איך בוחרים תוכנה להפקת חשבוניות: רשימת בדיקה לעסק קטן (2026)

כשבוחרים תוכנה להפקת חשבוניות, השאלה הראשונה היא לא כמה היא עולה או כמה היא יפה, אלא האם היא עומדת בכללים של רשות המסים. תוכנה שמפיקה מסמכים לעסקים אחרים חייבת ברוב המקרים להיות רשומה במרשם התוכנות של רשות המסים, ותעודת הרישום שלה צריכה להיות בתוקף.^[1][2] אחרי זה באים המספור, מספרי ההקצאה, השליחה במייל, השמירה לאורך שנים והגישה של רו״ח. הנה כל מה שכדאי לבדוק, לפי הסדר.

רשימת הבדיקה בקצרה

• התוכנה רשומה במרשם התוכנות של רשות המסים, ותעודת הרישום בתוקף.
• מסמך שהופק לא נמחק ולא נערך. תיקון נעשה במסמך נוסף.
• המספור עוקב, לכל סוג מסמך, בלי מספר כפול באותה שנת מס.
• התוכנה מבקשת מספרי הקצאה מרשות המסים, אם יש לכם לקוחות עסקיים.
• מסמך שנשלח במייל או בקישור יוצא כ"מסמך ממוחשב", חתום ומסומן.
• אפשר להפיק ממנה קובץ במבנה אחיד.
• יש גישה למסמכים לכל תקופת השמירה, וגיבוי מסודר.
• רו״ח או מנהל החשבונות יכולים לראות את המסמכים בלי שתשלחו להם קבצים כל חודש.
• היא מפיקה את סוגי המסמכים שמתאימים לסוג העוסק שלכם.

1. האם תוכנה להפקת חשבוניות רשומה ברשות המסים?

לפי רשות המסים, יצרנים של תוכנות לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת, שמיועדות למכירה, להשכרה או לשימוש של אחרים, חייבים לבקש לרשום אותן. זה כולל גם תוכנה שניתנת לשימוש בחינם.^[1] ההגדרה רחבה: תוכנות שכוללות הפקת מסמכים, ניהול מלאי או הנהלת חשבונות, או רק חלק מאלה, חייבות לרוב ברישום.^[2]

זה לא רק עניין של התוכנה. לפי הוראות ניהול הספרים, מערכת חשבונות שמנוהלת בתוכנה שחייבת רישום נחשבת "מערכת חשבונות ממוחשבת" רק אם התוכנה אכן נרשמה.^[3] במילים אחרות, הספרים שלכם נשענים על הרישום של התוכנה.

1. 1

   נכנסים למרשם התוכנות של רשות המסים

   השירות פתוח לכל אחד ובלי עלות.^[2]

2. 2

   מחפשים את התוכנה

   אפשר לחפש לפי שם התוכנה, שם בית התוכנה או מספר ישות.^[2]

3. 3

   בודקים את התוקף

   תחת "תוקף אישור" מופיע התאריך שבו פג תוקף תעודת הרישום. אפשר גם לחפש רק תוכנות שהתעודה שלהן בתוקף.^[2]

2. אפשר למחוק או לערוך חשבונית שכבר הופקה?

התשובה הנכונה היא לא. לפי הוראות ניהול הספרים, במערכת חשבונות ממוחשבת אין לתקן או לשנות מסמך שהעסק הפיק אלא באמצעות מסמך נוסף.^[3] ההוראות מגדירות גם "קובץ קבוע": קובץ שאי אפשר למחוק בו רשומה, והרשומות בו ממוספרות אוטומטית במספור עוקב שנשמר לאורך כל שנת המס.^[3]

בפועל, בקשו לראות מה קורה כשרוצים לבטל קבלה או חשבונית. תוכנה תקינה תפיק מסמך מתקן, כמו חשבונית זיכוי, ולא תציע כפתור "מחק". אם המסמך נעלם מהרשימה, זה סימן אזהרה.

3. המספור: עוקב, לכל סוג מסמך בנפרד

ההוראות קובעות שהמספור ישמור על רצף המספרים העוקבים, ושמספר לא יחזור על עצמו בשנת מס אחת.^[3] לחשבוניות מס יש סדרה משלהן, לקבלות סדרה משלהן, ולחשבוניות זיכוי סדרה משלהן. אם אתם עוברים מתוכנה אחרת, בדקו שאפשר להגדיר בתוכנה החדשה מאיזה מספר כל סדרה ממשיכה, לפני המסמך הראשון.

4. מספרי הקצאה מתוך התוכנה

במודל "חשבוניות ישראל", מספר הקצאה הוא תנאי לכך שלקוח עסקי יוכל לקזז את המע״מ שבחשבונית. את המספר מבקש מי שמפיק את החשבונית: מתוכנה רשומה בממשק ישיר, או דרך היישום של רשות המסים.^[4] לכן אם אתם מוכרים גם לעסקים, אתם רוצים שהתוכנה תבקש את המספר בעצמה, בזמן ההפקה, ולא שתצטרכו להיכנס ליישום נפרד על כל חשבונית.

החובה חלה כשמתקיימים ארבעה תנאים יחד: הסכום לפני מע״מ עולה על הסף, הלקוח הוא עוסק מורשה, הלקוח ביקש מספר, והחשבונית כוללת מע״מ.^[4]

שאלות שכדאי לשאול: האם התוכנה מבקשת את המספר אוטומטית כשהוא נדרש? מה רואים כשהמספר מתעכב או לא ניתן? ואיך מחברים אותה לחשבון שלכם ברשות המסים? את כל הכללים של מספרי ההקצאה פירטנו במדריך נפרד.

5. שליחה במייל או בקישור: מה זה "מסמך ממוחשב"

רוב העסקים כבר לא מדפיסים קבלות. ההוראות מאפשרות לשלוח במחשב קבלה, חשבונית, חשבונית מס והודעת זיכוי, בתנאי שהם נשלחים כמסמך ממוחשב: המילים "מסמך ממוחשב" כתובות עליו בצורה בולטת, והוא נוצר אוטומטית מתוך המערכת בלי הקלדה נוספת.^[3] מסמך ממוחשב צריך להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת של מי שהפיק אותו.^[3]

יש עוד שני כללים שהתוכנה צריכה לעזור לכם לעמוד בהם. המסמך הממוחשב נשלח רק למי שהסכים, בכתב או באופן ממוחשב, לקבל מכם מסמכים כאלה, והעסק שומר את ההסכמה הזו כחלק ממערכת החשבונות.^[3] ומסמך ממוחשב חתום שנשלח או התקבל נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים, כחלק ממערכת החשבונות.^[3]

6. קובץ במבנה אחיד

כדי שתוכנה תירשם, רשות המסים דורשת שיהיה בה רכיב שמפיק קבצים במבנה אחיד, לפי ההוראות של הרשות.^[1] זה הקובץ שמרכז את המסמכים שהפקתם בפורמט אחד. ודאו שאתם יודעים להפיק אותו בעצמכם: הוא שימושי כשרו״ח מבקש את הנתונים, וכשתרצו יום אחד לעבור לתוכנה אחרת.

7. שמירה לשבע שנים, וגיבוי

את מערכת החשבונות שומרים שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדו״ח לאותה שנה, לפי המאוחר.^[3][5] במערכת ממוחשבת ההוראות דורשות גם גיבוי בשבוע הראשון של כל רבעון, במקום אחר מזה שבו המערכת מוחזקת, ושאפשר יהיה להפיק ממנה פלט מודפס או פלט למסך.^[3]

תוכנה בענן היא דרך נוחה לעמוד בזה, אבל היא מעלה שאלה שחשוב לשאול לפני שמתחילים: מה קורה למסמכים אם תפסיקו להשתמש בה? בדקו שאפשר להוריד את כל המסמכים ואת הקובץ במבנה האחיד לכל התקופה, ושיש לכם גישה אליהם גם אחרי שעזבתם.

8. גישה לרו״ח

מי שמנהל לכם את הספרים צריך לראות את המסמכים ואת הדוחות. אם בכל סוף חודש אתם מייצאים קבצים ושולחים אותם במייל, זו עבודה שאפשר לחסוך. שאלו אם אפשר לתת לרו״ח או למנהל החשבונות גישה משלהם, לקריאה בלבד, כך שהם רואים את המסמכים ולא יכולים להפיק או לבטל מסמך בשמכם.

9. המסמכים שאתם באמת צריכים

עוסק פטור ועוסק מורשה לא מפיקים את אותם מסמכים, ותוכנה טובה לא תציע לכם מסמך שאתם לא רשאים להפיק. בדקו שהיא מפיקה בדיוק את הסוגים שמתאימים לכם, ושהמעבר מפטור למורשה, אם יקרה, לא מחייב להחליף תוכנה. את ההבדלים בין המסמכים פירטנו במדריך על עוסק פטור ועוסק מורשה.

דוגמה: מאמנת כושר בוחרת תוכנה

ואיפה BookedUp נכנס

BookedUp מפיק קבלות וחשבוניות מס בעצמו, כתוכנה רשומה ברשות המסים, ישר מתוך תיק הלקוח, באותו מקום שבו נמצאים הלקוחות, התשלומים, החוזים והתורים. את כל הסעיפים ברשימה הזו אפשר לבדוק גם אצלנו, כולל במרשם. כל הפרטים בדף המסמכים.