מי בצוות יכול לעשות מה
כל איש/ת צוות יכול/ה לשלוח חוזים ללקוחות שלו/ה. כדי לראות את כל החוזים, לנהל תבניות או לחתום בשם העסק, בעלי העסק נותנים הרשאה נוספת. המדריך מפרט מה כל אחד יכול.
איפה זה נמצא
- ההרשאות ניתנות במסך "משתמשים וגישה", בלשונית "משתמשים", לכל איש/ת צוות בנפרד.
- השינוי נכנס לתוקף אצלם תוך כמה שניות, בלי שיצטרכו להתנתק.
מה כל אחד יכול
- 1
שלוש רמות, ובעלי העסק מעליהן
ההרשאות לחוזים, מהבסיסית ועד בעלי העסק:
איש/ת צוות
רואה את התבניות. רואה את החוזים של הלקוחות שיש להם תור ביומן שלו/ה, וחוזים ששלח/ה או ייבא/ה. שולח/ת חוזים, מחתים/ה במקום, שולח/ת תזכורות, שולח/ת שוב חוזה שפג תוקפו, ומוריד/ה עותק חתום.
"כל החוזים"
כל מה שאיש/ת צוות יכול/ה, על כל החוזים של העסק ולא רק של הלקוחות שלו/ה.
"ניהול חוזים"
כל מה ש"כל החוזים" נותן, ובנוסף: בונה ועורך/ת תבניות, מבטל/ת, מסיים/ת ומייבא/ת חוזים, חותם/ת בשם העסק ומאשר/ת מראש את חתימת העסק על תבנית.
בעלי העסק
הכול, ובנוסף מה ששמור רק להם: הפעלת החוזים ואישור התנאים, תיקון הפרטים המשפטיים שבחותמת, ייצוא של כל החוזים ומחיקת חוזה.
נותנים הרשאה
- 2
פותחים את "משתמשים וגישה"
בתפריט הצד בוחרים "משתמשים וגישה" ועוברים ללשונית "משתמשים". לוחצים "ערכו" ליד איש/ת הצוות.
- 3
בוחרים רמה לחוזים
תחת "הרשאות נוספות" בוחרים "כל החוזים" או "ניהול חוזים". אלה שתי רמות של אותו דבר, ולכן בוחרים אחת מהן. לוחצים "שמרו".
חתימה בשם העסק מחייבת את העסק
מי שחותם/ת בשם העסק, או מאשר/ת מראש חתימה על תבנית, פועל/ת בשם העסק. תנו את "ניהול חוזים" רק למי שאתם סומכים עליו/ה לחתום בשמכם.
שאלות נפוצות
- איש/ת צוות שיצא/ה מהעסק אישר/ה מראש חתימה על תבנית. מה קורה?
- האישור נשאר בתוקף, כדי שחוזים לא ייתקעו. מי שמורשה לחתום בשם העסק מקבל/ת הודעה על כך, ויכול/ה לבטל את האישור מראש בהגדרות התבנית.
- מאיה עובדת גם בשביל אנשי הצוות?
- כשנתתם לאיש/ת צוות גישה למאיה, היא עובדת בשבילו/ה עם ההרשאות שלו/ה: שולחת ומזכירה רק מה שמותר לו/ה, ורק על חוזים שהוא/היא רואה.
- רואה החשבון רואה את החוזים?
- לא. תפקיד "מייצג/ת" רואה את מסמכי החשבונאות והדוחות בלבד, בלי חוזים.
- מי מקבל/ת התראה כשחוזה נחתם?
- מי ששלח/ה את החוזה, וכל מי שרואה את כל החוזים של העסק. כשחוזה מחכה לחתימת העסק, מקבלים התראה מי שמורשים לחתום בשם העסק.