איך משנים מתי נשלחות תזכורות ללקוחות

שאלות נפוצות

איך משנים מתי נשלחת תזכורת?

בדשבורד, בעמוד "התראות" (בתפריט הצד, תחת "הגדרות"), בלשונית "הודעות ללקוחות", בקטע "תזכורות לפני התור". שלושה מועדים מוכנים: "שבוע לפני התור", "יום לפני התור" ו"שעתיים לפני התור". אפשר לסמן כמה מהם יחד. כל שינוי במתג נשמר מיד, בלי כפתור שמירה, ומופיע אישור "הגדרות נשמרו". השינוי חל גם על תורים שכבר נקבעו, כי מועדי השליחה נקראים מחדש בכל סבב.

אפשר להוסיף מועד תזכורת שאינו ברשימה?

כן, בכרטיס "תזכורות מותאמות אישית" שמתחת למועדים המוכנים. הזינו מספר שעות בין 1 ל-720 (עד 30 יום) ולחצו "הוספה". כל מועד שנוסף מופיע כתגית, ולחיצה על התגית מסירה אותו. הכרטיס נכלל במסלולים "Pro" ו-"Premium"; במסלולים "Solo" ו-"Plus" מוצג במקומו כרטיס שדרוג. בירידת מסלול המועדים המותאמים נשמרים בהגדרות אך מפסיקים להישלח.

כיביתי את כל התזכורות ובכל זאת נשלחת תזכורת יום לפני התור. למה?

הסרת הסימון משלושת המועדים באמת עוצרת את התזכורות המוכנות - לא נשלחת תזכורת ברירת מחדל במקומן. תזכורת של 24 שעות תישלח רק לעסק שמעולם לא נגע בהגדרות האלה. שימו לב שמועדים מותאמים אישית ותזכורות מילוי שאלון ממשיכים להישלח בנפרד. כדי לעצור תזכורות לגמרי השתמשו ב"השהיית כל ההתראות" בראש הלשונית ובחרו עד מתי. שעות מנוחה אינן מבטלות תזכורת, הן רק דוחות אותה.

מה ההבדל בין תזכורת רגילה לבין "בקשת אישור הגעה"?

תזכורת רגילה מודיעה על התור ומצרפת קישור לביטול או לדחייה. "בקשת אישור הגעה" שולחת במקומה קישור שבו הלקוח/ה מאשר/ת הגעה או מודיע/ה שלא יגיע/תגיע, וסטטוס התשובה מוצג ביומן ובפרטי התור. בקטע "בקשת אישור הגעה" יש מתג לכל מועד תזכורת פעיל, כך שאפשר להפוך רק את התזכורת של 24 שעות לפני לבקשת אישור ולהשאיר את השאר תזכורות רגילות. נדרשת לפחות תזכורת אחת פעילה, והקטע נכלל במסלולים "Plus" ומעלה.

אם הלקוח/ה כבר אישר/ה הגעה, תישלח בקשת אישור נוספת?

לא. אחרי תשובה סופית, אישור הגעה או הודעה שלא יגיע/תגיע, בקשות האישור במועדים המאוחרים יותר אינן נשלחות. אם המסלול אינו כולל את היכולת, נשלחת תזכורת רגילה במקום ובפרטי התור מופיעה תגית אפורה "לא נשלח".

איך שולחים תזכורת למילוי שאלון קליטה?

בקטע "תזכורות מילוי שאלון" שבתחתית הלשונית. הפעילו את "הפעלת תזכורות מילוי שאלון" ובחרו מועדים תחת "מתי לשלוח?": "48 שעות לפני התור", "24 שעות לפני התור" או "4 שעות לפני התור". נשלחות עד 3 תזכורות לכל תור. ההודעה יוצאת רק כשהשאלון המקורי עדיין לא מולא, ורק לתורים שיש להם שירות עם שאלון משויך. הקטע נכלל בכל ארבעת המסלולים.

שלחתי ידנית קישור למילוי שאלון. תישלח גם תזכורת אוטומטית?

לא, כל עוד הקישור שהוצאתם עדיין בתוקף ולא נוצל. המערכת לא מוסיפה נדנוד אוטומטי על גבי הקישור ששלחתם. בקשות תיקון לשאלון שכבר מולא (אמנדמנט) אינן נכללות בתזכורות האוטומטיות בכלל.

מה קורה לתזכורת שנופלת בתוך שעות מנוחה?

היא נדחית אוטומטית ונשלחת מיד אחרי שהחלון נסגר. לא נשכחת ולא נשלחת פעמיים. שעות המנוחה חלות על הודעות שהמערכת או העסק יוזמים; הודעות שהלקוח/ה יזם/ה, כמו אישור על קביעת תור באתר או על תשלום, נשלחות תמיד. בכרטיס "שעות מנוחה" אפשר להוסיף חלונות ידנית או ללחוץ "החילו ברירת מחדל שבת".

על אילו תורים נשלחות תזכורות?

על תורים מאושרים בלבד. תור שממתין לאישור ידני לא מקבל תזכורת עד שתאשרו אותו. תור שתועד בדיעבד, כלומר במועד שכבר עבר, לא מקבל אישור, תזכורת או הודעת שינוי.

כמה הודעות עולה כל מועד תזכורת נוסף?

כל תזכורת נספרת במכסת ההודעות החודשית של המסלול, בדיוק כמו אישור תור או הודעת ביטול. בראש הלשונית יש לוח מדדים עם "SMS לכל תור" ועם "SMS שנשלחו החודש" מתוך המכסה, כך שרואים מראש מה מועד נוסף עולה לפני שמפעילים אותו.

אני במסלול "Solo". אילו תזכורות אפשר לשנות?

שלושת המועדים המוכנים ותזכורות מילוי השאלון זמינים גם ב-"Solo". "בקשת אישור הגעה" נכללת ממסלול "Plus" ומעלה, ו"תזכורות מותאמות אישית" ממסלול "Pro" ומעלה. בכל מקום שהיכולת חסומה מוצג כרטיס שדרוג במקום ההגדרה.

איש/ת צוות יכול/ה לשנות את מועדי התזכורות?

לא. עמוד "התראות" הוא עמוד הגדרות שפתוח לבעל/ת העסק בלבד. אנשי/נשות צוות רואים בתפריט את התורים, רשימת ההמתנה והתשלומים החד-פעמיים, ולא את עמודי ההגדרות.