היומן, הקבלה ומה שקרה בפועל
לקוח/ה קבע/ה שירות אחד ועשה/תה שירות אחר, והיומן כבר לא מתאים למה שקרה. מה הכללים מבקשים מהיומן ומהקבלה, ואיך שומרים על שניהם תואמים בכמה הקשות בסוף היום.
בקצרה
הקבלה היא מה שחשוב: על כל תשלום, עם תיאור השירות שנעשה בפועל. לפי מה שבדקנו, מספרה, מכון יופי או סטודיו לפירסינג לא חייבים לנהל יומן תורים. יומן שאתם מנהלים בכל זאת כדאי שיתאים לקבלות, כי בביקורת אפשר להשוות ביניהם. זה לא ייעוץ מס: את מה שנכון לעסק שלכם בדקו עם רואה החשבון שלכם.
מה הכללים מבקשים מהיומן
הכללים נמצאים בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973. לכל סוג עסק יש תוספת משלו.
- יומן מטופלים, והרישום המוקדם של התורים לפי תאריך ושעה, הם חובה רק בתוספת ו׳: רופאים, ומקצועות כמו פסיכולוגיה, פיזיותרפיה, וטרינריה ורפואת שיניים.
- אף תוספת לא מזכירה מספרות, מכוני יופי, קעקועים או פירסינג. נספח ג׳, שהזכיר פעם "מספרות ומכוני יופי", בוטל ב-1981. לפי הקריאה שלנו עסקים כאלה נמצאים בתוספת י"א, של נותני שירות.
- תוספת י"א מבקשת ספר הזמנות, אבל פוטרת ממנו שירות שנעשה בעסק בנוכחות הלקוח/ה ומתועד מיד בסופו, וגם הזמנה שהפרטים שלה נרשמו בחשבונית.
מה הכללים מבקשים מהקבלה
- מסמך על כל תשלום, בזמן התשלום, עם תיאור השירות (סעיף 9(א)(5) להוראות). כשהשירות השתנה בעסק, המסמך מתאר את מה שנעשה ואת הסכום ששולם בפועל.
- הסיכון האמיתי הוא תשלום בלי מסמך: לפי סעיפים 145ב ו-130 לפקודת מס הכנסה, ספרים עם תקבולים שלא נרשמו עלולים להיפסל.
- יומן שמנהלים מרצון לא חייב להתאים לקבלה לפי שום סעיף שמצאנו. ההערכה שלנו היא שכדאי שיתאים בכל זאת, כי בביקורת משווים רישומים לקבלות.
מה לא הצלחנו לאשר
- הנחיה של רשות המסים שעוסקת דווקא בסטודיו לפירסינג או לקעקועים.
- האם תור שנקבע מראש נחשב "הזמנה" שחייבים לרשום בספר הזמנות לפי תוספת י"א. לפי הקריאה שלנו הפטור לשירות שנעשה בעסק בנוכחות הלקוח, ומתועד מיד בסופו, חל גם עליו, אבל לא מצאנו לכך מקור רשמי.
- הכללים המקבילים בחוק מע״מ. לא בדקנו אותם.
- סכומי המחזור המעודכנים לשנה הזו, שצמודים למדד.
על כל אלה, ועל מה שחל על העסק שלכם, כדאי לשאול את רואה החשבון או את יועץ המס שלכם.
איך BookedUp שומר על היומן תואם
איפה זה נמצא
- ביומן, בתצוגת יום: הכפתור "סגירת יום" בראש העמודה של היום.
- או אצל מאיה: "סגרי לי את היום".
- היום צריך להיות היום או יום שעבר, ונסגרים רק תורים שהסתיימו.
- 1
פותחים את סגירת היום
מופיעים כל התורים של היום שהסתיימו ועוד לא שולמו, עם מחיר ובלי מחיר. כל תור מופיע עם הסכום שלו.
- 2
משנים שירות לתור שהשתנה
ליד כל תור יש "שנו שירות". בוחרים את השירות שנעשה בפועל, והסכום מתעדכן למחיר שלו, או למחיר הקבוע של הלקוח/ה אם יש. אפשר לשנות את הסכום ביד. השעה ומשך התור נשארים כפי שנקבעו, ולא נשלחת הודעה ללקוח/ה.
- 3
מוציאים מהסגירה מי שלא שילם
תור שלא שולם, או שהלקוח/ה לא הגיע/ה אליו, מורידים את הסימון שלו. הוא נשאר פתוח, ואפשר לטפל בו אחר כך.
- 4
סוגרים את היום
כל תור נרשם כשולם בסכום שלו, והשירות מתעדכן ביומן. אם במקום זה אתם יודעים רק כמה הכנסתם בסך הכל, רשמו "סכום היום" והוא יתחלק בין התורים לפי המחיר שלהם.
סגירת היום רושמת את התשלומים בלבד, בלי להפיק מסמך. את הקבלה מפיקים כמו תמיד, במערכת שמפיקה לכם מסמכים או בתור עצמו. בקרוב תתווסף הגדרה שבה כל תור שהסתיים ייחשב כשולם, והמדריך יתעדכן כשהיא תעלה.
שאלות נפוצות
- מס הכנסה מחייב אותי לנהל יומן תורים לפי שעה ושם?
- לפי מה שבדקנו, לא, אם אינכם רופאים או מטפלים מהמקצועות שבתוספת ו׳ להוראות ניהול פנקסי חשבונות. החובה המפורשת לנהל יומן מטופלים, ולשמור את הרישום המוקדם של התורים, נמצאת בתוספת ו׳ ("רופאים", כולל פסיכולוגים, פיזיותרפיסטים, וטרינרים ורופאי שיניים). מספרות ומכוני יופי הופיעו פעם בנספח ג׳, שבוטל ב-1981, ומאז הם ושאר נותני השירות נמצאים בתוספת י"א. בדקו את זה מול רואה החשבון שלכם.
- מה צריך להיות כתוב בקבלה כשהלקוח/ה עשה/תה שירות אחר ממה שנקבע?
- השירות שנעשה בפועל והסכום ששולם בפועל. סעיף 9(א)(5) להוראות מחייב שהמסמך יתאר את השירות. מה שנקבע ביומן לא קובע מה נכתב במסמך.
- זו בעיה אם היומן לא מתאים לקבלות?
- לא מצאנו בהוראות סעיף שקושר יומן שמנהלים מרצון לקבלה. אבל בביקורת אפשר להשוות כל רישום שנמצא אצלכם לקבלות, ויומן שמראה יותר לקוחות מקבלות, או שירותים אחרים, מזמין את השאלה "איפה הקבלה של זה?". לכן כדאי שהיומן יתאים למה שקרה. זו ההערכה שלנו ולא כלל כתוב, ורואה החשבון שלכם יוכל לומר מה נכון לעסק שלכם.
- מה הסיכון האמיתי?
- תשלום בלי קבלה. לפי סעיף 145ב לפקודת מס הכנסה, מי שלא רשם תקבול שהיה חייב לרשום בקבלה, בחשבונית או במסמך דומה, ספריו עלולים להיחשב בלתי קבילים, ולפי סעיף 130 פקיד השומה רשאי לפסול ספרים שהפגמים בהם מהותיים. הקבלה על כל תשלום, עם תיאור של מה שנעשה, היא מה שחשוב.
- אם בכל זאת אני מנהל/ת יומן, כמה זמן שומרים אותו?
- סעיף 25(ד) מחייב לשמור לפחות 3 שנים מהגשת הדוח של אותה שנה גם רישומים שמנהלים מרצון, כמו הזמנות. הספרים שחובה לנהל נשמרים 7 שנים מסוף שנת המס (סעיף 25(ג)).