החוזה הראשון
חוזה ב-BookedUp נכתב או מועלה פעם אחת כתבנית, נשלח ללקוח/ה מהכרטיס שלו/ה, ונחתם מהנייד אחרי קוד אימות. המדריך עובר על ההפעלה, על התבנית הראשונה ועל השליחה הראשונה.
לפני שמתחילים
- חוזים כלולים בכל מסלול, עם מכסה חודשית. הפירוט במחירון.
- בתפריט הצד: "חוזים". במסך יש שתי לשוניות, "חוזים" ו"תבניות".
- את ההפעלה עושים בעלי העסק, פעם אחת: מאשרים את התנאים וממלאים את הפרטים המשפטיים של העסק.
- כדי לשלוח, צריך בכרטיס הלקוח/ה נייד או אימייל. בלי אף אחד מהם אפשר להחתים במקום, על המכשיר של העסק.
הפעלה
פעם אחת, על ידי בעלי העסק.
- 1
פותחים את "חוזים"
בפעם הראשונה מופיע הכרטיס "הפעלת חוזים דיגיטליים". קוראים את עיקרי התנאים, ויש קישור לנוסח המלא בתנאי השימוש.
- 2
ממלאים את הפרטים שיופיעו על החוזים
השם המשפטי של העסק, סוג הישות ומספר עוסק או ח.פ. השם והמספר האלה ייכתבו בתעודה הדיגיטלית שחותמת את החוזים של העסק. אם יש לכם תוסף "חשבוניות", הפרטים כבר ממולאים משם וצריכים להתאים להם.
- 3
מסמנים את האישור ולוחצים "הפעילו חוזים"
מהרגע הזה אפשר לבנות תבניות ולשלוח. האישור, הנוסח שאושר ומי אישר/ה נשמרים.
התבנית הראשונה
שלוש דרכים להתחיל, בלשונית "תבניות".
- 4
בוחרים איך להתחיל
"מתבנית מוכנה": הסכם שירות, הסכם מנוי, הסכם סדרת טיפולים או הסכם שיעורי נהיגה. לוחצים "העתיקו ושנו", והעותק שלכם נפתח לעריכה. "העלו PDF": החוזה שכבר יש לכם, עד 20MB ועד 100 עמודים. "כתבו מאפס": נוסח חדש בעורך.
- 5
מסמנים מי ממלא מה
שדות של העסק, כמו שם הלקוח/ה, המחיר או תאריך ההתחלה, מתמלאים לבד בזמן השליחה וננעלים. שדות של החותמים, כמו חתימה, תאריך או תעודת זהות, נשארים להם למלא. הפירוט המלא במדריך "תבניות חוזה ושדות".
- 6
בודקים ב"תצוגה כלקוח" ושומרים
"תצוגה כלקוח" פותחת את דף החתימה האמיתי בלשונית חדשה, עם ערכים לדוגמה. שום דבר לא נשלח ולא נחתם. התצוגה מראה את הגרסה השמורה, לכן לוחצים "שמרו" לפני שבודקים שינוי.
השליחה הראשונה
- 7
פותחים את כרטיס הלקוח/ה ולוחצים "שלחו חוזה"
הכפתור נמצא בכרטיס "חוזים" שבדף הלקוח/ה, וגם בראש רשימת החוזים. בוחרים תבנית, ורואים כמה שדות כבר מולאו לבד ומה עוד חסר.
- 8
בוחרים "איך לשלוח"
בחלון מופיעים WhatsApp, SMS, אימייל ו"חתימה במקום". זמין רק מה שיש לו פרטים בכרטיס, וליד ערוץ שלא זמין כתובה הסיבה. מתחת לבחירה כתוב בערך כמה הודעות השליחה תנצל.
- 9
לוחצים "שלחו"
החוזה מופיע ברשימה בסטטוס "נשלח", והלקוח/ה מקבל/ת קישור אישי. כשכל הצדדים חתמו, הסטטוס משתנה ל"נחתם ונסגר", החותמים מקבלים עותק חתום, ואתם מקבלים התראה.
חוזה או טופס הסכמה?
טופס הסכמה הוא על מה שקורה בטיפול עצמו, ונחתם בתוך קביעת התור. חוזה הוא על ההתקשרות ביניכם, כמו מנוי, קורס או חבילה, ונשלח כשההתקשרות מתחילה. אם אתם צריכים הסכמה לטיפול עצמו, זה טופס הסכמה ולא חוזה.
שאלות נפוצות
- חוזים כלולים במסלול שלי?
- כן. חוזים כלולים בכל מסלול, עם מכסה חודשית של חוזים שנשלחים. כמה חוזים כלולים בכל מסלול ומה עולה חוזה מעבר למכסה מפורט במחירון.
- למה צריך לאשר תנאים ולמלא פרטים משפטיים לפני החוזה הראשון?
- כי כל חוזה חתום נסגר בחותמת דיגיטלית בשם העסק, והשם והמספר שתמלאו הם מה שייכתב בה. התנאים מסבירים פעם אחת מה BookedUp עושה ומה לא: היא כלי החתימה, לא צד לחוזה, ולא נותנת ייעוץ משפטי. מאשרים פעם אחת, וזהו.
- אנשי הצוות יכולים להפעיל חוזים?
- לא. ההפעלה שמורה לבעלי העסק. עד שהיא נעשית, אנשי צוות שנכנסים למסך "חוזים" רואים הודעה שבעלי העסק צריכים להפעיל אותו. אחרי ההפעלה הם יכולים לשלוח חוזים לפי ההרשאות שלהם.
- יש לי כבר תוסף "חשבוניות". צריך למלא שוב את הפרטים?
- לא. הפרטים ממולאים מפרטי העסק לחשבוניות, וצריכים להתאים להם: אותו שם, אותו סוג ישות ואותו מספר. בלי תוסף "חשבוניות", ממלאים אותם בעצמכם. בשני המקרים, בדף הראיות של כל חוזה חתום כתוב: "השם והמספר במסמכים נמסרו על ידי העסק. BookedUp לא מאמתת אותם."
- טעיתי בפרטים המשפטיים. אפשר לתקן?
- כן. בתחתית מסך "חוזים" יש את "החותמת הדיגיטלית ושמירת החוזים", ובו "תקנו את הפרטים". הפרטים החדשים יופיעו בחוזים שייחתמו מעכשיו. חוזים שכבר נחתמו נשארים עם הפרטים שהיו בהם, כי מסמך חתום לא משתנה.
- התבנית המוכנה מתאימה לעסק שלי כמו שהיא?
- היא נקודת התחלה, לא ייעוץ משפטי. היא כתובה באופן כללי, ולא מותאמת לעסק, לתחום או ללקוח מסוים. עברו על הנוסח והתאימו אותו לפני שאתם שולחים, ולהסכם חריג או רגיש כדאי להתייעץ עם עורך/ת דין.
- למה ערוץ מסוים מופיע אפור בחלון השליחה?
- כי אין דרך להגיע איתו לחותם/ת. ליד הערוץ כתובה הסיבה, למשל "אין אימייל בכרטיס", "אין נייד בכרטיס" או שהלקוח/ה ביקש/ה להפסיק לקבל SMS. אפשר להוסיף את הפרט החסר לכרטיס הלקוח/ה, לבחור ערוץ אחר, או להחתים במקום.