איך להפעיל אישור ידני לתורים ב-BookedUp

היכנסו לדשבורד בכתובת business.bookedup.co.il, בחרו "שירותים וחבילות" בתפריט הצד ולחצו על השירות שאתם רוצים לסנן. אישור ידני מוגדר לכל שירות בנפרד, כך שאפשר לדרוש אישור על טיפול רגיש בלבד ולהשאיר את שאר השירותים בקביעה מיידית.

כרטיס ההגדרות המתקדמות מקופל כברירת מחדל. לחצו "הגדרות מתקדמות", גללו למתגים והפעילו את "אישור ידני נדרש". התיאור מתחת למתג משתנה ומאשר את ההתנהגות החדשה: "כל תור בשירות הזה ימתין לאישור שלכם לפני שיאושר ללקוח/ה". לסיום לחצו "שמירה". אם השירות מסומן "שיעור קבוצתי", המתג לא יופיע.

ברגע שלשירות אחד לפחות מופעל אישור ידני, נוסף בעמוד "שירותים וחבילות" כרטיס "הגדרות אישור תורים". הוא מקופל כברירת מחדל ומציג שורת סיכום, למשל "ביטול אוטומטי אחרי 24 שעות · פטור אוטומטי כבוי", כך שאפשר לראות את המצב בלי לפתוח. השדה הראשון, "זמן לאישור תור", קובע אחרי כמה שעות תור שממתין לאישור מבוטל אוטומטית והמקדמה מוחזרת. ברירת המחדל היא 24 שעות והטווח בין שעה אחת ל-72 שעות. ההגדרה נשמרת ביציאה מהשדה. ההגדרות בכרטיס הזה חלות רק על שירותים שסימנתם בהם "אישור ידני נדרש" - שאר השירותים ממשיכים להתאשר מיד.

לקוח/ה שאתם כבר מכירים לא חייב/ת להמתין בכל פעם. יש שתי דרכים והן משלימות. הראשונה, פרטנית: בעמוד "לקוחות" פתחו את כרטיס הלקוח/ה והפעילו את המתג "פטור מאישור ידני" - מרגע זה התורים שלו/ה נקבעים מיד, גם בשירותים שדורשים אישור. השנייה, אוטומטית: באותו כרטיס "הגדרות אישור תורים" הפעילו "פטור אוטומטי ללקוחות קבועים" ובחרו אחרי כמה תורים שהושלמו הפטור ניתן מעצמו. לקוח/ה עם אי-הגעה בהיסטוריה לא נכנס/ת לפטור האוטומטי, ובכרטיס הלקוח/ה מופיע ציון שהפטור ניתן אוטומטית.

בטיפולים רגישים אפשר לבטל את הפטור נקודתית. בטופס השירות, מתחת ל"אישור ידני נדרש", יש מתג "לבקש אישור גם מלקוחות קבועים". כשהוא פעיל, כל תור בשירות הזה ממתין לאישור שלכם בלי קשר למי שקבע/ה אותו, והמתג זמין רק כאשר "אישור ידני נדרש" פעיל. שימו לב שגם ללקוח/ה עם פטור השאלון עדיין נדרש וכללי הדחייה האוטומטית ממשיכים לפעול במלואם - הפטור חוסך את ההמתנה, לא את הבדיקה.

כדי לא לבדוק כל בקשה מאפס, אפשר לתת לשאלון לסנן. בעמוד "שאלונים" פתחו שדה מסוג כן/לא, בחירה יחידה או בחירה מרובה, ובמקטע "כללי אישור תור לפי תשובה" לחצו "הוספת כלל". בכל כלל בוחרים את התשובה שמפעילה אותו ואת הפעולה: "סימון לבחינה ידנית" או "דחייה אוטומטית והחזר מקדמה". לכל כלל כותבים סיבה בעברית. הכללים פועלים רק אחרי שהשאלון מחובר לשירות בהגדרות המתקדמות שלו.

כשמגיעה בקשה, המערכת בודקת קודם כל תשובה שמפעילה "דחייה אוטומטית והחזר מקדמה" - התור נדחה מיד והמקדמה מוחזרת. אם אין כזו, כל תשובה שמפעילה "סימון לבחינה ידנית" מכניסה את התור לממתינים ומדגישה לכם את השדות הרלוונטיים. אם לא נדלק שום כלל, המתג "אישור ידני נדרש" לבדו עדיין מכניס את התור לממתינים.

כשיש בקשות פתוחות, בעמוד "תורים" מופיע סינון "ממתינים לאישור" עם מספר הבקשות. לחצו עליו ופתחו תור. בראש עמוד התור מופיע כרטיס "ממתין לאישור" עם הסבר, ואם נדלקו כללי שאלון גם ציון כמה שדות דורשים את תשומת לבכם. בעלי העסק רואים את כל הבקשות; איש/ת צוות יכול/ה לאשר או לדחות רק תורים שמשויכים אליו/אליה.

לחיצה על "אישור התור" מבקשת אישור ומסבירה שהפעולה תנעל את המועד ותשלח ללקוח/ה הודעת אישור. אחרי האישור התור עובר לסטטוס רגיל ונשלח SMS שמציין שהתור אושר על ידי העסק, עם קישור לעמוד הניהול של הלקוח/ה.

לחיצה על "דחיית התור" פותחת חלונית שבה סיבת הדחייה היא שדה חובה, בעברית, עד 500 תווים. אם שולמה מקדמה, החלונית מציינת שהיא תוחזר אוטומטית עם הדחייה. הסיבה נשמרת בתיעוד ומוצגת ללקוח/ה רק בעמוד התור שלו/שלה - הודעת ה-SMS מדווחת על הדחייה ועל ההחזר ומפנה לעמוד. לסיום לחצו "אישור הדחייה".

כל יום ב-09:00 נשלח לבעלי העסק מייל עם התורים שממתינים לאישור, כשהוותיקים ביותר מופיעים ראשונים, ולצידם התורים שנדחו ב-24 השעות האחרונות - ידנית או אוטומטית. המייל נשלח רק כשיש בקשות פתוחות, והוא הנדנוד שנועד להגיע אליכם לפני שהביטול האוטומטי מספיק לפעול.

בעמוד "התראות", במקטע "אירועי זרימה אוטומטיים", יש שלושה מתגים נפרדים: "SMS בעת אישור תור ממתין", "SMS בעת דחיית תור ממתין" ו-"SMS בעת דחייה אוטומטית". אפשר לכבות כל אחד מהם אם אתם מעדיפים ליצור קשר ישירות. שימו לב שגם בלי SMS ההחלטה עצמה וההחזר מתבצעים, והלקוח/ה יראה/תראה אותם בכניסה לאזור האישי.