איך מפעילים את אלה ומלמדים אותה את העסק
אלה עונה ללקוחות שלכם בוואטסאפ ובצ׳אט באתר, וקובעת להם תור ביומן האמיתי שלכם. ההפעלה עצמה קצרה. רוב הערך מגיע משני דברים שאחריה: להחליט מה מותר לה, וללמד אותה את מה שרק אצלכם נכון.
מה צריך לפני שמתחילים
- מסלול פעיל של BookedUp. אלה היא תוסף ולא מוצר עצמאי, ולא ניתן להחזיק אותה בלי מסלול פעיל.
- שירותים ומחירים מעודכנים. אלה עונה מהם, אז מה שלא מעודכן אצלכם לא יהיה מעודכן אצלה.
- שעות פעילות ויומן מסודרים. הזמנים שהיא מציעה הם הזמנים הפנויים שלכם.
- לערוץ WhatsApp: מספר של העסק שכבר מחובר למערכת. לצ׳אט באתר אין דרישה נוספת.
מה כדאי להכין
- שלוש שאלות שחוזרות אצלכם כל שבוע. הן יהיו הערכים הראשונים בוויקי.
- החלטה אחת: אחרי כמה הודעות אתם רוצים שאדם ייכנס לשיחה.
- 1
מדליקים את אלה
בתפריט הצד פותחים את העמוד של אלה ומפעילים את התוסף. אם עדיין לא ניסיתם אותה, מוצעת תקופת ניסיון. אחרי ההפעלה נפתח אשף קצר שמסביר מה קורה עכשיו - הוא נפתח פעם אחת, ואפשר לחזור אליו מההגדרות שלה.
- 2
בוחרים מה מותר לה
בהגדרות שלה יש מתגים נפרדים: מענה על שאלות, קביעת תור, ביטול, שינוי מועד, תשלומים ומסמכים, רשימת המתנה. התחילו במה שנוח לכם - הרבה עסקים פותחים קודם רק מענה וקביעה, ומוסיפים ביטול ושינוי אחרי שבוע. מה שכבוי, אלה לא מציעה בשיחה.
- 3
בונים את הוויקי
בהגדרות שלה, בחלק "מה אלה יודעת", מוסיפים ערכים: נושא וטקסט. חנייה, איך מתכוננים לטיפול, מדיניות איחורים, מה כולל מחיר. זה מה שמבדיל בין עוזרת שיודעת את העסק שלכם לבין אחת שיודעת רק את המחירון. אפשר להתחיל בשלושה ערכים ולהוסיף תוך כדי.
- 4
מתאמנים לפני שהיא עולה
ב"נסו אותה" מתכתבים איתה בעצמכם, מול הנתונים האמיתיים של העסק. שאלו את מה שלקוחות שואלים, ונסו לקבוע תור. שיחות הניסיון לא נספרות במכסה. אם משהו בתשובה לא מדויק - זה בדרך כלל ערך חסר בוויקי, לא באג.
- 5
קובעים גבולות, ומשחררים
בהגדרות קובעים אחרי כמה הודעות היא מעבירה לצוות (או שלא מעבירה לפי אורך בכלל), וכמה שיחות ביום היא פותחת עם מספרים שהעסק לא מכיר. משם היא עונה. בשבוע הראשון שווה לפתוח את רשימת "שאלות שלא ידעה לענות" כל יום-יומיים ולהוסיף לוויקי.
שאלות נפוצות
- מה אלה יכולה לעשות, ומה לא?
- מה שהדלקתם לה, ולא יותר. בהגדרות שלה יש מתגים נפרדים למענה, לקביעת תור, לביטול, לשינוי מועד, לתשלומים ומסמכים, לרשימת המתנה ולפנייה ללקוחות במשימות. יכולת שכבויה - אלה אפילו לא מציעה אותה בשיחה. היא גם לא יכולה לעשות ללקוח/ה שום דבר שהוא לא יכול לעשות לבד בעמוד ההזמנות.
- איך מלמדים אותה דברים שהיא לא יודעת?
- בהגדרות של אלה, בחלק "מה אלה יודעת". כל ערך הוא נושא וטקסט: "חנייה", "איך מתכוננים לטיפול", "מדיניות איחורים". אפשר משפט אחד ואפשר מסמך שלם. אלה עונה מהוויקי בניסוח שלה, ולא ממציאה תשובות לנושאים שלא כתבתם.
- איך יודעים מה היא לא ידעה לענות?
- בעמוד שלה יש רשימה "שאלות שלא ידעה לענות", עם מספר הפעמים שכל שאלה נשאלה. לצד כל שאלה יש "הוסיפו לוויקי" - לחיצה אחת, וזו כבר לא שאלה פתוחה. זה הלולאה שמשפרת אותה: אתם לא צריכים לנחש מה חסר, היא אומרת לכם.
- אלה יכולה לפנות ללקוחות בעצמה?
- כן, במשימות. בלשונית "משימות" בעמוד שלה בוחרים מטרה (לתכנן את השבוע הבא, למלא מקום שהתפנה, להחזיר לקוחות שלא היו מזמן) ולמי לכתוב, עם אותם סינונים כמו ברשימת הלקוחות. אלה פותחת כל שיחה מהמספר שלכם בתבנית שמטא אישרה, וקובעת ביומן עם מי שעונה. שום דבר לא יוצא לפני שתאשרו, ומי שכבר קבע או ביקש לא לקבל הודעות לא מקבל. משימות כלולות בשני המסלולים העליונים של אלה, וצריך מספר וואטסאפ עסקי משלכם מחובר.
- אפשר לבדוק אותה לפני שלקוחות מדברים איתה?
- כן, וזה מומלץ. בעמוד שלה יש "נסו אותה" - התכתבות אמיתית מול הנתונים האמיתיים של העסק, עם אותו מודל. שיחות הניסיון האלה לא נספרות במכסה החודשית שלכם.
- מתי היא מעבירה את השיחה לצוות?
- כשהיא לא יודעת, כשהלקוח/ה מבקש/ת נציג, וכשהשיחה מתארכת מעבר למספר ההודעות שקבעתם בהגדרות שלה. אפשר גם לבטל את ההעברה לפי אורך לגמרי. בכל מקרה ההעברה כוללת את כל השיחה, ואתם מקבלים התראה.
- איך נספרות השיחות שאני משלם/ת עליהן?
- ההסבר המלא נמצא בתוך המערכת, בבלוק "איך נספרות השיחות" בהגדרות של אלה ובעמוד התוסף. הוא מוצג שם מול הערכים השמורים שלכם, ולכן הוא תמיד מעודכן - בניגוד למדריך.
- צריך מסלול פעיל?
- כן. אלה היא תוסף בתשלום ולא מוצר עצמאי: היא דורשת מסלול פעיל של BookedUp, והמחיר שלה מתווסף למסלול. בלי מסלול פעיל לא ניתן להחזיק את התוסף. סעיף 17 בתנאי השימוש.
רוצים לראות מה אלה עושה לפני שמפעילים?
לעמוד של אלה