עוד מדריכים בנושא "מעבר ל-BookedUp"
מעבר ממערכת זימון תורים ל-BookedUp בשבוע
מעבר ממערכת קיימת לא חייב להיות פרויקט של חודש. זה הסדר שעובד לרוב העסקים: יום או יומיים לכל שלב, והמערכת הישנה ממשיכה לעבוד עד שבדקתם שהחדשה מוכנה.
איפה זה נמצא
- כל ההגדרות נמצאות בדשבורד בכתובת business.bookedup.co.il, בתפריט הצד: "לקוחות", "שירותים וחבילות", "שעות פעילות", "צוות", "פרופיל עסק", "אינטגרציות" ו"התראות".
- הפרסום עצמו נעשה מכרטיס ההפעלה בעמוד "סקירה".
מה צריך
- ייצוא של רשימת הלקוחות מהמערכת הישנה, בדרך כלל כקובץ Excel או CSV. אם אין כפתור ייצוא, בקשו אותו מהתמיכה שלהם.
- רשימת השירותים שלכם עם משך ומחיר, ומי מהצוות מבצע כל אחד מהם.
- אם תגבו תשלומים: חשבון אצל ספק סליקה וחשבוניות, ואת סטטוס המע״מ של העסק.
אל תכבו את המערכת הישנה ביום הראשון
עד היום השישי הלקוחות ממשיכים לקבוע תורים כרגיל במערכת הקיימת. כל השלבים שלפני הפרסום נעשים ברקע, ואף לקוח/ה לא רואה אותם.
- 1
מעבירים את רשימת הלקוחות
ימים 1-2מתחילים מהנתונים, כי בלעדיהם מתחילים מאפס. מגיעים ממערכת זימון תורים כמו קלמארק, פינק או פלאני? בדף המעבר של כל אחת מהן מוסבר איך הצוות שלנו מעביר בשבילכם את הלקוחות וההיסטוריה. מגיעים מ-iCount, מ-Morning או מעדי מובייל? לכל אחת יש מדריך ייבוא מקובץ מבנה אחיד, שמעביר את הלקוחות, המסמכים והמספור. בכל מקרה אחר מוסיפים לקוחות בעמוד "לקוחות", ולקוח/ה שקובע/ת תור דרך הקישור שלכם מתווסף/ת לרשימה לבד.
- 2
מגדירים שירותים, שעות וצוות
יום 3בעמוד "שירותים וחבילות" מוסיפים כל שירות פעם אחת: "שם השירות", "משך (דקות)" ו"מחיר (₪)". המחיר הוא הסופי שהלקוחות רואים, כולל מע״מ. בעמוד "שעות פעילות" מגדירים את חלונות הזמן לכל יום ושומרים. אם יש צוות, מוסיפים אותם בעמוד "צוות", ובכל שירות בוחרים במקטע "מי מבצע את השירות" את כל אנשי הצוות או רק חלק מהם. מי שעובד/ת בשעות אחרות מקבל/ת "שעות אישיות" במקטע "שעות עבודה" בעמוד שלו/ה. טיפ: אל תנסו להעתיק כל הגדרה שהייתה במערכת הישנה. מעט הגדרות מכסות את רוב התורים, ואת השאר אפשר להוסיף אחר כך.
- 3
מחליטים על תשלומים ומקדמות
יום 4אם אתם לא גובים היום, אפשר לדלג לשלב הבא ולחזור לכאן אחר כך. אם כן: ב"פרופיל עסק", בלשונית "תשלומים", מסמנים את סטטוס המע״מ וכותבים תנאי תשלום. ב"אינטגרציות" מחברים את ספק הסליקה והחשבוניות: ב-iCount מדביקים טוקן API, וב-Green Invoice זוג של מפתח וסוד. סוג המסמך שהלקוח/ה מקבל/ת נקבע לפי סטטוס המע״מ, לא לפי בחירה. אחר כך, בכל שירות, פותחים "הגדרות מתקדמות" ובוחרים ב"מדיניות מקדמה": ללא מקדמה, אחוז מהמחיר, סכום קבוע או תשלום מלא מראש. אם מקדמה חדשה אצלכם, התחילו במקדמה צנועה. קל יותר להעלות אותה אחר כך מאשר לשכנע לקוחות שהתרגלו לסכום גבוה.
- 4
מפעילים תזכורות
יום 5בעמוד "התראות", בלשונית "הודעות ללקוחות", בקטע "תזכורות לפני התור" בוחרים מתי הלקוחות מקבלים תזכורת: שבוע, יום או שעתיים לפני התור. כל מתג נשמר מיד. אם לא בוחרים אף מועד, נשלחת תזכורת אחת 24 שעות לפני התור.
- 5
בודקים כמו לקוח/ה
ימים 5-6לפני שמשהו עולה לאוויר, קובעים תור ניסיון בעצמכם, מהטלפון שלכם, כמו לקוח/ה. אם הגדרתם מקדמה, שלמו אותה, בטלו את התור ובדקו שההחזר מתנהג לפי המדיניות שקבעתם. קבעו תור נוסף קצת יותר מיום קדימה כדי לוודא שהתזכורת מגיעה. ואם אפשר, בקשו מלקוח/ה קרוב/ה לעבור את התהליך ולספר לכם מה היה לא ברור.
- 6
מפרסמים ומחליפים את הקישור
יום 6בעמוד "סקירה", בכרטיס ההפעלה, לוחצים "פרסמו עכשיו", ואז "העתיקו קישור". את הקישור החדש שמים בכל מקום שבו היה הישן: באתר העסק, בפרופיל ה-Instagram, בתשובה האוטומטית ובסטטוס של ה-WhatsApp ובגוגל. את הקישור הישן השאירו פעיל עוד יום או יומיים, כדי לתפוס לקוחות ששמרו אותו.
- 7
מודיעים ללקוחות וסוגרים את הישנה
יום 7ספרו ללקוחות שעברתם ושלחו את הקישור החדש, בערוצים שכבר יש לכם: הודעה אחרונה מהמערכת הישנה, WhatsApp, רשתות חברתיות ושלט בעסק. ציינו שמעכשיו התזכורות יגיעו מהמערכת החדשה. אם המערכת הישנה גובה מנוי, בטלו אותו לפני החיוב הבא, והשאירו גישה לקריאה בלבד חודש או חודשיים למקרה שתצטרכו לבדוק תור ישן.
אחרי המעבר
בשבוע הראשון יהיו לקוחות שעוד לא הבינו את החוויה החדשה. היו זמינים לענות, ושאלה שחוזרת על עצמה היא סימן לעדכן את ההסבר באתר או בתיאור העסק. אחרי שבועיים-שלושה, כשהמערכת כבר מרגישה טבעית, זה הזמן להפעיל יכולות נוספות, אחת בכל פעם: שאלונים לפני תור, סנכרון עם יומן גוגל ותזכורות במועדים משלכם.
שאלות נפוצות
- למה שבוע ולא שעה?
- עסק חדש לגמרי באמת יכול להתחיל תוך שעה. עסק שכבר עובד מגיע עם רשימת לקוחות, היסטוריה, צוות ותורים שנקבעו קדימה, והמטרה היא להעביר את כל זה בלי לעצור את העבודה השוטפת. שבוע נותן יום או יומיים לכל שלב, ומשאיר את המערכת הישנה פעילה עד שבדקתם שהכל עובד.
- איך מעבירים את רשימת הלקוחות?
- תלוי מאיפה אתם מגיעים. אם אתם עוברים ממערכת זימון תורים כמו קלמארק, פינק או פלאני, בדף המעבר של כל אחת מהן מוסבר איך הצוות שלנו מעביר בשבילכם את הלקוחות וההיסטוריה. אם אתם עוברים ממערכת חשבוניות כמו iCount, Morning או עדי מובייל, יש מדריך ייבוא מקובץ מבנה אחיד לכל אחת מהן. בכל מקרה אחר אפשר להוסיף לקוחות בעמוד "לקוחות", ולקוח/ה שקובע/ת תור דרך הקישור שלכם נוסף/ה לרשימה לבד.
- אפשר לשלוח SMS לכל הלקוחות הישנים שעברנו?
- לא דרך הקמפיינים. קמפיין נשלח רק ללקוחות שקבעו אצלכם תור ב-BookedUp ואישרו בעצמם קבלת הודעות שיווקיות, ואת ההסכמה הזאת אי אפשר לסמן מצד העסק. את ההודעה על המעבר שלחו בערוצים שכבר יש לכם: הודעה אחרונה מהמערכת הישנה, סטטוס ב-WhatsApp, פוסט ב-Instagram ושלט בעסק.
- אני חייב/ת לגבות מקדמות כדי לעבור?
- לא. מקדמה היא הגדרה של כל שירות, ו"ללא מקדמה" היא אחת האפשרויות. אם אתם לא גובים היום, אפשר לעבור קודם ולהוסיף מקדמות אחר כך, כשהמערכת כבר מרגישה טבעית.
- אני בוחר/ת אילו מסמכים יופקו על תשלום?
- לא, וזה מכוון. סוג המסמך נקבע לפי סטטוס המע״מ שהגדרתם: עוסק מורשה מקבל "חשבונית מס קבלה" ועוסק פטור מקבל "קבלה". מה שאתם בוחרים הוא אם לגבות בכלל, ובאיזו מדיניות מקדמה לכל שירות.
- כמה זמן להשאיר את המערכת הישנה?
- את הקישור הישן השאירו פעיל עוד יום או יומיים אחרי שפרסמתם את החדש, כדי לתפוס לקוחות ששמרו אותו או שקיבלו אותו מחבר/ה. את החשבון עצמו כדאי להשאיר לקריאה בלבד חודש או חודשיים, למקרה שתצטרכו לבדוק תור ישן, ולבטל את המנוי לפני החיוב הבא.
- כמה זה עולה?
- המסלולים, תקופת הניסיון ומה שכלול בכל מסלול מופיעים בעמוד המחירון. שם גם המידע המעודכן על הצעות מעבר ממערכות אחרות.