חשבונית דיגיטלית: האם היא חוקית ואיך שולחים אותה ללקוח (2026)
בקצרה
- חשבונית דיגיטלית חוקית: ההוראות מתירות לשלוח במחשב קבלה, חשבונית, הודעת זיכוי וחשבונית מס, כמסמך ממוחשב.
- מסמך ממוחשב חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת ומסומן "מסמך ממוחשב". קובץ לא חתום אינו מסמך ממוחשב.
- לפני המשלוח הראשון: הודעה לפקיד השומה בדואר רשום, והסכמה של כל לקוח שנשמרת במערכת החשבונות.
- ההוראות לא מונות ערוץ: מייל, וואטסאפ או SMS, אותם תנאים.
- מסמך ממוחשב חתום נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים, בלי להדפיס, לפי כלל השמירה הרגיל.
כן, מותר לשלוח קבלה, חשבונית מס או הודעת זיכוי במחשב, בתנאים שקבעו הוראות ניהול פנקסים: מסמך ממוחשב חתום בחתימה אלקטרונית, הסכמה של הלקוח והודעה לפקיד השומה. מה כל תנאי אומר, איך זה עובד במייל, בוואטסאפ וב-SMS, ואיך שומרים.
חשבונית דיגיטלית היא חוקית. הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) מתירות לשלוח באמצעות מחשב קבלה, חשבונית, הודעת זיכוי וחשבונית מס, אחרי שנרשמו במערכת החשבונות, בתנאי שהן נשלחות כ"מסמך ממוחשב": חתום בחתימה אלקטרונית, מסומן במילים "מסמך ממוחשב", ונשלח רק למי שהסכים לקבל מסמכים כאלה.[1] ההוראות האלה חלות גם לעניין מע״מ.[2]
מה זה "מסמך ממוחשב" לפי רשות המסים?
ההוראות מגדירות מסמך ממוחשב כמסמך שמתקיימים בו שני דברים: הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים, והוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת של מי שערך אותו, כהגדרתן בחוק חתימה אלקטרונית.[1]
האם כל PDF הוא מסמך ממוחשב?
לא. קובץ שלא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת אינו "מסמך ממוחשב" לפי ההגדרה, גם כשהוא נראה בדיוק כמו חשבונית.[1] לפני ששולחים מסמכים ללקוחות, כדאי לוודא שהתוכנה שלכם חותמת עליהם.
מה התנאים לשלוח חשבונית או קבלה דיגיטלית?
סעיף 18ב להוראות מפרט את הכללים. רובם נעשים פעם אחת, ולא בכל מסמך:[1]
- המסמך נרשם קודם במערכת החשבונות, ורק אז נשלח.[1]
- על המסמך כתובות בצורה בולטת המילים "מסמך ממוחשב".[1]
- המסמך נוצר בהפקה אוטומטית מתוך המערכת, בלי הקלדה נוספת, או בסריקה של המקור.[1]
- המסמך חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת.[1]
- לפני המסמך הממוחשב הראשון, העסק מודיע על כך לפקיד השומה בדואר רשום.[1]
- הלקוח הסכים, בכתב או באופן ממוחשב, לקבל מסמכים ממוחשבים מכם לפני המסמך הראשון. את ההסכמה, וגם ביטול שלה, שומרים כחלק ממערכת החשבונות.[1]
חתימה מאובטחת? שימו לב לאמצעי התשלום.
עסק ששולח מסמך חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת מקבל את התשלום על העסקה רק באחת משלוש דרכים, ובאופן שמאפשר לזהות את הצדדים: בכרטיס אשראי של הלקוח, כשהשובר ערוך לפקודת העסק; בשיק משורטט על שם הלקוח שכתוב עליו "לא סחיר", לפקודת העסק בלבד; או בהעברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח לחשבון הבנק של העסק שכלול במערכת החשבונות שלו.[1] אם אתם מקבלים גם מזומן, שאלו את רואה/ת החשבון איך זה מתיישב עם סוג החתימה שבתוכנה שלכם.
ועוד שני דברים שהמשלוח עושה בשבילכם. קבלה שנשלחה כמסמך ממוחשב נחשבת כעותק שנמסר למשלם, וחובת החתימה בכתב יד על קבלה לא חלה כשהיא נשלחה כמסמך ממוחשב.[1] מה בדיוק חייב להופיע בקבלה, פירטנו במדריך לקבלה של עוסק פטור.
מייל, וואטסאפ או SMS: איך שולחים?
ההוראות מדברות על משלוח "באמצעות מחשב" ולא מונות ערוץ מסוים.[1] מה שקובע הוא המסמך עצמו ותנאי המשלוח שלמעלה, לא האפליקציה שדרכה הוא מגיע. בפועל, כל ערוץ מתאים למצב אחר:
| ערוץ | מה צריך מהלקוח | מתאים בעיקר ל |
|---|---|---|
| מייל | כתובת מייל | לקוחות עסקיים ומי שמעביר את המסמך לרואה חשבון |
| וואטסאפ | מספר טלפון | לקוחות פרטיים שרגילים לקבל הכול בצ׳אט |
| SMS | מספר טלפון | הודעה קצרה עם המסמך, כשאין וואטסאפ |
- 1
- 2
מקבלים הסכמה מכל לקוח חדש
בכתב או באופן ממוחשב, לפני המסמך הראשון, ושומרים אותה.[1]
- 3
מפיקים ושולחים בכל עסקה
מפיקים את המסמך במערכת, והוא יוצא חתום ומסומן "מסמך ממוחשב" לערוץ שהלקוח בחר.[1]
איך שומרים חשבונית דיגיטלית?
מסמך ממוחשב חתום ששלחתם או קיבלתם נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות. אין צורך להדפיס אותו.[1] הוא נשמר לפי אותו כלל כמו כל מסמכי העסק. רשות המסים מזכירה שאת פנקסי החשבונות, הרישומים והמסמכים של העסק שומרים שבע שנים.[4] איך מחשבים את התאריך המדויק, ולמה לפעמים זה יותר, מוסבר במדריך לשמירת מסמכים.
מה כדאי לבדוק עם רואה החשבון?
שלושה דברים, פעם אחת: שההודעה לפקיד השומה על משלוח מסמכים ממוחשבים נשלחה, באיזה סוג חתימה התוכנה שלכם חותמת ומה זה אומר על אמצעי התשלום, ואיך אתם שומרים את ההסכמות של הלקוחות. אחרי זה, כל מסמך הוא עוד לחיצה.
קבלות וחשבוניות מס מתוכנה רשומה ברשות המסים
לתוסף החשבוניותשאלות נפוצות
האם חשבונית דיגיטלית חוקית בישראל?
כן. הוראות ניהול פנקסים מתירות לשלוח באמצעות מחשב קבלה, חשבונית, הודעת זיכוי וחשבונית מס, בתנאי שהן נשלחות כמסמך ממוחשב: חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת, מסומן "מסמך ממוחשב", ונשלח רק למי שהסכים לקבל מסמכים כאלה.
מותר לשלוח קבלה בוואטסאפ?
ההוראות לא מונות ערוץ מסוים ומדברות על משלוח באמצעות מחשב. מה שקובע הוא שהמסמך הוא מסמך ממוחשב חתום ושהלקוח הסכים לקבל מסמכים ממוחשבים, בכל ערוץ.
צריך הסכמה של הלקוח כדי לשלוח לו חשבונית במייל?
כן. המסמך הממוחשב נשלח רק למי שהסכים, בכתב או באופן ממוחשב, לפני המסמך הראשון, ואת ההסכמה שומרים כחלק ממערכת החשבונות.
צריך לחתום בכתב יד על קבלה ששולחים במייל?
לא. חובת החתימה של המקבל על קבלה לא חלה כשהקבלה נשלחה כמסמך ממוחשב.
צריך להדפיס חשבוניות דיגיטליות ולשמור בנייר?
לא. מסמך ממוחשב חתום ששלחתם או קיבלתם נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים, כחלק ממערכת החשבונות.
צריך אישור מרשות המסים כדי לשלוח מסמכים ממוחשבים?
ההוראות מחייבות להודיע לפקיד השומה בדואר רשום לפני המסמך הממוחשב הראשון. בדקו עם רואה/ת החשבון שההודעה נשלחה.
להמשך קריאה
מקורות
- [1] הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ג-1973: סעיף 1 (הגדרת מסמך ממוחשב, חתימה אלקטרונית מאובטחת ומאושרת), סעיף 5 (שובר קבלה), סעיף 18ב (כללים למשלוח מסמכים ממוחשבים), סעיף 25(ג2) (שמירת מסמך ממוחשב)
- [2] תקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ו-1976: תקנה 1 (החלת הוראות מס הכנסה על עוסק לעניין מע״מ)
- [3] רשות המסים: איתור מידע במרשם תוכנות לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת (עודכן 13.5.2025)
- [4] רשות המסים: מדריך לעוסק החדש, ניהול ספרי העסק (עודכן 18.2.2026)
המדריך נועד להסביר ולהתמצא, ואינו תחליף לייעוץ של רואה חשבון או יועץ מס. הכללים משתנים - בדקו את התאריך שבראש העמוד.