשבון ההתחברות מנותק מהעסק ואיש/ת הצוות נשאר/ת ביומן עם השעות, התורים וההיסטוריה. זו הפעולה הנכונה כשמישהו יוצא לחופשה ארוכה או כשרוצים לעצור גישה זמנית.
- מה קורה לתורים כשמסירים איש/ת צוות מהצוות?
- התורים העתידיים הפעילים שלו/ה מועברים אוטומטית לבעלי העסק, כך שהעסק שומר עליהם. תורים שכבר עברו, וכן תורים שבוטלו, נשארים רשומים על שמו/ה לצורך ההיסטוריה. במקביל השם יורד מרשימת מבצעי השירותים, סנכרון היומן מנותק, והגישה לעסק מוסרת לצמיתות.
- אפשר להשתמש באותו אימייל בשני עסקים ב-BookedUp?
- כן. ההרשאות נשמרות לכל עסק בנפרד, כך שאותו אדם יכול להיות איש/ת צוות בעסק אחד ובעל/ת עסק באחר, עם אותו חשבון. הסרה מעסק אחד מסירה רק את ההרשאה לאותו עסק ולא נוגעת בשאר.
- איש/ת הצוות שכח/ה את הסיסמה. מה עושים?
- הם נכנסים ל-business.bookedup.co.il, לוחצים "שכחתי סיסמה" ומזינים את כתובת המייל של החשבון. נשלח אליהם קישור לאיפוס. בעלי העסק לא צריכים לעשות דבר, וגם לא רואים את הסיסמה בשום שלב.