מתי כדאי לדרוש אישור לתור ומתי זה רק מעכב לקוחות

מה זה בעצם אישור ידני

כברירת מחדל, לקוח/ה שבוחר/ת מועד פנוי ביומן שלכם סוגר/ת תור. אישור ידני הופך את זה לבקשה: המועד נתפס כדי שאף אחד אחר לא ייקח אותו, אבל התור לא מאושר עד שאתם אומרים כן.^[1]

זו הגדרה לכל שירות בנפרד, לא לעסק כולו. אפשר לדרוש אישור על טיפול אחד ולהשאיר את כל השאר בקביעה מיידית, וזו בדרך כלל ההגדרה הנכונה.^[1]

שלושה מקרים שבהם זה משתלם

הראשון, והחשוב ביותר בפער ניכר: טיפול עם התוויות נגד. לייזר, פילינג עמוק, טיפול שמצריך בדיקת תרופות או היריון. כאן האישור אינו נוחות אלא בקרה. אפשר לתת לשאלון הקליטה לעשות חלק מהעבודה, כך שתשובה מסוכנת דוחה את הבקשה אוטומטית ומחזירה את המקדמה בלי שתיגעו.^[1]

השני: מועד יקר. אם משבצת אחת שווה לכם כמה מאות שקלים, בקשה שממתינה לאישור עדיפה על תור שנקבע ואז מתבטל.

השלישי: לקוח/ה חדש/ה שאתם לא מכירים. כאן האישור הוא הצצה מהירה לפני שמתחייבים.

המחיר שאף אחד לא מתמחר מראש

הבעיה מתחילה כשההגדרה חלה על כולם. הלקוחה שמגיעה אליכם כל שישי שלוש שנים ברציפות מקבלת בדיוק את אותה חוויה כמו מישהי שאתם לא מכירים בכלל: היא בוחרת מועד, מקבלת הודעה שהבקשה נשלחה, ומחכה.

מבחינתה זה נראה כמו נסיגה. לפני שהתקנתם מערכת היא הייתה שולחת הודעה ומקבלת אישור תוך דקה. עכשיו יש טופס והמתנה.

מבחינתכם זה עומס: כל בוקר יש רשימה לעבור עליה, ורובה לקוחות שהייתם מאשרים בעיניים עצומות. וכשהעומס הזה מצטבר, קל להגיע למסקנה שעדיף לכבות את האישור הידני לגמרי.

אפשר גם וגם

הפתרון הוא להפריד בין השאלה "האם השירות הזה דורש בדיקה" לשאלה "האם האדם הזה דורש בדיקה". שתיהן לגיטימיות ורק הראשונה קשורה לטיפול.

בפועל: משאירים את האישור הידני פעיל על הטיפולים שצריכים אותו, ומסמנים לקוחות שאתם מכירים כפטורים מההמתנה. אפשר גם להגדיר שהפטור יינתן מעצמו אחרי מספר תורים שהושלמו, כדי לא לנהל רשימה ידנית. לקוח/ה עם אי-הגעה בהיסטוריה לא נכנס/ת לפטור האוטומטי.^[1]

ולטיפולים שתמיד חייבים לעבור דרככם - בוטוקס, לייזר ראשון, כל דבר שהתשובה בו היא תמיד "אני רוצה לראות" - יש מתג נפרד שמבטל את הפטור באותו שירות.^[1] כך הפטור לא הופך לפרצה.

מה שלא כדאי לוותר עליו

פטור מההמתנה אינו פטור מהשאלון. גם לקוחה שמגיעה אליכם שנים ממלאת את שאלון הקליטה לפני הטיפול, וכללי הדחייה האוטומטית שהגדרתם ממשיכים לפעול עליה במלואם.^[1]

זה לא פורמליזם. מצב רפואי משתנה: מי שהייתה מתאימה ללייזר בפברואר עשויה להיות בהיריון באוגוסט. השאלון הוא מה שתופס את זה, והוא עובד רק אם ממלאים אותו בכל פעם.

ההבדל הוא בסדר הפעולות: הבקשה נבדקת מול הכללים, ואם אף כלל לא מופעל היא מתאשרת מיד במקום להמתין לכם.^[1]

איך מגדירים את זה בפועל

בעמוד "שירותים וחבילות" פותחים את השירות, נכנסים ל"הגדרות מתקדמות" ומפעילים "אישור ידני נדרש". ^[1]באותו מקום אפשר להפעיל גם "לבקש אישור גם מלקוחות קבועים" לטיפולים הרגישים.^[1]

לפטור אישי: בעמוד "לקוחות", בכרטיס הלקוח/ה, מפעילים "פטור מאישור ידני". לפטור אוטומטי: בכרטיס "הגדרות אישור תורים" בעמוד השירותים בוחרים אחרי כמה תורים שהושלמו הפטור ניתן מעצמו.^[1]

שווה גם לקבוע כמה זמן בקשה ממתינה לפני שהיא מתבטלת אוטומטית והמקדמה מוחזרת. ^[1]ברירת המחדל 24 שעות^[1], וזה בדרך כלל מספיק.

השורה התחתונה

אישור ידני הוא כלי טוב שקל להחיל באופן גורף מדי. אם הפעלתם אותו וכיביתם כי הוא הכביד, הבעיה כנראה לא הייתה באישור אלא בכך שהוא חל על כולם.

הגדירו אותו לפי הטיפול, פטרו את מי שאתם מכירים, והשאירו את הבדיקה עצמה על מקומה.