עוד מדריכים בנושא "צוות, יומן ונתונים"
איך עובדים עם תיבת השיחות של WhatsApp בצוות
תיבת השיחות מרכזת את כל ההודעות שלקוחות שולחים למספר ה-WhatsApp של העסק. בעלי העסק רואים אותה תמיד, ולאנשי הצוות נותנים גישה אחד-אחד. מי שקיבל/ה גישה קורא/ת, עונה ומשייך/ת שיחות, וכל אחד/ת מחליט/ה לבד אם לקבל התראה כשלקוח/ה כותב/ת.
מה צריך לפני שמתחילים
- מספר ה-WhatsApp של העסק מחובר ל-BookedUp. בלי חיבור אין תיבת שיחות.
- איש/ת הצוות מתחבר/ת למערכת עם חשבון משלו/ה. אם עוד לא, התחילו במדריך "הוספת איש/ת צוות".
- חשבון בעלי העסק. רק בעלי העסק נותנים גישה ומורידים אותה.
מה יקרה אחרי ההגדרה
- איש/ת הצוות רואה בתפריט את "שיחות WhatsApp", ובו את כל השיחות של העסק.
- כל שיחה אפשר לשייך למי שמטפל/ת בה, ולסנן את הרשימה ל"שלי" ול"לא משויכות".
- מי שהפעיל/ה התראות מקבל/ת התראה עם שם הלקוח/ה ומה ששלח/ה, על השיחות שלו/ה ועל שיחות שלא שויכו לאף אחד.
- 1
פתחו את "משתמשים וגישה"
בתפריט הצד בחרו "משתמשים וגישה" ועברו ללשונית "משתמשים". ליד כל איש/ת צוות מופיע מה הם רואים היום; "בסיסי" אומר שאין להם הרשאות נוספות.
- 2
לחצו "ערכו" והדליקו "שיחות WhatsApp"
בחלון שנפתח מפורט מה כל איש/ת צוות רואה תמיד, ומתחתיו "הרשאות נוספות". הדליקו את "שיחות WhatsApp" ולחצו "שמרו". השינוי נכנס לתוקף אצלם תוך כמה שניות, בלי שיצטרכו להתנתק ולהתחבר מחדש.
- 3
מה איש/ת הצוות מקבל/ת
בתפריט מופיע "שיחות WhatsApp", ובו כל השיחות של העסק. הם קוראים, עונים מהמספר של העסק, מחפשים בשיחות ומשייכים שיחות. מחיקת שיחה, חיבור המספר ומסך "משתמשים וגישה" נשארים אצל בעלי העסק.
- 4
שייכו שיחה למי שמטפל/ת בה
בתוך שיחה לחצו על שלוש הנקודות ובחרו "שיוך השיחה". ברשימה מופיעים רק מי שיש להם גישה לשיחות. בחרו שם, או "ללא שיוך" כדי להחזיר את השיחה לכולם. בשיחה נרשמת שורה שאומרת מי שייך/ה ולמי, וברשימת השיחות מופיעה לידה התמונה או האות הראשונה של מי שמטפל/ת.
- 5
סננו ל"שלי" ול"לא משויכות"
מעל רשימת השיחות, לצד "הכל" ו"לא נקראו", מופיעים "שלי" - השיחות ששויכו אליכם - ו"לא משויכות" - שיחות שאף אחד עוד לא לקח. שני הסינונים מופיעים רק כשיותר מאדם אחד מחזיק/ה בתיבה.
- 6
הפעילו התראות על הודעות חדשות
בראש רשימת השיחות יש פעמון. לחיצה עליו מפעילה התראות לכם בלבד, וכל איש/ת צוות מפעיל/ה לעצמו/ה. בפעם הראשונה הטלפון או הדפדפן ישאלו אם לאפשר התראות מ-BookedUp - אשרו. ההתראות כבויות עד שמפעילים אותן, ולחיצה נוספת על הפעמון מכבה אותן.
- 7
דעו מי מקבל/ת את ההתראה
שיחה ששויכה למישהו/י: רק הוא/היא מקבל/ת התראה. שיחה שלא שויכה: כל מי שיש לו/ה גישה לשיחות והפעיל/ה התראות, כולל בעלי העסק. אם מי ששויכ/ה לשיחה כבר לא יכול/ה לפתוח אותה, ההתראות חוזרות לכולם, כדי שאף הודעה לא תיפול בין הכיסאות.
- 8
מה רואים בהתראה
את שם הלקוח/ה ואת מה ששלח/ה. הודעה קולית מופיעה כ"הודעה קולית", ותמונה כ"תמונה" עם הכיתוב שלה אם יש. לחיצה על ההתראה פותחת את השיחה עצמה. כשהמערכת פתוחה, ההתראה מופיעה בראש המסך - חוץ מכשאתם כבר בתוך אותה שיחה.
- 9
השתיקו שיחה אחת
בשלוש הנקודות בחרו "השתיקו התראות" ולכמה זמן: "8 שעות", "שבוע" או "תמיד". ההשתקה היא שלכם בלבד, ושאר הצוות ממשיכים לקבל התראות על השיחה. היא עדיין מופיעה כלא נקראה, ומבטלים את ההשתקה מאותו תפריט.
- 10
הורידו גישה
חזרו ל"משתמשים וגישה", לחצו "ערכו" וכבו את "שיחות WhatsApp". תוך כמה שניות השורה נעלמת מהתפריט שלהם, גם אם הם באמצע שיחה. שיחות ששויכו אליהם נשארות משויכות, וההתראות עליהן עוברות לכל מי שיש לו/ה גישה.
שאלות נפוצות
- מי בצוות רואה את השיחות עם הלקוחות?
- רק מי שנתתם להם גישה, ובעלי העסק. הגישה ניתנת לכל איש/ת צוות בנפרד במסך "משתמשים וגישה", ואפשר להוריד אותה בכל רגע. מי שאין לו/ה גישה לא רואה את השורה בתפריט, וגם לא יכול/ה לקרוא את השיחות בדרך אחרת - ההגבלה נאכפת גם בשרת.
- שיוך שיחה חוסם אחרים מלענות בה?
- לא. שיוך הוא סימון וסינון, לא נעילה. כל מי שיש לו/ה גישה רואה כל שיחה ויכול/ה לענות בה, גם כשהיא משויכת למישהו/י אחר/ת. השיוך אומר מי אחראי/ת, וקובע מי מקבל/ת את ההתראה.
- בעלי העסק מקבלים התראה על כל הודעה?
- לא בהכרח. בעלי העסק מקבלים התראה על שיחות ששויכו אליהם ועל שיחות שלא שויכו לאף אחד, בדיוק כמו כל איש/ת צוות. שיחה ששויכה לאיש/ת צוות מעדכנת רק אותו/ה. את כל השיחות רואים תמיד ברשימה.
- למה לא קיבלתי התראה על הודעה?
- ארבע סיבות שכיחות: הפעמון בראש רשימת השיחות כבוי אצלכם; השיחה משויכת לאיש/ת צוות אחר/ת, ואז רק הוא/היא מקבל/ת התראה; השתקתם את השיחה; או שהטלפון חוסם התראות מ-BookedUp. במקרה האחרון מאפשרים אותן בהגדרות הטלפון.
- ומה אם השיחה משויכת למישהו/י שלא הפעיל/ה התראות?
- אז אף אחד לא מקבל/ת התראה עליה. השיחה עדיין מסומנת כלא נקראה ומופיעה בסינון "לא נקראו", כך שהיא לא נעלמת. אם זה לא מתאים, שייכו אותה למישהו/י אחר/ת או בחרו "ללא שיוך".
- ההשתקה שלי משתיקה את השיחה גם לשאר הצוות?
- לא. כל אחד/ת משתיק/ה לעצמו/ה. אם איש/ת צוות השתיק/ה שיחה, אתם ממשיכים לקבל עליה התראות, ולהפך.
- מה קורה לשיחות של איש/ת צוות שהורדתי לו/ה את הגישה?
- הן נשארות משויכות אליו/ה, אבל ההתראות עליהן עוברות לכל מי שיש לו/ה גישה, כדי שאף הודעה לא תיפול בין הכיסאות. כדאי לשייך אותן מחדש למי שממשיך/ה לטפל.
- מה רואים בהתראה בעסק שמסלול קליני פעיל בו?
- בלי שם ובלי תוכן: ההתראה אומרת רק שהגיעה הודעה חדשה ב-WhatsApp. התראה נקראת על מסך נעול, לפעמים בחדר המתנה, ושם ותוכן של מטופל/ת לא שייכים לשם. בתוך המערכת רואים הכול כרגיל.