עוד מדריכים בנושא "ניהול פרויקטים"
איך פותחים לוח ראשון בניהול הפרויקטים של BookedUp
לוח הוא טבלת עבודה של העסק: לידים, הזמנות מספקים, רישיונות לחידוש או משימות צוות, כל אחד עם מי אחראי/ת ועד מתי, ומחובר ללקוחות ולתורים שכבר יש לכם. הרמה הראשונה חינמית, ההפעלה היא לחיצה אחת, ואת הלוח הראשון פותחים מתבנית מוכנה בפחות מדקה.
מה צריך לפני שמתחילים
- חשבון של בעל/ת העסק. רק בעל/ת העסק מפעיל/ה את הלוחות; אחרי ההפעלה כל הצוות משתמש בהם.
- שום דבר אחר. לא צריך כרטיס אשראי ולא הגדרה מוקדמת - הרמה החינמית נפתחת מיד.
מה יקרה אחרי
- עמוד "לוחות" בתפריט הצד נפתח, ומופיע בו כפתור "צרו לוח".
- הרמה "לוח אחד" מאפשרת לוח אחד פעיל. לוחות נוספים, קבצים, טפסים מלוחות ואוטומציות - ברמות בתשלום.
- הלוח הראשון מגיע עם קבוצות, עמודות ופריטים לדוגמה מהתבנית, ואת הכול אפשר לשנות.
- 1
פתחו "לוחות" ולחצו "הפעילו בחינם"
בתפריט הצד, תחת "ניהול פרויקטים", בחרו "לוחות". לפני ההפעלה העמוד מסביר מה זה, מציג את התבניות שמתאימות לעסק שלכם, ובראשו הכפתור "הפעילו בחינם". לחצו עליו - זה כל מה שצריך. הכפתור מופיע רק לבעל/ת העסק; איש/ת צוות רואה במקומו הודעה שבעל/ת העסק יכול/ה להפעיל מכאן.
- 2
לחצו "צרו לוח"
מיד אחרי ההפעלה העמוד מתחלף לרשימת הלוחות - ריקה בינתיים - ובראשו הכפתור "צרו לוח". לחצו עליו כדי לפתוח את דיאלוג "לוח חדש".
- 3
ענו על "מה הכי מתאר את העסק שלכם?"
בפעם הראשונה בלבד, הדיאלוג פותח בשאלה אחת: מה הכי מתאר את העסק - מספרה, מכון יופי, קליניקה, סטודיו כושר, מורה נהיגה ועוד. התשובה מסדרת את התבניות לפי מה שאתם באמת עושים, ונשמרת כך שלא תישאלו שוב. אפשר גם ללחוץ "דלגו".
- 4
בחרו תבנית מ"מומלץ לכם"
עכשיו מופיע מדף "מומלץ לכם" עם התבניות שמתאימות לעסק, וכל כרטיס אומר מה הלוח עושה וכמה קבוצות, עמודות ופריטים ראשונים הוא מביא. "הציגו את כל הלוחות" פותח את הספרייה המלאה לפי נושאים, ובתחתית יש "לוח ריק". לדוגמה הזו בחרנו "פניות ולידים" - הלוח שמלווה פנייה מהרגע הראשון ועד התור הראשון.
- 5
תנו שם, בחרו מי רואה, ולחצו "צרו לוח"
השם, הצבע והמבנה מגיעים מהתבנית ואפשר לשנות אותם עכשיו או אחר כך. תחת "מי רואה את הלוח" בוחרים בין "כל הצוות", "חברי צוות נבחרים" ו"רק אני ובעל/ת העסק". ברמה החינמית הדיאלוג מזכיר שיש מקום ללוח אחד ושהלוח הזה תופס אותו. לחצו "צרו לוח".
- 6
הלוח הראשון שלכם מוכן
הלוח נפתח עם הקבוצות של התבנית - כאן "פנייה חדשה", "יצרנו קשר", "ממתינים לתשובה", "נסגר" ו"לא יצא לפועל" - עם עמודות מוכנות ופריטים לדוגמה שאפשר למחוק. מכאן מוסיפים פריט בשורה הריקה שבתחתית כל קבוצה, מקצים אחראי/ת, קובעים תאריך יעד, ומקשרים פריט ללקוח/ה או לתור בעמודת הקישור. הצ׳יפ "אוטומציות" בראש הלוח מראה את הכלל שהתבנית הציעה - כבוי עד שתפעילו אותו.
שאלות נפוצות
- כמה זה עולה?
- הרמה הראשונה, "לוח אחד", חינמית לגמרי ובלי כרטיס אשראי - מפעילים אותה בלחיצה ומקבלים לוח אחד עם כל התכונות הבסיסיות. הרמות בתשלום מתחילות ב-₪29 לחודש ומוסיפות קבצים בלוחות, אוטומציות בלוחות וטפסים מלוחות, עם 21 ימי ניסיון. הרמות והמחירים המלאים מופיעים בעמוד "ניהול פרויקטים" ובמחירון.
- מי יכול להפעיל את הלוחות?
- רק בעל/ת העסק. איש/ת צוות שנכנס/ת לעמוד "לוחות" לפני ההפעלה רואה את ההסבר ואת ההודעה שבעל/ת העסק יכול/ה להפעיל מהעמוד הזה. אחרי ההפעלה, מי רואה כל לוח נקבע בלוח עצמו.
- למה המערכת שואלת "מה הכי מתאר את העסק שלכם?"
- כדי לסדר את התבניות לפי מה שאתם באמת עושים. השאלה נשאלת פעם אחת בלבד, בפתיחת הלוח הראשון, ואפשר לדלג עליה. התשובה נשמרת על העסק, ותבניות שמיועדות לסוג עסק מסוים - למשל לסטודיו קעקועים או למספרה - עולות למעלה ברשימת "מומלץ לכם".
- יש לי את הרמה "לוח אחד" ואני רוצה לוח אחר. מה עושים?
- ברמה החינמית יש מקום ללוח אחד, והדיאלוג אומר את זה לפני שיוצרים. כדי לפתוח לוח אחר, מעבירים את הלוח הקיים לארכיון (מתפריט "פעולות על הלוח"), ואז יוצרים חדש. הפריטים של לוח בארכיון נשמרים ואפשר להחזיר אותו. הרמות בתשלום נותנות 10 לוחות או 100 לוחות.
- אפשר להתחיל מלוח ריק במקום מתבנית?
- כן. בתחתית רשימת התבניות יש "לוח ריק": קבוצה אחת ועמודת סטטוס, ואת השאר בונים תוך כדי. גם לוח שנוצר מתבנית אפשר לשנות לגמרי אחרי היצירה - השם, העמודות, הקבוצות והפריטים הראשונים הם רק נקודת פתיחה.
- התבנית הביאה איתה "אוטומציה מוצעת". למה היא כבויה?
- כל אוטומציה שמגיעה עם תבנית נוצרת כבויה, כדי ששום דבר לא יקרה בעסק בלי שאישרתם. מפעילים אותה בלחיצה מהצ׳יפ "אוטומציות" בראש הלוח. אוטומציות בלוחות נפתחות ברמה "100 לוחות"; ברמות האחרות הכלל נשאר בלוח, ניתן לעריכה, ולא פועל.
- מי רואה את הלוח?
- בוחרים בדיאלוג היצירה ואפשר לשנות אחר כך: "כל הצוות" (כל מי שעובד/ת בעסק), "חברי צוות נבחרים" (אתם בוחרים מי), או "רק אני ובעל/ת העסק" - לוח אישי, שבעל/ת העסק רואה בכל מקרה כי הוא של העסק. בנוסף יש מתג "הצוות רואה רק פריטים שהוקצו לו", למקרה שרוצים שכל אחד/ת יראה רק את המשימות שלו/ה.