מה הלקוחות רואים
חתימה על חוזה לוקחת ללקוח/ה בערך שתי דקות: קוד לאימות, קריאה ומילוי, חתימה. המדריך עובר על כל שלב כפי שהוא נראה אצלם, וגם על חתימה במקום, על המכשיר של העסק.
כדאי לדעת
- לפני שחותמים על חוזה שנשלח מרחוק, תמיד מאמתים קוד חד-פעמי. אין דרך לדלג על השלב הזה.
- כל חותם/ת מקבל/ת קישור וקוד משלו/ה. כשיש כמה חותמים, כל אחד/ת רואה את המסמך כולו.
- את "תצוגה כלקוח" שבעורך התבניות אפשר לפתוח בכל רגע, כדי לראות את הדף בדיוק כמו שהלקוחות יראו אותו, בלי לשלוח ובלי לחתום.
חתימה מרחוק
מהקישור שנשלח ללקוח/ה.
- 1
הקישור
בטלפוןהלקוח/ה מקבל/ת הודעה עם קישור אישי. בדף שנפתח מופיעים שם העסק ושם המסמך, וכתוב לאן יישלח הקוד. שום דבר לא קורה עד שלוחצים "שלחו לי קוד". באותו דף יש גם הסבר קצר על המידע שנשמר ולמה, עם פרטי הקשר של העסק.
- 2
קוד האימות
בטלפוןנשלח קוד בן 6 ספרות לנייד או לאימייל שבכרטיס הלקוח/ה, מה שחזק יותר מבין מה שקיים. מקלידים אותו ולוחצים "אישור". אם לא הגיע, אחרי המתנה קצרה אפשר לבקש קוד חדש. אם עובר זמן רב מדי עד החתימה, מתבקשים לאמת שוב בקוד חדש.
- 3
קריאה ומילוי
בטלפוןהמסמך מוצג בגרסה נוחה לקריאה בנייד, או כדף ה-PDF המקורי עם השדה הנוכחי מסומן. מעל מופיע "שדה 2 מתוך 4", וממלאים שדה אחרי שדה עם "הבא". שדות שהעסק מילא כבר כתובים ולא ניתנים לשינוי. אם מקלידים מספר של כרטיס אשראי, הדף מבקש למחוק אותו.
- 4
החתימה
בטלפוןחותמים בציור עם האצבע או בהקלדת השם המלא. מתחת מופיעה ההסכמה "אני מסכים/ה לחתום על המסמך בחתימה אלקטרונית.", שחובה לסמן, ומעליה הודעה שהמסמך הוא בין העסק לבין החותם/ת ושמערכת החתימה אינה צד לו. יש גם שורה נפרדת, לא חובה ולא מסומנת מראש, להסכמה לקבל את העותק החתום באופן אלקטרוני. לוחצים "חתמו ושלחו".
- 5
העותק
מיד אחרי החתימה הלקוח/ה מקבל/ת עותק של מה שחתם/ה עליו, מסומן כעותק לא סופי. כשכל הצדדים חתמו, נשלח העותק הסופי: קובץ PDF אחד עם החוזה, החתימות ודף הראיות. אתם מקבלים התראה באותו רגע, והחוזה נשמר בכרטיס הלקוח/ה.
חתימה במקום
כשהלקוח/ה נמצא/ת אצלכם.
- 6
בוחרים "חתימה במקום"
בעמוד החוזה, ברשימת החותמים, לוחצים "חתימה במקום" ליד החותם/ת. בחלון השליחה אפשר גם לבחור "חתימה במקום" כדרך השליחה. דף החתימה נפתח על המכשיר שלכם, במחשב בלשונית חדשה.
- 7
מוסרים את המכשיר
הלקוח/ה עובר/ת את אותם שלבים: קריאה, מילוי וחתימה. אם יש בכרטיס נייד, הקוד נשלח אליו כרגיל. אם אין, מי שהחתים/ה נרשם/ת בדף הראיות כעד/ה לחתימה, במקום הקוד. בסיום לוחצים "סיימו והחזירו".
כמה חותמים
כשבתבנית יש כמה חותמים, כל אחד/ת מקבל/ת קישור וקוד משלו/ה. בתבנית "כולם יחד" כולם מקבלים את הקישור מיד, וב"לפי הסדר" כל אחד/ת מקבל/ת אותו אחרי שהקודם/ת חתם/ה. אם העסק חותם אחרון, החוזה מחכה לחתימתכם אחרי שכל הלקוחות חתמו, ורק אז נסגר.
שאלות נפוצות
- הלקוחות צריכים להתקין אפליקציה או לפתוח חשבון?
- לא. הם מקבלים קישור אישי, מבקשים קוד וחותמים מהדפדפן, בנייד או במחשב.
- הקוד לא הגיע. מה עושים?
- בדף החתימה כתוב לאן הקוד נשלח, עם חלק מהמספר או מהאימייל מוסתר. אחרי המתנה קצרה מופיע "שלחו קוד חדש". אם הפרטים בכרטיס הלקוח/ה שגויים, תקנו אותם בכרטיס: הקוד נשלח לפרטים שבכרטיס ברגע שמבקשים אותו, כך שהבקשה הבאה תגיע ליעד הנכון. אם אין דרך לשלוח קוד, אפשר להחתים במקום.
- מה קורה אחרי יותר מדי ניסיונות עם קוד שגוי?
- האימות ננעל לזמן מה, ובדף מופיע "יותר מדי ניסיונות. נסו שוב מאוחר יותר". הנעילה נרשמת בציר הזמן של החוזה.
- פתיחת הקישור נרשמת כקריאה של החוזה?
- לא. פתיחה של הקישור לא שולחת קוד ולא נחשבת קריאה, כי תוכנות סריקה ותצוגות מקדימות פותחות קישורים בעצמן. הרישום מתחיל כשהלקוח/ה לוחץ/ת "שלחו לי קוד".
- הלקוח/ה לא סימן/ה את ההסכמה לקבל את העותק באופן אלקטרוני. מה עכשיו?
- השורה הזו לא חובה, והחתימה תקפה גם בלעדיה. העותק נשלח בכל זאת, ובעמוד החוזה מופיעה הודעה למסור לו/ה גם עותק מודפס.
- כמה זמן העותק זמין ללקוח/ה?
- הקישור לעותק פעיל שנה, ולכן הלקוחות מתבקשים להוריד אותו. אם צריך עותק נוסף, אפשר לשלוח אותו שוב מעמוד החוזה ב"שלחו שוב עותק".
- מה הלקוח/ה רואה אם החוזה בוטל או פג תוקפו?
- במקום החתימה מופיעה הודעה: שהמסמך בוטל ואין צורך לחתום, שתוקף הקישור פג ושצריך לבקש מהעסק לשלוח שוב, או שההסכם הסתיים.