תזכורות אוטומטיות לתור: למה כדאי להפעיל אותן ומה לכתוב בהן
בקצרה
- סקירה שיטתית של ניסויים מבוקרים מצאה שתזכורת בהודעה לנייד מעלה את שיעור ההגעה לתורים, בהשוואה למצב בלי תזכורת.
- שלחו את התזכורת מספיק זמן מראש כדי שלקוח/ה שלא יכול/ה להגיע יבטל/תבטל בזמן, וקרוב מספיק כדי שלא ישכחו.
- תזכורת טובה כוללת שם, שירות, תאריך ושעה, שם העסק ודרך לאשר או לבטל בלחיצה.
- השאירו את התזכורת נקייה ממבצעים: חוק התקשורת אוסר לשלוח דבר פרסומת בהודעה אלקטרונית או בהודעת מסר קצר.
תזכורת אוטומטית לפני התור היא הדרך הפשוטה ביותר לצמצם אי-הגעות. מה המחקר אומר, מתי לשלוח, מה לכתוב, ואיפה עובר הגבול בין תזכורת להודעת פרסומת.
תזכורות אוטומטיות לתור הן הצעד הראשון שכדאי לעשות נגד אי-הגעות: הן לא דורשות מכם כלום אחרי שהפעלתם אותן, והן נותנות ללקוח/ה שלא יכול/ה להגיע דרך קלה להודיע לכם בזמן. סקירה שיטתית של Cochrane, שכללה שמונה ניסויים מבוקרים עם 6,615 משתתפים, מצאה שתזכורות בהודעת טקסט לנייד מעלות את שיעור ההגעה לתורים במערכת הבריאות בהשוואה למצב בלי תזכורת, ושהן משפיעות כמו תזכורת בשיחת טלפון.[1]
מה המחקר לא אומר
הסקירה בדקה תורים רפואיים ותזכורות בהודעות טקסט, ואיכות הראיות בה מוגדרת נמוכה עד בינונית.[1] אין לנו נתון מדויק על שיעור אי-ההגעה בעסקי שירות בישראל, ולכן לא נבטיח לכם אחוז. הדרך הטובה ביותר לדעת היא למדוד אצלכם: כמה תורים לא הגיעו בחודש לפני שהפעלתם תזכורות, וכמה בחודש שאחרי.
כמה עולה לכם אי-הגעה? חשבו עם המספרים שלכם
אי-הגעה היא לא רק תור שלא שולם. זו שעה ביומן שלא הצלחתם למכור ללקוח/ה אחר/ת. החשבון פשוט: מספר האי-הגעות בחודש כפול המחיר הממוצע של תור.
דוגמה להמחשה בלבד: הציבו את המספרים שלכם
- אי-הגעות בחודש: 8
- מחיר ממוצע לתור: 150 ₪
- הכנסה שלא נכנסה: 8 × 150 = 1,200 ₪ בחודש
- כל אי-הגעה שתזכורת מונעת היא 150 ₪ שנשארים אצלכם
מתי לשלוח את התזכורת
התזכורת צריכה לעשות שני דברים: להזכיר, ולתת מספיק זמן לבטל אם משהו השתנה. תזכורת שיוצאת כמה ימים מראש נשכחת עד יום התור. תזכורת שיוצאת בבוקר של התור עצמו כבר לא משאירה לכם זמן למלא את המקום אם הלקוח/ה מבטל/ת.
בפועל, תזכורת ביום שלפני התור היא נקודת פתיחה טובה לרוב העסקים: מספיק קרובה כדי לא לשכוח, ומשאירה לכם זמן להציע את המקום למישהו אחר. אם אצלכם רוב הביטולים מגיעים ברגע האחרון, נסו להקדים ובדקו אם המצב משתפר.
מה לכתוב בתזכורת
- שם הלקוח/ה
- השירות שנקבע, ולא רק "יש לך תור מחר"
- תאריך ושעה
- שם העסק
- כתובת או קישור למפה
- דרך לאשר או לבטל בלחיצה אחת
הטעות הנפוצה היא הודעה כללית בלי שם השירות. לקוח/ה שקבע/ה כמה תורים, או קבע/ה לפני כמה שבועות, לא תמיד זוכר/ת על מה מדובר.
איך זה עובד ב-BookedUp
ב-BookedUp התזכורות יוצאות קודם ב-WhatsApp, ואם ההודעה לא נמסרת שם היא עוברת אוטומטית ל-SMS. הן יוצאות מהמספר של BookedUp, או מהמספר של העסק שלכם אם חיברתם אותו. ה-SMS יוצא תמיד מ-BookedUp.
בתזכורת יש קישור לדף שבו הלקוח/ה מאשר/ת או מבטל/ת את התור. ביטול משחרר את המקום ביומן, ואם הפעלתם רשימת המתנה, הממתין/ה הבא/ה מקבל/ת קישור לתפוס את המקום שהתפנה.
כל מסלול כולל מכסה חודשית של הודעות, והודעת WhatsApp אחת נספרת כהודעה אחת מהמכסה בכל אורך. התעריף לחריגה ידוע מראש ומופיע במחירון.
ההסבר המלא במרכז העזרה
איך מגדירים תזכורותתזכורת או פרסומת? הגבול שחשוב להכיר
סעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), המוכר כ"חוק הספאם", קובע: "לא ישגר מפרסם דבר פרסומת באמצעות פקסימיליה, מערכת חיוג אוטומטי, הודעה אלקטרונית או הודעת מסר קצר". [2]"דבר פרסומת" מוגדר שם כמסר המופץ באופן מסחרי שמטרתו לעודד רכישת מוצר או שירות או לעודד הוצאת כספים בדרך אחרת.[2]
תזכורת שכל תוכנה הוא התור שהלקוח/ה כבר קבע/ה לא נועדה לעודד רכישה. אבל ברגע שמצרפים לה "20% הנחה על הטיפול הבא", היא כבר מעודדת רכישה. לכן ההמלצה שלנו פשוטה: השאירו את התזכורת נקייה, ואת המבצעים שלחו בהודעה נפרדת, רק ללקוחות שהסכימו לקבל הודעות שיווק.
ב-BookedUp הלקוח/ה נשאל/ת על הסכמה להודעות שיווק פעם אחת, בתיבה לא מסומנת שאפשר לדלג עליה, כשהוא/היא נכנס/ת למערכת בפעם הראשונה. זה לא נשאל בכל הזמנה, וזה נפרד מהתזכורות לתור.
זה לא ייעוץ משפטי
אם אתם מתכננים קמפיין שיווקי או לא בטוחים אם הודעה מסוימת נחשבת פרסומת, התייעצו עם עורך/ת דין.
לא לשגר ולשכוח
הערך של תזכורת תלוי במה שקורה אחריה. אם לקוח/ה עונה "לא אוכל להגיע" בהודעה שאף אחד לא קורא, המקום נשאר ריק. לכן חשוב שהביטול יקרה בלחיצה, שישחרר את המקום ביומן מיד, ושאפשר יהיה להציע אותו הלאה.
שאלות נפוצות
מתי כדאי לשלוח תזכורת לפני התור?
תזכורת ביום שלפני התור היא נקודת פתיחה טובה: קרובה מספיק כדי לא לשכוח, ומשאירה לכם זמן למלא את המקום אם הלקוח/ה מבטל/ת. תזכורת בבוקר של התור עצמו משאירה מעט מאוד זמן להציע את המקום למישהו אחר.
כמה עולות תזכורות ב-BookedUp?
כל מסלול כולל מכסה חודשית של הודעות, והודעת WhatsApp אחת נספרת כהודעה אחת בכל אורך. התעריף לחריגה ידוע מראש ומופיע במחירון.
מותר לשלוח תזכורת לתור בלי הסכמה לשיווק?
סעיף 30א לחוק התקשורת אוסר לשלוח דבר פרסומת בהודעה אלקטרונית או בהודעת מסר קצר, ומגדיר דבר פרסומת כמסר מסחרי שמטרתו לעודד רכישה. תזכורת שכל תוכנה הוא התור שנקבע לא נועדה לעודד רכישה, אבל מבצע שמצורף לה הופך אותה למסר כזה. זה לא ייעוץ משפטי; במקרה של ספק התייעצו עם עורך/ת דין.
מה צריך לכלול בתזכורת לתור?
שם הלקוח/ה, השירות שנקבע, תאריך ושעה, שם העסק, כתובת או קישור למפה, ודרך לאשר או לבטל בלחיצה אחת.
להמשך קריאה
- איך לגבות מקדמה על תורתזכורת מזכירה, מקדמה מחייבת. מדריך לשלב הבא נגד אי-הגעות.
- מתי כדאי לדרוש אישור לתוראישור ידני מגן מהפתעות, אבל לא צריך לחול על כולם.
- מערכת תורים לקוסמטיקאיותתורים, תזכורות ומקדמות במקום אחד, לטיפולים ארוכים.
- מערכת תורים למספרהיומן, תזכורות ותשלומים למספרות.
- מערכת תורים לרופא שינייםתזכורות אוטומטיות ומקדמות למרפאות שיניים.