עוד מדריכים בנושא "ניהול פרויקטים"
איך יוצרים אוטומציה שפותחת פריט בלוח לכל תור חדש
אוטומציה בלוח היא כלל קבוע: כשמשהו קורה בעסק - נקבע תור, מישהו/י לא הגיע/ה, סטטוס השתנה, תאריך יעד עבר - נוצר פריט בלוח ובקבוצה שבחרתם, מקושר ללקוח/ה ולתור. הדוגמה כאן היא הכלל הכי שימושי: פריט "להתקשר לתיאום" לכל תור חדש, כדי שההכנה לא תלויה בזיכרון של אף אחד.
מה צריך לפני שמתחילים
- ניהול פרויקטים ברמה "100 לוחות". ברמות האחרות הכלל נשמר אבל לא פועל.
- לוח עם קבוצה שהפריטים ייכנסו אליה - למשל "מעקב לקוחות" עם קבוצת "לעשות". אם עוד אין לכם לוח, המדריך ללוח הראשון לוקח דקה.
- חשבון של בעל/ת העסק. רק בעל/ת העסק יוצר/ת, מפעיל/ה ומכבה אוטומציות.
מה יקרה אחרי השמירה
- כל תור חדש - שנקבע על ידי הלקוח/ה או על ידכם - פותח פריט בקבוצה שבחרתם.
- הפריט מקושר ללקוח/ה ולתור כשבלוח יש עמודות כאלה, ומשויך לאיש/ת הצוות של התור אם ביקשתם.
- הפריט מקבל תאריך יעד לפי מספר הימים שהגדרתם, ומופיע ב"הפריטים שלי" של מי שאחראי/ת עליו.
- פעולות בתוך הלוחות לא נספרות במכסת האוטומציות של המסלול.
- 1
פתחו את הלוח ולחצו על הצ׳יפ "אוטומציות"
בראש כל לוח, ליד השם, יש צ׳יפ "אוטומציות". כשיש כללים פעילים הוא מציג את מספרם; בלוח חדש הוא פשוט אומר "אוטומציות". לחיצה עליו פותחת את הפאנל של הלוח.
- 2
לחצו "הוסיפו אוטומציה"
הפאנל "אוטומציות בלוח" מסביר מה אוטומציה עושה ומזכיר שפעולות בתוך הלוחות לא נספרות במכסה. לחצו "הוסיפו אוטומציה" כדי לפתוח את בונה הכללים, שנפתח כבר עם הלוח הזה כיעד. הקישור "כל האוטומציות של העסק" מוביל לעמוד "אוטומציות" הכללי.
- 3
בחרו את הטריגר "נקבע תור"
השלב הראשון של "כלל אוטומטי חדש" הוא "מתי ליצור פריט". הטריגרים מסודרים לפי נושא; בקבוצת התורים בחרו "נקבע תור" - פעם אחת לכל תור, ברגע שהוא נקבע, בין אם הלקוח/ה קבע/ה לבד ובין אם קבעתם בשבילו/ה. אפשר להגביל את הכלל לשירות מסוים. לחצו "הבא".
- 4
מלאו את הפרטים של הפריט
בשלב "הפרטים" קובעים מה בדיוק ייווצר: "באיזה לוח ייווצר הפריט" ו"באיזו קבוצה" (הלוח שממנו הגעתם כבר נבחר), "שם הפריט" - למשל "להתקשר לתיאום", ואפשר לשלב '{{firstName}}' כדי שהפריט ייקרא על שם הלקוח/ה - "למי לשייך את הפריט" (איש/ת צוות קבוע/ה או "לאיש/ת הצוות של התור"), "תאריך יעד לפריט" במספר ימים מיום הפעולה (0 באותו יום, 1 למחרת, ריק בלי יעד), ו"לקשר את הפריט ללקוח/ה ולתור" כשבלוח יש עמודות כאלה. לחצו "הבא".
- 5
קראו את המשפט, תנו שם לכלל ולחצו "שמרו"
השלב האחרון, "זה מה שיקרה", מציג משפט אחד: "מה הכלל יעשה: כשנקבע תור ייווצר פריט ... בלוח ..., בקבוצה ...". קראו אותו לפני השמירה - זה בדיוק מה שיקרה, בלי אישור נוסף בכל פעם. התיבה "לא ליצור פריטים עבור לקוחות חסומים" מסומנת כברירת מחדל. תנו לכלל שם פנימי ב"שם הכלל" (הצוות רואה רק את שם הפריט שנוצר) ולחצו "שמרו".
- 6
הכלל פעיל
הכלל מופיע ברשימת "כללים אוטומטיים" עם התגית "פעיל", המשפט שלו, ו"ערכו" או "השביתו" לצדו. מכאן הצ׳יפ בראש הלוח יציג "אוטומציה אחת פעילה", וכל תור חדש יפתח פריט בקבוצה שבחרתם. כלל שכובה נשאר ברשימה ואפשר להפעיל אותו שוב בלחיצה.
שאלות נפוצות
- איזו רמה נדרשת לאוטומציות בלוחות?
- הרמה "100 לוחות" של ניהול הפרויקטים. ברמות האחרות אפשר לראות כלל שהגיע עם תבנית ואפילו לערוך אותו, אבל הוא לא פועל עד שעוברים לרמה הזו. עמוד "ניהול פרויקטים" בדשבורד מציג את כל הרמות.
- האם פריט שנוצר אוטומטית נספר במכסת האוטומציות של המסלול?
- לא. פעולות בתוך הלוחות - יצירת פריט, קישור ללקוח/ה או לתור - לא נספרות במכסה. הודעות ללקוחות שאוטומציה שולחת נספרות כרגיל, כמו כל הודעה אחרת.
- כמה אוטומציות אפשר על לוח אחד?
- עד 15 כללים לכל לוח. בפועל רוב הלוחות מסתפקים בשניים-שלושה: פריט לכל תור חדש, פריט כשמישהו/י לא הגיע/ה, ותזכורת כשתאריך יעד עבר.
- התור בוטל. מה קורה לפריט?
- הפריט נשאר בלוח, מקושר לתור המבוטל, כדי שתחליטו בעצמכם מה לעשות איתו - לסגור אותו, למחוק, או להשאיר כתזכורת לחזור ללקוח/ה. אוטומציה יוצרת; היא לא מוחקת עבודה של אנשים.
- אם אני קובע/ת תור ללקוח/ה בעצמי, גם אז נוצר פריט?
- כן. הטריגר "נקבע תור" פועל פעם אחת לכל תור, ברגע שהוא נקבע, בין אם הלקוח/ה קבע/ה לבד ובין אם קבעתם בשבילו/ה. אפשר להגביל את הכלל לשירות מסוים, למשל רק לטיפול ראשון שדורש הכנה.
- אפשר לשים את שם הלקוח/ה בשם הפריט?
- כן. בשדה "שם הפריט" אפשר לשלב פרטים שיושלמו מעצמם, למשל '{{firstName}}' לשם הפרטי - כך כל פריט נקרא על שם מי שהתור שלו/ה, במקום עשרה פריטים שנקראים אותו דבר.
- מה זה "לא ליצור פריטים עבור לקוחות חסומים"?
- לקוח/ה שחסמתם (בכרטיס הלקוח) לא מקבל/ת הודעות ולא נוצרים עליו/ה פריטים, אם התיבה מסומנת. היא מסומנת כברירת מחדל, כי כלל שפועל בלי שאף אחד מסתכל לא צריך לפתוח משימות על מי שביקשתם לא לעבוד איתו/ה.
- איפה רואים את כל הכללים של העסק?
- הצ׳יפ "אוטומציות" בראש כל לוח מציג את הכללים של אותו לוח, ובתחתית הפאנל יש קישור "כל האוטומציות של העסק" לעמוד "אוטומציות" בתפריט הצד - שם כל הכללים, של הלוחות ושל התשלומים וההודעות, עם מתג הפעלה לכל אחד. רק בעל/ת העסק מוסיף/ה, מפעיל/ה ומכבה כללים.