עוד מדריכים בנושא "צוות, יומן ונתונים"
איך לסנכרן את היומן שלכם עם Google Calendar
הסנכרון עובד לשני הכיוונים, אבל לא באותה צורה, וכדאי להכיר את ההבדל: תורים מבוקדאפ נכתבים כאירועים ביומן Google של איש/ת הצוות, ומ-Google נקראים רק טווחי הזמן התפוסים כדי לחסום שעות שכבר תפוסות. ההגדרה יושבת בשני מקומות: מתג ראשי לעסק בעמוד "אינטגרציות", וחיבור אישי לכל איש/ת צוות בעמוד שלו/ה. שניהם חייבים להיות מוגדרים כדי שהסנכרון יפעל.
מה צריך לפני שמתחילים
- מסלול "Plus" ומעלה. סנכרון יומן Google אינו חלק מהמסלול "Solo".
- חשבון Google עם יומן שיש לכם עליו הרשאת כתיבה. יומנים לקריאה בלבד, כמו יומן חגים משותף, לא יוצעו לבחירה.
- הפעלה של המתג "הפעלת סנכרון יומן לעסק" בעמוד "אינטגרציות". רק בעלי העסק יכולים להפעיל אותו, ובלעדיו כפתור החיבור נעול לכל הצוות.
- חיבור נפרד לכל איש/ת צוות - יומן אחד לכל אחד/ת.
מה יקרה אחרי החיבור
- כל תור שמשויך לאיש/ת צוות מחובר/ת נכתב כאירוע ביומן Google שנבחר, עם שם השירות ושם הלקוח/ה בכותרת.
- שינוי מועד או שינוי פרטים מעדכן את אותו אירוע; ביטול או סימון אי-הגעה מוחקים אותו מהיומן.
- זמנים תפוסים ביומן Google חוסמים קבלת תורים באותן שעות, גם בעמוד קביעת התור של הלקוחות.
- מ-Google נקראים טווחי זמן תפוסים בלבד, בלי כותרות ובלי פרטי אירוע, ואירוע שנוצר ב-Google לא הופך לתור בבוקדאפ.
- 1
פתחו את "אינטגרציות" וגללו לקטגוריה "סנכרון יומן"
היכנסו לדשבורד בכתובת business.bookedup.co.il ובחרו "אינטגרציות" בתפריט הצד. הקטגוריה "סנכרון יומן" מרכזת את ספקי היומן, וכרטיס "Google Calendar" הוא הראשון בה. השלב הזה שמור לבעלי העסק - איש/ת צוות לא יכול/ה לפתוח את הסנכרון לעסק.
- 2
הפעילו את המתג "הפעלת סנכרון יומן לעסק"
זה המפסק הראשי של העסק. כל עוד הוא כבוי, כפתור החיבור בעמוד איש/ת הצוות נעול ומופיעה ההודעה "בעלי העסק טרם הפעילו סנכרון יומן. ניתן להפעיל מעמוד האינטגרציות". אחרי ההפעלה התגית בראש הכרטיס משתנה מ"כבוי" ל"פעיל". כיבוי המתג בהמשך משהה את הסנכרון לכל העסק בלי לנתק חיבורים קיימים.
- 3
לחצו "ניהול צוות" ופתחו את איש/ת הצוות
מתוך הכרטיס לחצו "ניהול צוות" כדי לעבור לעמוד "צוות", ובחרו את מי שרוצים לחבר - כולל את עצמכם. החיבור נעשה לכל איש/ת צוות בנפרד, כי כל אחד/ת מסנכרן/ת את היומן האישי שלו/ה. בכרטיס מוצג כמה מאנשי הצוות כבר חיברו יומן, ואותו מספר מופיע גם באריח "צוות מסונכרן" בראש העמוד.
- 4
במקטע "סנכרון יומן" לחצו "חיבור Google Calendar"
בעמוד איש/ת הצוות גללו למקטע "סנכרון יומן" ולחצו "חיבור Google Calendar". הדפדפן עובר למסך ההרשאות של Google. זו הפניה מלאה ולא חלון מוטמע, כי Google חוסם הטמעה של מסך ההרשאות בתוך אתר אחר.
- 5
אשרו את ההרשאות בחשבון Google
התחברו לחשבון Google שאת היומן שלו רוצים לסנכרן, ואשרו את שתי ההרשאות המבוקשות: קריאה של רשימת היומנים והזמינות, ועריכת אירועים ביומן. אלה ההרשאות המצומצמות שנדרשות לסנכרון, ולא מבוקשת הרשאה רחבה מהן. Google מציג את מסך האישור בכל חיבור מחדש, גם אם אישרתם בעבר. ביטול במסך הזה מחזיר אתכם לבוקדאפ עם ההודעה "החיבור בוטל", ואפשר לנסות שוב.
- 6
בחרו יומן במסך "בחירת יומן לסנכרון" ולחצו "אישור"
אחרי האישור חוזרים לבוקדאפ, למסך "בחירת יומן לסנכרון". מוצגים רק יומנים שיש לכם עליהם הרשאת כתיבה, היומן הראשי מסומן בתגית "ראשי" ולצד כל יומן מופיע אזור הזמן שלו. הראשי נבחר מראש. בחרו ולחצו "אישור" - זה השלב שמפעיל את הסנכרון בפועל, ובלעדיו החיבור נשאר לא גמור.
- 7
ודאו שהחיבור פעיל
בעמוד איש/ת הצוות יופיע "מחובר ל-Google Calendar" ולצידו שם היומן שנבחר, וכן תגית "סנכרון יומן". בעמוד "אינטגרציות" האריח "צוות מסונכרן" יעלה במספר אחד. מכאן כל תור חדש שמשויך לאיש/ת הצוות הזה/זו נכתב ליומן, והשעות התפוסות ביומן חוסמות קבלת תורים חדשים.
- 8
ניתוק או השהיה של הסנכרון
לניתוק של איש/ת צוות בודד/ת: בעמוד שלו/ה, במקטע "סנכרון יומן", לחצו "ניתוק" ואשרו. ההרשאה מבוטלת מול Google, תורים חדשים לא יסונכרנו יותר, ואירועים שכבר נכתבו ליומן נשארים במקומם. להשהיה של כל העסק בלי לנתק אף אחד, כבו את המתג "הפעלת סנכרון יומן לעסק" בעמוד "אינטגרציות" - הדלקה חוזרת מחזירה את הסנכרון בלי לעבור שוב על מסך ההרשאות.
שאלות נפוצות
- הסנכרון עם Google Calendar הוא דו-כיווני?
- דו-כיווני, אבל לא באותה צורה לשני הכיוונים, וזה ההבדל שחשוב להכיר. מבוקדאפ ל-Google אנחנו כותבים: כל תור שמשויך לאיש/ת צוות מחובר/ת נוצר כאירוע ביומן שנבחר, מתעדכן בו כשהתור משתנה ונמחק ממנו בביטול. מ-Google לבוקדאפ אנחנו רק קוראים זמינות: נמשכים רק טווחי הזמן התפוסים, בלי כותרות, בלי משתתפים ובלי שום פרט אחר על האירוע, והטווחים האלה חוסמים קבלת תורים באותן שעות. אירוע שנוצר ביומן Google לעולם לא הופך לתור בבוקדאפ.
- מה בדיוק מופיע באירוע שנוצר ביומן Google?
- כותרת האירוע היא שם השירות ואחריו שם הלקוח/ה. בגוף האירוע מופיעים מספר הטלפון של הלקוח/ה, ההערות שנרשמו על התור, וקישור שפותח את התור בדשבורד. שדה המיקום של האירוע הוא הכתובת שבפרופיל העסק, ובתור שמתקיים אצל הלקוח/ה - הכתובת של הלקוח/ה. השעות נכתבות באזור הזמן Asia/Jerusalem. הלקוח/ה לא מוזמן/ת לאירוע ולא מקבל/ת עליו שום הודעה מ-Google.
- מה קורה כשתור זז למועד אחר, מתבטל או מסומן כאי-הגעה?
- שינוי מועד, שינוי שירות, שינוי הערות או שינוי פרטי הלקוח/ה מעדכנים את האירוע הקיים במקומו, בלי ליצור אירוע כפול. מעבר לסטטוס "בוטל" או "לא הגיע/ה" מוחק את האירוע מהיומן. תור שסומן כהושלם נשאר ביומן כתיעוד היסטורי. אם התור מועבר לאיש/ת צוות אחר/ת, האירוע נמחק מהיומן הקודם ונוצר מחדש ביומן החדש.
- האירועים הפרטיים ביומן שלי חשופים למישהו?
- לא. מ-Google נקראים רק טווחי זמן תפוסים, בלי כותרת ובלי תוכן. בלוח התורים בדשבורד, כשמסתכלים על איש/ת צוות מסוים/ת, הם מוצגים כבלוק מושתק בשם "Google Calendar" ובלי שום פרט נוסף. הלקוחות פשוט לא רואים את השעות האלה כפנויות. אירוע שסימנתם ב-Google כפנוי לא נחשב תפוס ולא חוסם כלום.
- יצרתי אירוע ב-Google והוא עדיין לא חוסם תורים. למה?
- הזמינות שנמשכת מ-Google נשמרת במטמון לחמש דקות כדי שעמוד קביעת התור יישאר מהיר, אז אירוע שנוצר ישירות ב-Google נכנס לחישוב תוך כמה דקות. בנוסף, אם Google לא זמין באותו רגע, BookedUp ממשיך להציג את הזמינות הרגילה שלכם ולא חוסם כלום - עדיף להציע שעה שתפוסה ביומן החיצוני מאשר להשבית קבלת תורים בגלל תקלה אצל ספק חיצוני.
- איך מנתקים את היומן?
- בעמוד איש/ת הצוות, במקטע "סנכרון יומן", לחצו "ניתוק" ואשרו. ההרשאה מבוטלת מול Google ולא נשארת גישה ליומן, ותורים חדשים לא יסונכרנו עד חיבור מחדש. אירועים שכבר נכתבו ליומן נשארים במקומם - מי שרוצה להסיר אותם מוחק אותם ידנית ב-Google. אם רק רוצים להשהות, כבו את המתג "הפעלת סנכרון יומן לעסק" בעמוד "אינטגרציות": החיבורים הקיימים נשמרים והסנכרון נעצר עד שתדליקו אותו שוב.
- איזה מסלול נדרש?
- סנכרון יומן Google נכלל במסלולים "Plus", "Pro" ו-"Premium". במסלול "Solo" כפתור החיבור נעול. אם ירדתם ממסלול שכולל את היכולת, הסנכרון נעצר אבל החיבור עצמו לא נמחק - שדרוג חוזר מחזיר אותו לפעולה בלי לעבור שוב את מסך ההרשאות של Google.
- כל איש/ת צוות צריך/ה לחבר יומן בנפרד?
- כן. החיבור אישי, ומחבר יומן אחד לכל איש/ת צוות. בעל/ת העסק יכול/ה לפתוח את התהליך מהעמוד של איש/ת הצוות, אבל חשבון ה-Google שנקשר בפועל הוא זה שמתחבר במסך ההרשאות - אז אם אתם מחברים עבור מישהו אחר, ודאו שהוא זה שמאשר. איש/ת צוות עם גישה למערכת יכול/ה לחבר את היומן בעצמו/ה מעמוד "השעות שלי".