עוד מדריכים בנושא "מעבר ל-BookedUp"
מעבר מ-Morning ל-BookedUp
עוברים מ-Morning (חשבונית ירוקה)? מוציאים קובץ אחד, מעלים אותו ל-BookedUp, והלקוחות, פרטי העסק והמשך המספור עוברים איתכם. הייבוא רק קורא את הקובץ - הוא לא נוגע בחשבון ה-Morning שלכם.
לפני שמתחילים
- גישה לחשבון ה-Morning שלכם, כדי להפיק את הקובץ.
- חשבון BookedUp פעיל עם תוסף החשבוניות.
- הרשאת בעל/ת עסק. איש/ת צוות לא יכול/ה לייבא.
שלב א׳: מוציאים את הקובץ מ-Morning
- 1
נכנסים לדוחות לרשויות
ב-Morning, מהתפריט: "ניהול שוטף" ← "דוחות" ← "דוחות לרשויות" ← "מבנה קבצים אחיד".
- 2
בוחרים טווח תאריכים רחב ומפיקים
בחלונית שנפתחת, קבעו "לתקופה" תאריך התחלה מוקדם - כמה שנים אחורה (מסומן 1) - כדי להביא את כל הלקוחות ואת כל המסמכים ולא רק תקופה אחת. את "דוח לפי לקוח" השאירו ריק כדי לכלול את כולם. ואז לחצו "הפקת הדוח" (מסומן 2).
- 3
הקובץ יורד לדפדפן
Morning מייצר קובץ מבנה אחיד ומוריד אותו לדפדפן כקובץ ZIP. זה הקובץ שנעלה ל-BookedUp - אין צורך לפתוח אותו.
שלב ב׳: מייבאים ל-BookedUp
- 4
פותחים את אשף הייבוא
בדשבורד של BookedUp, נכנסים ל"הגדרות מסמכים" ואז ללשונית "מספור". באשף לוחצים "בחרו קובץ" (מסומן) ומעלים את קובץ ה-ZIP.
- 5
עוברים על מה שנכנס ומאשרים
האשף מראה כמה לקוחות, כמה מסמכים, ומאיזה מספר כל סדרה תמשיך - לפני שמשהו נשמר. אתם מאשרים כל שלב.
- 6
משלימים את סוג העוסק
קובץ מבנה אחיד לא נושא את סוג העוסק שלכם (מורשה או פטור). תתבקשו להשלים אותו פעם אחת - זה נדרש כדי שהמסמכים שתפיקו יהיו תקינים.
מה עובר, ומה נשאר במקום
- עובר: רשימת הלקוחות (שם, מזהה, וגם טלפון, כתובת ומייל אם קיימים בקובץ), פרטי העסק, והמשך המספור מהמספר הבא בכל סדרה.
- נשאר ב-Morning: המסמכים שכבר הפקתם. הם מדווחים לרשות המסים ממילא ולא מופקים מחדש.
- מגדירים ב-BookedUp: השירותים והמחירים. כך אפשר להוסיף להם גם משך זמן ומקדמה - מה שהופך אותם לשירות שאפשר לקבוע עליו תור.
שאלות נפוצות
- המספור של החשבוניות ימשיך מאיפה שאני נמצא ב-Morning?
- כן. הייבוא קורא את המסמכים שהפקתם ב-Morning, מזהה את המספר הגבוה ביותר בכל סוג מסמך, ופותח את BookedUp מהמספר הבא. אתם רואים ומאשרים את המספרים לפני שמשהו נשמר, כך שאין קפיצות ואין כפילויות.
- הלקוחות שלי יעברו עם כל הפרטים?
- שם ותעודת זהות או ח.פ עוברים, ואיתם כתובת ומייל אם הם קיימים בקובץ. טלפון עובר כשהוא קיים. לקוח בלי טלפון עדיין מיובא - הוא נשמר לפי המזהה שלו, ותוכלו להשלים פרטים בכל עת.
- הייבוא ינגע בחשבון ה-Morning שלי?
- לא. הייבוא קורא את הקובץ שהורדתם בלבד. הוא לא מתחבר ל-Morning ולא משנה שם כלום. החשבון שלכם שם נשאר פעיל, ואתם יכולים לייבא ולבדוק בלי חשש.
- איזה קובץ בדיוק צריך? יש הרבה דוחות ב-Morning.
- צריך את קובץ "מבנה אחיד" (הקובץ שמיועד לרשויות המס), לא דוח הכנסות רגיל או קובץ אקסל. הוא מגיע כקובץ ZIP. דוח PDF או אקסל לא יתאימו לייבוא - אם העליתם את הקובץ הלא נכון, נגיד לכם.
- המסמכים והמחירון הישנים שלי יעברו?
- המסמכים שכבר הפקתם נשארים בחשבון ה-Morning שלכם ומדווחים לרשות המסים ממילא - אין צורך ואי אפשר להפיק אותם מחדש. מה שעובר הוא הלקוחות, פרטי העסק, והמשך המספור. את השירותים והמחירים מגדירים ב-BookedUp - זה מהיר, ומאפשר להגדיר גם משך זמן ומקדמה לכל שירות, דברים שקובץ החשבונאות לא נושא.