איך להגדיר תור קבוע שחוזר כל שבוע ב-BookedUp
תור קבוע נקבע פעם אחת וחוזר מעצמו: אותו יום, אותה שעה, אותו/ה לקוח/ה. ההגדרה כולה יושבת בשדה אחד בחלונית קביעת התור הרגילה בעמוד "תורים" - שדה "חזרה". אין מסך נפרד לניהול סדרות: כל הפעולות נעשות מתוך התורים עצמם ביומן.
מה צריך לפני שמתחילים
- מסלול "Plus" ומעלה. במסלול "Solo" שדה "חזרה" לא מוצג בחלונית.
- לקוח/ה שכבר קיים/ת ברשימת הלקוחות. שם חדש שמקלידים ידנית לא יכול לקבל סדרה.
- שירות פעיל ואיש/ת צוות שאפשר לשבץ אליו/ה את השירות.
- שעות פעילות מעודכנות בעמוד "שעות פעילות". מועד שנופל מחוץ לשעות או על יום סגור לא ייקבע.
- לחיבור אוטומטי לכרטיסייה: מסלול "Pro" ומעלה, וכרטיסייה פעילה של הלקוח/ה שמתאימה לשירות.
מה יקרה אחרי ההגדרה
- התורים הקרובים נפתחים ביומן מיד, ו-BookedUp שומר שבועיים קדימה פתוחים ומוסיף מועדים חדשים מדי יום.
- המועדים הרחוקים יותר מוצגים לכם ביומן במסגרת מקווקווית עם סמל חזרה, וכבר חסומים לקביעה עצמית של לקוחות בעמוד ההזמנות.
- לא נשלח SMS אישור נפרד על כל תור בסדרה. תזכורות נשלחות על כל תור לפי ההגדרות בעמוד "התראות".
- כל תור בסדרה הוא תור רגיל לכל דבר: אפשר להזיז אותו, לסמן שולם, לבטל אותו בנפרד או לשייך לו כרטיסייה.
- 1
פתחו את עמוד "תורים" ובחרו את המועד
היכנסו לדשבורד בכתובת business.bookedup.co.il ובחרו "תורים" בתפריט הצד. בתצוגת היומן לחצו על משבצת פנויה בעמודה של איש/ת הצוות; בתצוגת הרשימה לחצו על "תור חדש". בשני המקרים נפתחת חלונית "תור ידני" על התאריך והשעה שבחרתם. השעה הזאת היא השעה של כל התורים בסדרה, ואפשר לשנות אותה בכל שלב דרך "שינוי תאריך / שעה".
- 2
בחרו לקוח/ה קיימ/ת
בשדה החיפוש בראש החלונית הקלידו שם או טלפון ובחרו מהרשימה שנפתחת. זה שלב חובה לתור קבוע: סדרה נקשרת ללקוח/ה מזוהה כדי שהתזכורות והתורים יופיעו אצלו/ה. אם תבחרו "+ הוספת לקוח חדש" ותקלידו שם ידנית, שדה "חזרה" יישאר נעול עם ההסבר "תור קבוע אפשר לקבוע רק ללקוח/ה קיימ/ת - בחרו מהרשימה למעלה".
- 3
בחרו "שירות" ו"איש/ת צוות"
משך השירות קובע כמה זמן תופס כל תור בסדרה, והמחיר שלו הוא המחיר של כל תור. איש/ת הצוות שתבחרו הוא/היא מי שישובץ/תשובץ לכל התורים, ושעות הפעילות שלו/ה הן אלה שנבדקות מול כל מועד בסדרה.
- 4
פתחו את שדה "חזרה" ובחרו את הקצב
מתחת לשדה איש/ת הצוות יש שדה "חזרה" עם סמל חזרה. ברירת המחדל היא "ללא חזרה" - תור בודד רגיל. בחרו "כל שבוע" לתור שבועי, "כל שבועיים" לתור דו-שבועי, או "מותאם אישית" כדי לפתוח את השדה "כל [N] שבועות" (אפשר לבחור בין שבוע אחד ל-12 שבועות).
- 5
סמנו את הימים בשורת "בימים"
ברגע שבוחרים קצב נפתחת שורת עיגולים א׳ עד ו׳. היום של המשבצת שבחרתם כבר מסומן, והוא ממשיך להתעדכן אוטומטית אם תשנו את התאריך בחלונית - עד לרגע שבו תלחצו על העיגולים בעצמכם, ואז הבחירה שלכם קובעת. אפשר לסמן כמה ימים, וכולם ייקבעו באותה שעה: "כל הימים שנבחרו - באותה שעה. לשעה שונה בכל יום, קבעו סדרה נפרדת לכל יום." שבת אינה נתמכת.
- 6
קבעו ב"מסתיים" מתי הסדרה נגמרת
שלוש אפשרויות. "אף פעם" (ברירת המחדל) - הסדרה נמשכת עד שתפסיקו אותה בעצמכם. "בתאריך" - נפתח שדה תאריך, והסדרה נגמרת בו. "אחרי מספר תורים" - נפתח שדה מספר (עד 500), שסופר את המועדים שנקבעו בלוח.
- 7
הפעילו "ניצול כרטיסייה אוטומטי"
אופציונליהמתג מופיע רק כשללקוח/ה יש כרטיסייה פעילה שמתאימה לשירות, והוא זמין ממסלול "Pro" ומעלה. כשמפעילים חזרה הוא נדלק אוטומטית, כי סדרה וכרטיסייה בדרך כלל הולכות יחד. ההסבר בחלונית: "כל תור בסדרה ינוצל אוטומטית מהכרטיסייה הפעילה של הלקוח/ה. כשהכרטיסייה תיגמר, התורים ימשיכו להיקבע ויסומנו כממתינים לתשלום - עד לרכישת כרטיסייה חדשה."
- 8
לחצו "יצירת תור" וקראו את הסיכום
בסיום נשמרת הסדרה ונפתחים מיד התורים הקרובים ביומן. תופיע הודעה בנוסח "הסדרה נקבעה - נוצרו {created} תורים ביומן". אם מועד כלשהו התנגש עם תור קיים או נפל מחוץ לשעות הפעילות, תופיע גם ההודעה "שימו לב: {count} מועדים לא נקבעו (התנגשות או מחוץ לשעות הפעילות)" - שאר הסדרה נקבעת כרגיל, ואת המועד שדולג אפשר לקבוע ידנית בשעה אחרת.
- 9
ודאו את הסדרה ביומן
התורים בשבועיים הקרובים מופיעים כתורים מלאים עם סמל חזרה קטן. המועדים הרחוקים יותר מופיעים במסגרת מקווקווית בגוון סגול - הם עדיין לא נפתחו בפועל, אבל השעה שמורה: לקוחות לא יוכלו לקבוע עליה תור דרך עמוד ההזמנות, ואתם רואים אותה ביומן כדי לא לקבוע עליה משהו אחר. מדי יום נפתחים אוטומטית המועדים הבאים בתור.
- 10
נהלו את הסדרה מתוך היומן
לחיצה על תור בסדרה פותחת את פרטי התור עם שורת "תור קבוע" והכפתור "ניהול הסדרה" - שם משנים שעה, ימים וקצב, ובוחרים ב"החל ממתי" בין "מהתור של {date} והלאה" לבין "כל הסדרה מהיום". לחיצה על מועד מקווקו פותחת חלונית "תור קבוע" עם הפעולות "דלגו על המועד הזה", "סיימו את הסדרה מכאן והלאה" ו"ביטול הסדרה כולה". תור שהזזתם ידנית מקבל תגית "הוזז ידנית" ונשאר במקומו גם כשמעדכנים את הסדרה.
שאלות נפוצות
- איך מגדירים תור קבוע שחוזר כל שבוע?
- בעמוד "תורים" פותחים חלונית "תור ידני" (לחיצה על משבצת פנויה ביומן, או "תור חדש" בתצוגת הרשימה), בוחרים לקוח/ה קיימ/ת מרשימת הלקוחות, בוחרים "שירות" ו"איש/ת צוות", ואז בשדה "חזרה" בוחרים "כל שבוע". השעה של הסדרה היא השעה של המשבצת שנבחרה, והיום מסומן אוטומטית בשורת "בימים". לסיום קובעים ב"מסתיים" אם הסדרה נמשכת לתמיד או עד תאריך או אחרי מספר תורים, ולוחצים "יצירת תור".
- למה שדה "חזרה" לא מופיע אצלי בחלונית, או מופיע נעול?
- שלוש סיבות אפשריות. אם אתם במסלול "Solo" השדה לא מוצג בכלל - תורים קבועים נכללים ממסלול "Plus" ומעלה. אם השדה מוצג אבל נעול, לא נבחר/ה לקוח/ה קיימ/ת: מופיעה ההודעה "תור קבוע אפשר לקבוע רק ללקוח/ה קיימ/ת - בחרו מהרשימה למעלה". ואם המשבצת שנבחרה היא בעבר, השדה מוסתר - תיעוד תור שכבר התקיים לא יוצר סדרה.
- אפשר לקבוע תור קבוע בשבת?
- לא. עיגולי הימים בשורת "בימים" הם א׳ עד ו׳ בלבד, ושבת אינה מועד חוקי בסדרה. אם אתם עובדים בשבת, קבעו את התורים האלה אחד-אחד.
- מה קורה כשמועד בסדרה נופל על שעה תפוסה או מחוץ לשעות הפעילות?
- המערכת מדלגת על המועד הזה ולעולם לא קובעת תור על גבי תור קיים. בעת יצירת הסדרה תופיע ההודעה "שימו לב: {count} מועדים לא נקבעו (התנגשות או מחוץ לשעות הפעילות)". שאר הסדרה נקבעת כרגיל, ואפשר לקבוע את המועד שדולג ידנית בשעה אחרת.
- איך מדלגים על מועד אחד בלי לבטל את כל הסדרה?
- לוחצים על התור ביומן. אם הוא עדיין לא נפתח בפועל (מוצג מקווקו), נפתחת חלונית "תור קבוע" עם הכפתור "דלגו על המועד הזה" - השעה מתפנה ביומן ושאר הסדרה נמשכת. אם התור כבר נפתח ביומן, מבטלים אותו כמו כל תור רגיל מתוך פרטי התור.
- איך משנים את היום או השעה של סדרה קיימת?
- לוחצים על אחד התורים בסדרה, ואז על "ניהול הסדרה". בחלונית אפשר לעדכן "שעה", ימים וקצב, ולבחור ב"החל ממתי" בין "מהתור של {date} והלאה" לבין "כל הסדרה מהיום". לחיצה על "שמרו שינויים" מעדכנת רק את התורים שהשתנו בפועל, ומציגה סיכום בנוסח "הסדרה עודכנה - {changed} תורים שונו, {untouched} נשארו כמו שהם". תור שהזזתם ידנית קודם לכן מסומן בתגית "הוזז ידנית" ונשאר במקומו.
- איך מפסיקים סדרה?
- שתי אפשרויות בחלונית התור הקבוע. "סיימו את הסדרה מכאן והלאה" משאיר את התורים שלפני התאריך שנבחר ומבטל את כל מה שאחריו. "ביטול הסדרה כולה" מבטל את כל התורים העתידיים וסוגר את הסדרה. תורים שכבר התקיימו לא מושפעים בשתי האפשרויות.
- הלקוח/ה מקבל/ת SMS על כל תור בסדרה?
- לא. לא נשלח SMS אישור נפרד על כל תור בסדרה, אבל תזכורות נשלחות על כל תור לפי ההגדרות בעמוד "התראות". על ביטול סדרה, סיום סדרה מתאריך או דילוג על מועד נשלחת הודעה אחת לכל פעולה, לא הודעה לכל תור. אפשר לכבות אותה במתג "SMS על שינוי בתור קבוע" בעמוד "התראות", אבל לא מומלץ: לקוח/ה שלא עודכן/ה עלול/ה להגיע לתור שכבר לא קיים.
- למה חלק מהתורים ביומן מוצגים במסגרת מקווקווית?
- אלה מועדים עתידיים של סדרה שעדיין לא נפתחו בפועל ביומן. BookedUp שומר שבועיים קדימה כתורים אמיתיים ומוסיף מועדים חדשים כל יום, כך שהתזכורות והתשלומים עובדים כרגיל. המועדים הרחוקים יותר מוצגים לכם במסגרת מקווקווית עם סמל החזרה כדי שלא תקבעו עליהם משהו אחר, והם כבר חסומים לקביעה עצמית של לקוחות בעמוד ההזמנות.
- אפשר שכל תור בסדרה ינוצל אוטומטית מהכרטיסייה?
- כן, ממסלול "Pro" ומעלה. כשללקוח/ה יש כרטיסייה פעילה שמתאימה לשירות, מופיע בחלונית המתג "ניצול כרטיסייה אוטומטי" והוא נדלק אוטומטית כשמפעילים חזרה. כשהכרטיסייה נגמרת התורים ממשיכים להיקבע ומסומנים כממתינים לתשלום, עד לרכישת כרטיסייה חדשה. במסלול "Plus" הסדרה עובדת, אבל בלי החיבור לכרטיסייה.