תבניות חוזה ושדות
כל חוזה נשלח מתבנית. בתבנית קובעים את הנוסח, מי חותם, מה כל אחד ממלא, ומתי העסק חותם. המדריך עובר על העורך, על השדות ועל ההגדרות.
איפה זה נמצא
- בתפריט: "חוזים", לשונית "תבניות". "תבנית חדשה" פותחת את העורך.
- בנייה ועריכה של תבניות שמורות לבעלי העסק ולמי שקיבל/ה את ההרשאה "ניהול חוזים". שאר הצוות רואים את התבניות ושולחים מהן.
- במחשב העורך מציג לצד הנוסח שלוש לשוניות: "שדות", "חותמים" ו"הגדרות". בנייד הן נפתחות מסרגל הכלים.
כותבים או מעלים
- 1
בוחרים את סוג התבנית
שתי דרכים לבנות תבנית:
כותבים בעורך
כותבים את הנוסח בעברית, ובכל מקום שצריך שדה שמים את הסמן ובוחרים שדה מהרשימה. כך נוצרת גרסה נוחה לקריאה בנייד.
מעלים PDF קיים
מעלים את הקובץ, ומסמנים עליו בגרירה איפה כל אחד ממלא וחותם. הקובץ נשאר PDF אמיתי. עד 20MB ועד 100 עמודים.
שדות
מי ממלא, ומה.
- 2
בוחרים קודם מי ממלא
בלשונית "שדות" בוחרים אם השדה של "העסק" או של אחד החותמים, ורק אז את סוג השדה. לכל חותם צבע משלו, כך שרואים על הדף של מי כל שדה.
- 3
שדות שמתמלאים לבד
תחת "מתמלא אוטומטית" מופיעים שדות של העסק שנמשכים מהנתונים בזמן השליחה: שם העסק, מספר עוסק, כתובת וטלפון העסק; שם הלקוח/ה, ת״ז, טלפון, אימייל, כתובת ותאריך לידה; ושם השירות, מחיר, תאריך התחלה, מספר מפגשים ותקופת המנוי, כשהחוזה נשלח על תור, חבילה או תשלום. הערכים ננעלים לפני השליחה. מספר תעודת זהות מקליד/ה החותם/ת בעצמו/ה.
- 4
שדות לחותמים
חתימה, ראשי תיבות, טקסט, תאריך, מספר, אימייל, טלפון, תעודת זהות, תיבת סימון, בחירה מרשימה (עד 30 אפשרויות) ותאריך החתימה, שמתמלא לבד ברגע החתימה. ב-PDF אפשר לסמן ראשי תיבות "בכל עמוד". כל שדה יכול להיות "שדה חובה".
חותמים
בלשונית "חותמים", תחת "מי חותם".
- 5
הלקוח/ה שהחוזה עליו/ה, ועוד חותמים לפי הצורך
החותם הראשון הוא תמיד הלקוח/ה שהחוזה עליו/ה, והוא/היא תמיד חותם/ת. "הוסיפו חותם" מוסיף חותם/ת נוסף/ת, כמו הורה, בן/בת זוג או ערב/ה, וקובעים אם "חובה לחתום". כשמסמנים "יכול/ה להיות מי שאינו/ה לקוח/ה", אפשר בשליחה להזין שם, נייד ואימייל של אדם שאין לו כרטיס.
הגדרות
בלשונית "הגדרות".
- 6
"העסק חותם"
"לא": רק הלקוחות חותמים. "לפני השליחה": העסק חותם ראשון, והחוזה יוצא ללקוחות אחרי חתימתו. "אחרי החתימה": העסק חותם אחרון, אחרי שכל הלקוחות חתמו, ובשדה "ימים לחתימת העסק" קובעים כמה זמן יש לכך.
- 7
"סדר החתימה"
"כולם יחד": כל החותמים מקבלים קישור באותו רגע. "לפי הסדר": כל חותם/ת מקבל/ת את הקישור אחרי שהקודם/ת חתם/ה.
- 8
תוקף ותזכורות
"ימים עד שהחוזה פג": בין 1 ל-90 ימים מהשליחה. "תזכורות אחרי (ימים)": עד ארבע תזכורות, למשל 2, 5, וכולן לפני שהחוזה פג. ההגדרות נשמרות על כל חוזה ברגע שהוא נשלח.
- 9
אישור מראש של חתימת העסק
כשהעסק חותם "לפני השליחה", אפשר לחתום פעם אחת על התבנית ולא על כל חוזה: "אשרו מראש את חתימת העסק" בהגדרות של תבנית שמורה. החתימה תצורף לכל חוזה שיישלח מהגרסה הזו. שמירה שיוצרת גרסה חדשה מבטלת את האישור, ואפשר לבטל אותו גם ידנית. אישור מראש שמור למי שמורשה לחתום בשם העסק.
הנוסח באחריותכם
BookedUp לא בודקת את תוכן החוזים ולא נותנת ייעוץ משפטי. גם תבנית מוכנה היא רק נקודת התחלה. עברו על הנוסח לפני שמשתמשים בו, ולהסכם חריג או רגיש התייעצו עם עורך/ת דין.
שאלות נפוצות
- אם אני משנה תבנית, מה קורה לחוזים שכבר שלחתי?
- כלום. שמירה שמשנה את הנוסח או את השדות יוצרת גרסה חדשה של התבנית, וחוזים שכבר נשלחו נשארים עם הגרסה שבה נשלחו. אחרי השמירה כתוב כמה חוזים שנשלחו נשארים עם הגרסה הקודמת.
- ה-PDF שלי יומר לתמונה?
- לא. הקובץ נשאר PDF, והשדות נחתמים עליו במקום שסימנתם. אפשר להעלות PDF עד 20MB ועד 100 עמודים, בלי הגנת סיסמה.
- אפשר לבקש מספר כרטיס אשראי בחוזה?
- לא. שדה שמזהים בו מספר של כרטיס אשראי לא נשמר, והחותם/ת מתבקש/ת למחוק אותו. מסמך חתום לא ניתן לתיקון, ולכן פרטי כרטיס לא נכנסים אליו. לגבייה יש תשלומים.
- כל החותמים רואים את כל החוזה?
- כן. כל חותם/ת רואה את המסמך כולו, כולל פרטים שמילאו חותמים אחרים. אם מספר תעודת זהות או שאלה על בריאות נשאלים אצל יותר מחותם אחד, העורך מזהיר על כך.
- אפשר להוסיף לחוזה תיבת סימון על קבלת דיוור?
- אפשר, אבל היא לא נחשבת הסכמה לקבל הודעות שיווקיות, והעורך מזכיר את זה. הסכמה לדיוור נאספת בנפרד.
- מה ההבדל בין "העברה לארכיון" למחיקה?
- תבנית לא נמחקת. "העבירו לארכיון" מוציא אותה מרשימת התבניות שאפשר לשלוח מהן, וחוזים שכבר נשלחו ממנה לא משתנים. אפשר להחזיר אותה בכל רגע.