כמה זמן חייבים לשמור חשבוניות וקבלות? הכלל המדויק, עם דוגמה (2026)

אז כמה זמן בדיוק? שבע שנים, או שש מהגשת הדו״ח, לפי המאוחר

התשובה הקצרה שמסתובבת ברשת היא "שבע שנים". היא כמעט נכונה, אבל חסר בה חצי. הכלל עצמו כתוב בסעיף 25(ג) להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ג-1973: מערכת החשבונות תישמר במשך שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או במשך שש שנים מיום הגשת הדו״ח על ההכנסה לאותה שנת המס, הכל לפי המאוחר.

כלומר יש שני שעונים, ושניהם מתחילים ממקום אחר. הראשון מתחיל בסוף שנת המס (31 בדצמבר). השני מתחיל ביום שבו הגשתם את הדו״ח השנתי לאותה שנה. מחשבים את שניהם, והתאריך המאוחר הוא זה שקובע.

ומה עם מע״מ? תקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות) קובעות שעוסק מנהל לצורך מע״מ את אותם פנקסים שנדרשים לעניין מס הכנסה, ושההוראות האלה חלות עליו. לכן זה אותו כלל, והתקנות מוסיפות שהעתקי הדו״חות התקופתיים למע״מ נשמרים יחד עם מערכת החשבונות של אותה תקופה.

איך מחשבים את התאריך? דוגמה עם תאריכים אמיתיים

ניקח סטודיו פילאטיס שגבה ממתאמנת מקדמה של 100 ₪ בזמן קביעת השיעור והפיק לה קבלה במרץ 2026. שנת המס שהקבלה שייכת אליה היא 2026.

למה "שבע שנים" לבד זה לא מספיק?

כי השעון השני תלוי בכם. מי שמגיש את הדו״ח השנתי באיחור, או מגיש דו״ח מתוקן, מזיז את נקודת ההתחלה שלו. בעסק קטן זה קורה יותר ממה שנדמה: רואה החשבון קיבל ארכה, הדו״ח נתקע, משהו הוגש מחדש. מי שסופר רק שבע שנים מסוף השנה עלול לגרוס תיק שעוד חייבים לשמור.

ויש גם הבדל בין סוגי מסמכים. סעיף 25(ד) קובע תקופה קצרה יותר, שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו״ח, לסוגי מסמכים שהוא מונה: מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, "רישומים פנימיים בין מחלקתיים", מקור נייר שנסרק כדי לשלוח אותו כמסמך ממוחשב, חוזים ופרוטוקולים אם נוהגים לערוך או לקבל אותם, וכן תיעוד שאינכם חייבים לנהל לפי ההוראות וניהלתם מרצון או לפי דין אחר.^[3] חשבוניות וקבלות שהפקתם הן לא כאלה. הן בלב מערכת החשבונות ונשמרות לפי הכלל המלא.^[3]

מותר לשמור הכל רק בדיגיטל?

תלוי איך המסמך נולד. כאן ההוראות מבחינות בין שלושה מצבים, וכדאי לא לערבב ביניהם.

מסמך שנולד דיגיטלי: חשבונית או קבלה ממוחשבת ששלחתם או קיבלתם, חתומה בחתימה אלקטרונית, נשמרת באמצעי אחסון ממוחשבים כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות (סעיף 25(ג2)). אין פה נייר להדפיס. הקובץ הוא המסמך.

מערכת חשבונות ממוחשבת: לפי סעיף 25(ו), היא נשמרת באמצעי אחסון ממוחשבים, צריך לגבות אותה בשבוע הראשון של כל רבעון ולשמור את הגיבוי במקום אחר שהודעתם עליו בכתב לפקיד השומה, והיא צריכה לאפשר להפיק ממנה פלט מודפס וחזותי בכל רגע.

נייר שקיבלתם, למשל קבלה מספק: אפשר לשמור אותו כקובץ סרוק, אבל רק לפי הכללים שבנספחים ו׳ ו-ז׳ להוראות. על הקובץ מופיעות המילים "מסמך סרוק", הוא נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת, אדם נוסף בודק שהסריקה זהה למקור וחותם גם הוא, והקובץ נשמר בארכיב דיגיטלי שעומד בדרישות מפורטות. גם אז, מותר לבער את הנייר רק אחרי שהוגש הדו״ח לאותה שנה ובתנאים נוספים שבנספח ו׳.

על מי החובה: על העסק או על תוכנת החשבוניות?

על העסק. ההוראות מדברות על הנישום ועל מערכת החשבונות שלו, והתקנות לעניין מע״מ מדברות על העוסק. תוכנת החשבוניות היא הכלי שבו אתם מפיקים ושומרים את המסמכים, אבל מי שצריך להציג אותם בביקורת בעוד שש שנים זה אתם.

מזה נגזרים שלושה הרגלים פשוטים. ראשון, ייצאו את המסמכים מדי פעם, לפחות בסוף כל שנת מס, ושמרו את הקבצים אצלכם. שני, לפני שעוברים מערכת או סוגרים חשבון, ייצאו הכל, כי הגישה למערכת הישנה לא תמיד נשארת. שלישי, שמרו גם קובץ "מבנה אחיד" של כל שנה. זה פורמט שרשות המסים הגדירה, וכל תוכנה לניהול חשבונות שנרשמת במרשם התוכנות שלה חייבת לכלול מודול שמפיק אותו.^[5]

• בסוף כל שנה: ייצוא מלא של המסמכים ושל קובץ "מבנה אחיד" לאותה שנה.
• לפני מעבר מערכת או סגירת חשבון: ייצוא של כל השנים, לא רק של השנה האחרונה.
• תיעוד מתי הוגש הדו״ח השנתי של כל שנה, כי ממנו נספר השעון השני.
• נייר שקיבלתם: שמרו את המקור, אלא אם תהליך הסריקה שלכם עומד בנספחים ו׳ ו-ז׳.

מה כדאי לבדוק עם רואה החשבון?

הכלל עצמו ברור, אבל יש מצבים שבהם כדאי לשאול לפני שמשליכים משהו: דו״ח שנתי שהוגש באיחור או תוקן, שומה או ערעור פתוחים על שנה מסוימת, עסק שנסגר, ומעבר לשמירה סרוקה בלבד. בכל אחד מאלה רואה החשבון יודע מתי בפועל הוגש מה, ואם יש סיבה לשמור יותר מהמינימום.