עוד מדריכים בנושא "מעבר ל-BookedUp"
מעבר מ-עדי מובייל ל-BookedUp
עוברים מ-עדי מובייל? אין צורך להקליד מחדש את רשימת התלמידים או להתחיל את מספור החשבוניות מאפס. מוציאים דוח אחד מ-עדי מובייל, מעלים אותו ל-BookedUp, והתלמידים, פרטי העסק והמשך המספור עוברים איתכם. המדריך כתוב לבתי ספר לנהיגה, כי זה בדיוק המעבר שבנינו עבורו.
לפני שמתחילים
- גישה לחשבון עדי מובייל שלכם, מהאפליקציה או מהדפדפן.
- חשבון BookedUp פעיל עם תוסף החשבוניות.
- הרשאת בעל/ת עסק. איש/ת צוות לא יכול/ה לייבא.
- כמה דקות. הייבוא עצמו מהיר, אבל כדאי לעבור על מה שנכנס.
בדפדפן זה קצת יותר נוח
רוב מורי הנהיגה עובדים באפליקציה של עדי מובייל, ואפשר להפיק את הדוח גם משם. אנחנו ממליצים על הדפדפן כי המסך גדול יותר, קל יותר לבחור טווח תאריכים, והקובץ פשוט יורד למחשב - משם קל להעלות אותו ל-BookedUp. לחצו על הקישור והתחברו עם אותם פרטים שאתם משתמשים בהם באפליקציה:
adimobile.co.il/mobile2/#/home-accounting/reports-interface/bookkeepingשלב א׳: מוציאים את הדוח מ-עדי מובייל
- 1
נכנסים ללשונית הנהלת חשבונות בדפדפן
בגרסת הווב של עדי מובייל, פותחים את "הנהלת חשבונות" - זו הלשונית שנפתחת כברירת מחדל.
- 2
בוחרים בדוח האחיד
גוללים לסוף רשימת הדוחות ובוחרים ב"דוח אחיד" (מתואר "דוח אחיד עבור רשויות מס הכנסה"). זה הדוח האחרון ברשימה.
- 3
מרחיבים את התאריכים לכמה שנים
אל תדלגוזה השלב הכי חשוב. הדוח פותח כברירת מחדל את החודש הנוכחי בלבד, וקובץ של חודש אחד יביא רק את התלמידים שחויבו באותו חודש. קבעו תאריך התחלה מוקדם - כמה שנים אחורה (מסומן 1) - ותאריך סיום של היום (מסומן 2), ואז לחצו על הפקת הדוח (מסומן 3).
- 4
לוחצים "הפק דו"ח" ואז "פתח דוח"
אחרי הפקת הדוח תופיע חלונית "בחר שיטת ייצור דוח". בוחרים "פתח דוח" (מסומן). מיד יירד למחשב קובץ בשם DOH_AHID.zip. שם הקובץ שונה ממערכות אחרות, אבל זה הקובץ הנכון - אין צורך לפתוח אותו.
שלב ב׳: מייבאים ל-BookedUp
- 5
פותחים את אשף הייבוא
בדשבורד של BookedUp, נכנסים ל"הגדרות מסמכים" ואז ללשונית "מספור". שם נמצא הכפתור לייבוא נתונים ממערכת קודמת. באשף לוחצים "בחרו קובץ" (מסומן) ומעלים את קובץ ה-DOH_AHID.zip כמו שהוא.
- 6
עוברים על מה שנכנס, שלב אחר שלב
האשף מראה לכם בדיוק מה נמצא בקובץ לפני שמשהו נשמר: כמה תלמידים, ומאיזה מספר כל סדרת מסמכים תמשיך. אתם מאשרים כל שלב, ויכולים לבטל תלמיד/ה בודד/ת או לשנות מספר פתיחה.
- 7
משלימים את מה שהקובץ לא נושא
הדוח האחיד לא כולל את סוג העוסק שלכם (עוסק מורשה או פטור) ובדרך כלל גם לא את כתובת העסק המלאה. תתבקשו להשלים אותם פעם אחת - זה נדרש כדי שהמסמכים שתפיקו יהיו תקינים.
למורי נהיגה: השיעור שלכם כבר מחכה
אחרי הייבוא, כשמפעילים את מצב מורי הנהיגה ב-BookedUp, המערכת מגדירה אוטומטית "שיעור נהיגה" של 40 דקות - משך השיעור המינימלי שמורה מאשר בחתימה על כרטיס התלמיד/ה. אתם רק קובעים את המחיר. גם כרטיס התלמיד/ה הדיגיטלי, ספירת השיעורים והחתימה הכפולה מחכים שם, מוכנים לתלמידים שייבאתם.
מה עובר, ומה נשאר במקום
- עובר - תלמידים: שם ותעודת זהות. טלפון וכתובת בדרך כלל חסרים בעדי מובייל, וזה בסדר - התלמיד/ה נשמר/ת לפי תעודת הזהות ואפשר להוסיף פרטים אחר כך.
- עובר - מספור: כל סדרה ממשיכה מהמספר הבא אחרי הגבוה ביותר שהיה לכם.
- עובר - פרטי עסק: שם ומספר עוסק. את סוג העוסק והכתובת תשלימו פעם אחת.
- נשאר בעדי מובייל - המסמכים הישנים: החשבוניות והקבלות שכבר הפקתם נשארות שם ומדווחות לרשות המסים ממילא. הן לא מופקות מחדש.
- מגדירים ב-BookedUp - השירותים והמחירים: "שיעור נהיגה" והמחיר נקבעים במצב מורי הנהיגה, לא מיובאים מהקובץ.
שאלות נפוצות
- התלמידים שלי בלי מספר טלפון ב-עדי מובייל. הם ייובאו?
- כן. בבתי ספר לנהיגה רוב התלמידים רשומים בעדי מובייל עם שם ותעודת זהות אבל בלי טלפון, ו-BookedUp מייבא אותם ככה - כל תלמיד/ה נשמר/ת לפי תעודת הזהות, גם בלי טלפון. מתי שתרצו להוסיף מספר, פשוט תערכו את כרטיס התלמיד/ה. אין מצב שבו רק חלק מהתלמידים ייובאו כי לחלק אין טלפון.
- המספור של המסמכים ימשיך מאיפה שהפסקתי?
- כן, וזו כל המטרה. הייבוא קורא את המסמכים שכבר הפקתם בעדי מובייל, מזהה את המספר הגבוה ביותר בכל סדרה, ופותח את BookedUp מהמספר הבא. אם החשבונית האחרונה שלכם הייתה 2897, המסמך הראשון שתפיקו כאן יהיה 2898. אתם רואים ומאשרים את המספרים לפני שמשהו נשמר.
- החשבוניות והקבלות הישנות שלי יעברו ל-BookedUp?
- לא, וזה נכון לכל מעבר בין מערכות. המסמכים שכבר הפקתם נשארים בחשבון עדי מובייל שלכם ומדווחים ממילא לרשות המסים - אין צורך ואי אפשר להפיק אותם מחדש. מה שעובר הוא רשימת התלמידים, פרטי העסק, והמשך המספור, כדי שתמשיכו מאיפה שהפסקתם בלי כפילויות.
- איפה מגדירים את "שיעור נהיגה" ואת המחיר שלו?
- זה נעשה ב-BookedUp, לא מיובא מהקובץ - הדוח האחיד לא שומר כמה זמן שיעור אורך או כמה הוא עולה. הבשורה: כשמפעילים את מצב מורי הנהיגה, BookedUp כבר מגדיר "שיעור נהיגה" של 40 דקות, ואתם רק קובעים את המחיר. גם כרטיס התלמיד/ה הדיגיטלי, ספירת השיעורים והחתימה הכפולה מגיעים עם המצב.
- כמה שנים אחורה כדאי לייצא?
- כמה שיותר. הדוח בעדי מובייל פותח כברירת מחדל את החודש הנוכחי בלבד, וזו טעות שקל לפספס: קובץ של חודש אחד מביא רק את התלמידים שחויבו באותו חודש. הרחיבו את התאריכים לכמה שנים אחורה כדי להביא את כל רשימת התלמידים ואת כל המסמכים.
- הייבוא ימחק לי משהו בעדי מובייל?
- לא. הייבוא רק קורא את הקובץ שהורדתם - הוא לא מתחבר לחשבון עדי מובייל שלכם ולא נוגע בו. החשבון שלכם שם נשאר כפי שהוא, ואתם יכולים לייבא, לבדוק, ולייבא שוב בלי חשש.