ביטול, סיום, תפוגה ושליחה חוזרת
חוזה עובר כמה מצבים מהרגע שנשלח ועד שההתקשרות נגמרת. המדריך מסביר מה כל מצב אומר, ומה אפשר לעשות בכל אחד מהם.
איפה זה נמצא
- בתפריט: "חוזים". הפעולות נמצאות בתפריט של כל שורה ברשימה ובעמוד החוזה.
- בראש הרשימה מופיעים חוזים שממתינים לחתימתכם וחוזים שפגים השבוע. אפשר לסנן לפי סטטוס ולפי תבנית.
- ביטול, סיום וייבוא שמורים לבעלי העסק ולמי שקיבל/ה "ניהול חוזים". מחיקה וייצוא של כל החוזים שמורים לבעלי העסק.
הסטטוסים
- 1
מה כל סטטוס אומר
הסטטוס מופיע בכל שורה ברשימה ובראש עמוד החוזה:
"נשלח" / "נחתם חלקית"
החוזה אצל החותמים, וחלק מהם עוד לא חתמו.
"ממתין לחתימתכם"
העסק צריך לחתום: לפני שהחוזה יוצא ללקוחות, או אחרי שכולם חתמו. בשורה מופיע כפתור "חתמו".
"נחתם" / "נחתם ונסגר"
כולם חתמו. "נחתם ונסגר" אומר שהקובץ הסופי כבר נחתם בחותמת ונשלח לחותמים.
"פג תוקף"
עבר מספר הימים שבתבנית ולא כולם חתמו. אפשר לשלוח שוב.
"בוטל"
ביטלתם אותו לפני שנחתם. לא שולחים אותו שוב.
"הסתיים"
חוזה חתום שההתקשרות שלו נגמרה. בתוקף עד תאריך הסיום.
"יובא"
חוזה שנחתם מחוץ ל-BookedUp והועלה לכרטיס.
חוזה שעוד לא נחתם
- 2
תזכורות
תזכורות יוצאות לבד בימים שהוגדרו בתבנית. אפשר גם לשלוח תזכורת ידנית: "שלחו תזכורת" ליד חותם/ת בעמוד החוזה, או "שלחו תזכורת לכל מי שלא חתם" מתפריט החוזה. עד שלוש תזכורות ידניות לכל חותם/ת, אחת ביום.
- 3
"שלחו שוב" לחוזה שפג תוקפו
שולח את אותו חוזה מחדש: קישורים חדשים לכל מי שהוזמן, תוקף שמתחיל מהיום, ובלי לספור חוזה נוסף במכסה. עד שלוש פעמים לכל חוזה.
- 4
"בטלו את החוזה"
לחוזה שעוד לא נחתם. בוחרים סיבה (נשלח בטעות, התנאים השתנו, הלקוח/ה לא מעוניין/ת, או אחר) ואפשר להוסיף הערה. הקישורים שנשלחו מפסיקים לעבוד, ומי שעוד לא חתם/ה מקבל/ת הודעה שאין צורך לחתום.
חוזה חתום
- 5
עותקים
כל חותם/ת קיבל/ה עותק חתום. אם צריך לשלוח שוב, לוחצים "שלחו שוב עותק" ליד החותם/ת בעמוד החוזה. את המקור החתום אפשר גם להוריד מעמוד החוזה.
- 6
"סיימו את ההסכם"
כשההתקשרות נגמרת: בוחרים תאריך סיום וסיבה (המנוי בוטל, ההסכם הושלם, הוחלף בחוזה חדש, בהסכמה, או אחר). התאריך יכול להיות גם עתידי, למשל מנוי שמסתיים בסוף החודש, אבל לא לפני שהחוזה נחתם. החוזה נשאר שמור, ונחשב בתוקף עד תאריך הסיום.
חוזים מבחוץ, ייצוא ומחיקה
- 7
"ייבאו חוזה חתום"
לחוזה שנחתם על נייר או במערכת אחרת. בוחרים את הלקוח/ה, התבנית (או "אחר"), שם החוזה ותאריך החתימה, ואם צריך גם תאריך סיום. מעלים PDF או תמונה (JPG או PNG) עד 20MB. החוזה מסומן "נחתם מחוץ ל-BookedUp", נחשב חוזה בתוקף, ולא נספר במכסה. אין לו דף ראיות, כי אין לנו ראיות על החתימה שלו.
- 8
"ייצאו את כל החוזים"
בתחתית מסך החוזים, לבעלי העסק: קובץ ZIP עם כל החוזים החתומים והמיובאים, רשימה של כל החוזים בקובץ CSV (כולל חוזים שעוד לא נחתמו), ציר הזמן של כל חוזה, ותעודת השורש שהחוזים החתומים נחתמו תחתיה, כדי שאפשר יהיה לאמת אותם גם בלי BookedUp. מומלץ לייצא מדי פעם ולשמור עותק אצלכם.
- 9
"מחקו את החוזה"
לבעלי העסק בלבד, ולחוזה שכבר לא בדרך: נסגר, הסתיים, בוטל, פג תוקפו או יובא. כותבים למה מוחקים, והמחיקה סופית. נשאר רק רישום שהחוזה נמחק, מי מחק/ה, מתי ולמה.
לפני שמוחקים
חוזה שנמחק לא זמין יותר, גם לא כראיה, והקישורים לעותק שנשלחו לחותמים מפסיקים לעבוד. אם יש סיכוי שתצטרכו אותו, הורידו או ייצאו אותו קודם.
שאלות נפוצות
- מה ההבדל בין ביטול לסיום?
- ביטול הוא לחוזה שעוד לא נחתם: הקישורים מפסיקים לעבוד, ומי שעוד לא חתם/ה מקבל/ת הודעה שאין צורך לחתום. סיום הוא לחוזה חתום, כשההתקשרות נגמרת: החוזה נשאר שמור כפי שנחתם, ונחשב בתוקף עד תאריך הסיום שבחרתם.
- אפשר לבטל חוזה אחרי שהלקוח/ה חתם/ה?
- לא. חוזה חתום לא מתבטל ולא נערך. כשההתקשרות נגמרת, מסמנים אותו "הסתיים" עם תאריך וסיבה. אם התנאים השתנו, שולחים חוזה חדש.
- שליחה חוזרת של חוזה שפג תוקפו נספרת במכסה?
- לא. "שלחו שוב" שולח את אותו חוזה, עם קישורים חדשים ותוקף חדש, בלי לספור חוזה נוסף. ההודעות עצמן נספרות במכסת ההודעות כרגיל. אפשר לעשות את זה עד שלוש פעמים לכל חוזה, ואחרי זה שולחים חוזה חדש.
- חוזה שנשלח שוב חוזר לסטטוס "נשלח"?
- כן, או "נחתם חלקית" אם חלק מהחותמים כבר חתמו. מי שחתם/ה לא צריך/ה לחתום שוב.
- אפשר למחוק חוזה חתום?
- רק בעלי העסק, ורק חוזה שנסגר, הסתיים, בוטל, פג תוקפו או יובא. חוזה שעוד בדרך מבטלים קודם. כותבים למה מוחקים, והמחיקה סופית: הקובץ, פרטי החותמים וציר הזמן נמחקים, והקישורים לעותק מפסיקים לעבוד. נשאר רק רישום שהחוזה נמחק, מי מחק/ה, מתי ולמה. עותק שחותם/ת כבר הוריד/ה נשאר אצלו/ה, לכן אם תצטרכו את החוזה בעתיד, ייצאו אותו לפני המחיקה.
- מה קורה לחוזים אם סוגרים את החשבון?
- מסך מחיקת החשבון מציג כמה חוזים יימחקו, עם כפתור לייצא אותם. הם נמחקים יחד עם שאר נתוני העסק בתום 30 הימים שבהם אפשר לבטל את המחיקה. אם העסק מפסיק לשלם, החשבון ננעל, אפשר עדיין לייצא את החוזים, והם נמחקים יחד עם כל השאר 90 יום אחרי שהתשלום הפסיק. העסק הוא מי ששומר את החוזים שלו, ו-BookedUp שומרת אותם כשירות.