עוד מדריכים בנושא "ניהול פרויקטים"
איך בונים טופס מלוח, לצוות או לציבור ב-BookedUp
טופס נבנה מתוך לוח: השדות שלו הם העמודות של הלוח, וכל מילוי הופך לפריט בלוח, עם התשובות בעמודות שלהן. טופס לצוות מתאים לבקשות כמו החזר הוצאה או דיווח על תקלה: הבקשה מגיעה לאישור, ומי ששלח/ה עוקב/ת אחרי הסטטוס. טופס ציבורי מתאים לפניות, טיקטים והרשמות: קישור או קוד QR שכל אחד/ת ממלא/ת, ואפשר להציג אותו גם בדף הנחיתה.
מה צריך לפני שמתחילים
- ניהול פרויקטים ברמה "10 לוחות" ומעלה. טפסים לא כלולים ברמה החינמית.
- לוח שהתשובות ייכנסו אליו, עם עמודה לכל דבר שתרצו לשאול. התבניות "אישור הוצאות" ו"פניות וטיקטים" מגיעות עם טופס מוכן.
- הרשאה לבנות טפסים בלוח: מי שבנה/תה את הלוח, מנהלים ובעלי העסק.
מה יקרה אחרי השמירה
- כל מילוי יוצר פריט בקבוצה שבחרתם, עם התשובות בעמודות של הלוח.
- טופס לצוות מופיע אצל מי שיכול/ה למלא אותו, בתפריט הצד תחת "טפסים".
- מי שמטפל/ת בבקשה מקבל/ת התראה, ומי ששלח/ה מקבל/ת התראה כשהסטטוס משתנה.
- טופס ציבורי מקבל קישור, קישור קצר וקוד QR, ואפשר לבחור אותו בדף הנחיתה.
- 1
פתחו את הלוח ואת הלשונית "טפסים"
בראש הלוח, ליד "טבלה" ו"לפי סטטוס", יש לשונית "טפסים" שמציגה את הטפסים של הלוח. לחצו "צרו טופס". עורך הטופס נפתח עם תצוגה מקדימה שמתעדכנת בכל שינוי.
- 2
בחרו מי ממלא/ת את הטופס
בלשונית "הגדרות", תחת "מי ממלא/ת את הטופס", בחרו "טופס לצוות" או "טופס ציבורי". בטופס לצוות בוחרים גם אם כל הצוות יכול למלא או רק מי שתבחרו. באותה לשונית קובעים לאיזו קבוצה נכנסות התשובות, כותרת, משפט פתיחה, טקסט הכפתור והודעת תודה, ואפשר להוסיף מסך פתיחה ותאריך או מספר תשובות שאחריהם הטופס נסגר. בטופס ציבורי אפשר להוסיף גם משפט הסכמה, שהנוסח שלו ומועד האישור נשמרים על הפריט.
- 3
הוסיפו שדות מהעמודות של הלוח
בלשונית "שדות", השדה הראשון הוא תמיד שם הפריט. ב"הוסיפו שדה" בוחרים עמודה, ולכל שדה נותנים שם בטופס, שורת הסבר ותיבת "חובה". ב"מתי להציג" אפשר לקבוע ששדה יופיע רק לפי תשובה בשדה שמעליו, למשל מספר רכב רק כשהקטגוריה היא דלק. אפשר גם להוסיף כותרות, ושאלת "הערות" שהתשובה עליה נכנסת כעדכון הראשון בפריט.
- 4
קבעו מה הטופס ממלא בעצמו
תחת "ערכים קבועים" בוחרים עמודות שהטופס ממלא בכל תשובה בלי לשאול: למשל הסטטוס "ממתין לאישור" ומי מאשר/ת. כך כל בקשה נכנסת לאישור של האדם הנכון. כשמי שמאשר/ת נקבע/ת בעמודת האחראים של הלוח, כמו בתבנית "אישור הוצאות", הוא/היא מקבל/ת התראה על כל בקשה; בלי אחראי/ת, ההתראה מגיעה לבעלי העסק ולמנהלים. הסטטוס שקובע אם בקשה אושרה נקבע רק כאן, אף פעם לא כשדה בטופס.
- 5
שמרו, ושתפו מהלשונית "שיתוף"
לחצו "שמרו". בלשונית "שיתוף" מופיעים הקישורים של הטופס וקוד QR שאפשר להוריד. בטופס לצוות זה קישור שמביא את איש/ת הצוות ישר לטופס. בטופס ציבורי יש קישור לטופס, קישור קצר לוואטסאפ ול-QR, וקישור קבוע שממשיך לעבוד גם אם הכתובת של העסק משתנה.
- 6
איש/ת הצוות ממלא/ת
בתפריט הצד, תחת "טפסים", בלשונית "טפסים למילוי", מופיעים הטפסים שאפשר למלא. בראש הטופס כתוב למי הבקשה תגיע לאישור. טופס שהתחילו למלא נשמר במכשיר, וממשיכים ממנו גם אחרי רענון.
- 7
מי ששלח/ה עוקב/ת ב"ששלחתי"
אחרי השליחה נפתח העמוד "מה ששלחתי": הסטטוס, התשובות, הקבצים והשיחה עם הצוות. כל מה שנשלח מופיע בלשונית "ששלחתי". כשהסטטוס משתנה או שמישהו עונה מגיעה התראה, ואפשר לענות בשיחה.
- 8
מי שמאשר/ת משנה סטטוס ומצרף/ת הערה
בפריט שנשלח בטופס, כשמשנים את הסטטוס, נפתחת תיבת "הוסיפו הערה". ההערה מופיעה בשיחה עם הצוות, ומי ששלח/ה מקבל/ת התראה אחת עם הסטטוס וההערה. אפשר גם לכתוב בשיחה עדכון פנימי לצוות, שמי ששלח/ה לא רואה.
- 9
טופס ציבורי בדף הנחיתה
בעורך דף הנחיתה, במקטע "טופס", בחרו ב"איזה טופס יוצג בדף" אחד מהטפסים הציבוריים של הלוחות ולחצו "שמירה ופרסום". את הטופס עצמו עורכים בלוח, והשינויים מגיעים גם לטופס שבדף.
שאלות נפוצות
- איזו רמה נדרשת לטפסים?
- טפסים מלוחות נפתחים ברמה "10 לוחות" של ניהול הפרויקטים ומעלה. ברמה החינמית הלשונית "טפסים" של הלוח מציגה במקום הטפסים כרטיס שאומר איזו רמה פותחת אותם, ועמוד "ניהול פרויקטים" בדשבורד מציג את כל הרמות.
- מה ההבדל בין טופס לצוות לטופס ציבורי?
- טופס לצוות ממלאים אנשים שמחוברים לעסק שלכם: כל הצוות, או רק מי שבחרתם. הם רואים ב"ששלחתי" את מה ששלחו ואת הסטטוס שלו. טופס ציבורי ממלא כל מי שיש בידיו את הקישור, בלי להתחבר, עם בדיקה שקופה נגד רובוטים. בטופס לצוות אפשר לשאול גם על איש/ת צוות, קישור ודירוג, שאין בטופס ציבורי.
- איש/ת צוות שלא רואה את הלוח יכול/ה למלא את הטופס?
- כן. כדי למלא טופס לצוות לא צריך גישה ללוח, ואפשר להשאיר את הלוח פרטי למי שמאשר/ת. מי ששלח/ה רואה רק את מה ששלח/ה: התשובות, הסטטוס, הקבצים והשיחה עם הצוות, ולא אף פריט אחר בלוח.
- איך מי ששלח/ה יודע/ת מה קרה עם הבקשה?
- בתפריט הצד, תחת "טפסים", בלשונית "ששלחתי", מופיע כל מה שנשלח עם הסטטוס העדכני. כשהסטטוס משתנה או כשמישהו בצוות עונה, מגיעה התראה. אפשר לענות בשיחה עם הצוות, וכל עוד אף אחד לא שינה את הסטטוס אפשר גם לערוך את התשובות.
- אפשר לכתוב בפריט משהו שמי ששלח/ה לא יראה?
- כן. בשיחה של פריט שנשלח בטופס אפשר לסמן עדכון כפנימי לצוות. עדכון פנימי לא מופיע אצל מי ששלח/ה ולא נשלחת עליו התראה.
- טופס ציבורי צריך דף נחיתה מפורסם או קביעת תורים פעילה?
- לא. טופס ציבורי עובד גם כשדף הנחיתה לא פורסם וגם כשקביעת התורים באתר כבויה. הקישור, הקישור הקצר וקוד ה-QR עובדים בכל מקרה, והצגה בדף הנחיתה היא אפשרות נוספת.
- אילו שדות ואילו קבצים אפשר לשאול?
- כל עמודה של הלוח שאפשר למלא מטופס: טקסט, מספר, טלפון, אימייל, תאריך, בחירה מרשימה, תיבת סימון וקבצים, ובטופס לצוות גם איש/ת צוות, קישור ודירוג. הסטטוס שקובע אם בקשה אושרה לא יכול להיות שדה, כדי שאף אחד לא יאשר לעצמו בקשה. בכל שליחה אפשר לצרף עד 3 קבצים, תמונות או PDF, עד 10 מגה-בייט כל אחד, כשהרמה שלכם כוללת קבצים בלוחות. עד 10 טפסים בכל לוח.
- איך אתם מגנים טופס ציבורי מספאם?
- בדיקה שקופה נגד רובוטים (Cloudflare Turnstile) בכל שליחה, שדה מלכודת שרובוטים ממלאים ובני אדם לא רואים, מגבלת קצב לכל כתובת ולכל טופס ומכסה יומית לטופס. קבצים שמעלים בטופס ציבורי נבדקים מפני תוכנות זדוניות לפני שהם נכנסים ללוח. אם טופס מקבל פתאום הרבה תשובות, תקבלו התראה ותוכלו להשהות אותו בלחיצה מהלשונית "טפסים" של הלוח.
- שיניתי עמודה בלוח. מה קורה לטופס?
- שם חדש לעמודה לא משנה את השם שנתתם לשדה בטופס. אם עמודה שהטופס שואל נמחקה או שהסוג שלה השתנה, הטופס מסומן "דורש תיקון" ולא מקבל תשובות עד שתתקנו אותו בעורך, ובעלי העסק והמנהלים מקבלים על זה הודעה.