חוזים, אוטומציות ותורים
חוזה לא יושב לבד: שירות או חבילה יכולים לדרוש אותו, כלל אוטומטי יכול לשלוח אותו או להגיב לחתימה עליו, והוא מופיע בכרטיס הלקוח/ה, בלוחות, בשיחות WhatsApp ואצל מאיה.
לפני שמתחילים
- חוזים כלולים בכל מסלול. חלק מהחיבורים, כמו תשלום שנפתח בחתימה, לוחות ומאיה, תלויים במסלול או בתוסף. הפירוט במחירון.
- צריכה להיות לפחות תבנית חוזה אחת פעילה.
- כללים אוטומטיים שמורים לבעלי העסק.
חוזה חתום לפני קביעה או קנייה
- 1
מסמנים את החוזה על השירות או על החבילה
בעריכת שירות, תחת "חוזה חתום לפני קביעת תור", או בעריכת חבילה, תחת "חוזה חתום לפני קנייה", מסמנים את התבניות הנדרשות. עד שלוש תבניות לכל שירות או חבילה.
- 2
מה קורה כשלקוח/ה קובע/ת אונליין
אם החוזה עוד לא בתיק, הקביעה או הקנייה נעצרת, והחוזה נשלח ללקוח/ה לחתימה, פעם אחת. אם הוא כבר בדרך, לא נשלח חוזה נוסף. אחרי החתימה הלקוח/ה חוזר/ת וקובע/ת כרגיל.
- 3
כשאתם קובעים בעצמכם
שום דבר לא נעצר. בחלון הקביעה מופיעה תזכורת שהחוזה עוד לא בתיק, וההחלטה שלכם.
כללים אוטומטיים
בתפריט: "אוטומציות".
- 4
שליחת חוזה מכלל
הפעולה "שליחת חוזה לחתימה" שולחת חוזה מתבנית כשמשהו קורה, למשל כשמתחילה התקשרות עם לקוח/ה או כשפריט משתנה בלוח. החוזה יוצא רק בערוצים שיש ללקוח/ה בכרטיס, ולא נשלח שוב אם כבר יש לו/ה חוזה כזה שממתין. תבנית שהעסק חותם עליה ראשון צריכה אישור מראש, ותבנית עם חותם/ת נוסף/ת לא נשלחת מכלל.
- 5
כללים שמגיבים לחוזה
שלושה אירועים: "חוזה נחתם", כשכל הצדדים חתמו; "חוזה שלא נחתם", כשעבר מספר הימים שהגדרתם מאז השליחה; ו"חוזה הסתיים", כשחוזה חתום מסתיים. כל אחד רץ פעם אחת לכל חוזה.
- 6
תשלום שנפתח בחתימה
כלל על "חוזה נחתם" יכול לפתוח תשלום חד-פעמי, והתשלום מקושר לחוזה. כשהחוזה מסתיים, תשלום פתוח שנפתח כך יכול להתבטל, אם הגדרתם זאת בכלל.
איפה עוד חוזים מופיעים
- 7
כרטיס הלקוח/ה
בכרטיס "חוזים" שבדף הלקוח/ה: כל החוזים שלו/ה, עם "שלחו חוזה" ו"ייבאו חוזה חתום". ההודעות על החוזה נרשמות גם ביומן ההודעות של הלקוח/ה.
- 8
לוחות
אפשר להוסיף ללוח עמודה מסוג חוזה, ולקשר בה חוזה של הלקוח/ה שמקושר לפריט. בעמודה מופיעים שם החוזה והסטטוס העדכני שלו, ובעמוד החוזה מופיעים הפריטים שמקושרים אליו.
- 9
שיחות WhatsApp
בתפריט של שיחה יש "שלחו חוזה", למי שיש לו/ה גישה לשיחות ולשליחת חוזים. חלון השליחה נפתח על הלקוח/ה של השיחה.
- 10
מאיה
בתוסף מאיה אפשר לבקש ממנה לשלוח חוזה, להזכיר, לשלוח שוב, לבטל או לסיים, לבדוק מי עוד לא חתם, לחתום בשם העסק בחתימה השמורה שלכם, ולייבא חוזה חתום שצירפתם בשיחה. כל פעולה כזו מחכה לאישור שלכם.
חוזה או טופס הסכמה?
הסכמה לטיפול עצמו, כמו סיכונים, צילום או הצהרת בריאות, היא טופס הסכמה שנחתם בתוך קביעת התור. חוזה הוא על ההתקשרות: מנוי, קורס, חבילה או הסכם שירות.
שאלות נפוצות
- לקוח/ה חתם/ה על גרסה קודמת של התבנית. זה נחשב?
- כן. כל גרסה חתומה של אותה תבנית נחשבת, כך שעריכה של התבנית לא מחייבת את כל הלקוחות לחתום מחדש.
- מתי חוזה נחשב "בתיק"?
- מהרגע שכל הלקוחות שבחוזה חתמו, גם אם העסק עוד צריך לחתום אחריהם. חוזה מיובא נחשב בתיק מיד. חוזה שהסתיים נחשב בתיק עד תאריך הסיום שלו.
- מה הלקוח/ה רואה כשהוא/היא מנסה לקבוע בלי חוזה חתום?
- הודעה שצריך קודם לחתום על חוזה עם העסק. אם החוזה נשלח עכשיו, כתוב שנשלח קישור לחתימה. אם כבר נשלח קודם, כתוב שהקישור נמצא בהודעה שקיבלו. אם לא הייתה דרך לשלוח, מתבקשים לפנות לעסק. אחרי החתימה קובעים כרגיל.
- הכלל "חוזה נחתם" רץ כשהלקוח/ה חותם/ת?
- הוא רץ פעם אחת לכל חוזה, כשכל הצדדים חתמו, כולל העסק כשהוא חותם אחרון. תשלום שכלל כזה פותח לא נפתח לפני שגם אתם חתמתם.
- מאיה יכולה לכתוב לי חוזה?
- לא. מאיה שולחת, מזכירה, בודקת מי עוד לא חתם ומסבירה מה מצב כל חוזה, תמיד אחרי אישור שלכם. את נוסח החוזה היא לא כותבת: הוא שלכם, או תבנית מוכנה שהתאמתם בעורך.