עוד מדריכים בנושא "מעבר ל-BookedUp"
מעבר מ-iCount ל-BookedUp
עוברים מ-iCount? מפיקים קובץ אחד, מעלים אותו ל-BookedUp, והלקוחות, פרטי העסק והמשך המספור עוברים איתכם. שימו לב להבדל אחד: ב-iCount הקובץ לא יורד מיד אלא מגיע אליכם במייל.
לפני שמתחילים
- גישה לחשבון ה-iCount שלכם, כדי להפיק את הקובץ.
- גישה לתיבת המייל שרשומה ב-iCount - לשם נשלח הקובץ.
- חשבון BookedUp פעיל עם תוסף החשבוניות.
- הרשאת בעל/ת עסק. איש/ת צוות לא יכול/ה לייבא.
שלב א׳: מפיקים את הקובץ ב-iCount
- 1
נכנסים ליבוא ויצוא
ב-iCount, מהתפריט: "מערכת" ← "יבוא ויצוא" ← "יצוא במבנה אחיד".
- 2
מרחיבים את טווח התאריכים ומפעילים
אל תדלגוהמסך פותח כברירת מחדל את היום הנוכחי בלבד. הרחיבו את טווח התאריכים (מסומן 1) - כמה שנים אחורה עד היום, אחרת הקובץ יצא ריק - ואז לחצו "יצר קבצים במבנה אחיד" (מסומן 2).
- 3
מחכים למייל
iCount מכין את הקובץ ברקע ושולח אותו למייל, בדרך כלל תוך כמה דקות. לא צריך להשאיר את המסך פתוח.
- 4
מורידים מהמייל ושומרים
במייל מ-iCount לוחצים על כפתור "הורדה" ושומרים את קובץ ה-ZIP למחשב. הקישור תקף לשבוע.
המייל הזה פרטי - אל תעבירו אותו
קישור ההורדה שב-iCount שולח פתוח וללא סיסמה, והקובץ שמאחוריו הוא כל רשימת הלקוחות שלכם וכל המסמכים בתקופה. אל תעבירו את המייל לאף אחד, והורידו את הקובץ ומחקו את המייל אחרי שסיימתם לייבא.
שלב ב׳: מייבאים ל-BookedUp
- 5
פותחים את אשף הייבוא
בדשבורד של BookedUp, נכנסים ל"הגדרות מסמכים" ואז ללשונית "מספור". באשף לוחצים "בחרו קובץ" (מסומן) ומעלים את קובץ ה-ZIP.
- 6
עוברים על מה שנכנס ומאשרים
האשף מראה כמה לקוחות, כמה מסמכים, ומאיזה מספר כל סדרה תמשיך - לפני שמשהו נשמר.
- 7
משלימים את סוג העוסק
קובץ מבנה אחיד לא נושא את סוג העוסק שלכם (מורשה או פטור). תשלימו אותו פעם אחת, וזהו.
מה עובר, ומה נשאר במקום
- עובר: רשימת הלקוחות (שם, מזהה, וגם טלפון, כתובת ומייל אם קיימים בקובץ), פרטי העסק, והמשך המספור מהמספר הבא בכל סדרה.
- נשאר ב-iCount: המסמכים שכבר הפקתם. הם מדווחים לרשות המסים ממילא ולא מופקים מחדש.
- מגדירים ב-BookedUp: השירותים והמחירים, כדי שתוכלו להוסיף להם גם משך זמן ומקדמה ולקבוע עליהם תור.
שאלות נפוצות
- הפעלתי את הייצוא ולא ירד שום קובץ. מה קרה?
- זה תקין. בניגוד למערכות אחרות, iCount לא מוריד את הקובץ מיד - הוא מכין אותו ברקע ושולח לכם אותו במייל, בדרך כלל תוך כמה דקות. חפשו מייל מ-iCount עם כפתור "הורדה", ומשם תורידו את הקובץ למחשב.
- הקישור במייל תקף לכמה זמן?
- שבוע. iCount עצמו ממליץ להוריד את הקובץ ולשמור אותו מקומית. אם הקישור פג, פשוט מפעילים את הייצוא שוב.
- המספור ימשיך מאיפה שאני נמצא ב-iCount?
- כן. הייבוא מזהה את המספר הגבוה ביותר בכל סוג מסמך ופותח את BookedUp מהמספר הבא. אתם רואים ומאשרים את המספרים לפני שמשהו נשמר.
- ייצאתי אבל הקובץ נראה ריק או שהתקבלה שגיאה. למה?
- הכי סביר שטווח התאריכים לא הורחב. מסך הייצוא ב-iCount פותח כברירת מחדל את היום הנוכחי בלבד, וקובץ של יום אחד לרוב לא מכיל מסמכים. הרחיבו את הטווח לכמה שנים אחורה והפיקו שוב.